Leders ansvar ved foreldrepermisjon

Anbefaling

• Sett deg inn i regelverk og rutiner: Les og sørg for at også aktuelle medarbeidere er kjent med rettigheter og plikter ved foreldrepermisjon og relevante sjekklister.
• Følg opp ditt informasjonsansvar:
  • For at foreldrepermisjonsteamet skal kunne støtte deg best mulig i oppfølgingen av foreldrepermisjoner, vær nøye med å holde dem orientert om alle relevante forhold.
  • Alle dokumenter du mottar fra den ansatte eller NAV i forbindelse med en foreldrepermisjon skal du straks sende til foreldrepermisjonsteamet (e-post) for oppfølging og saksbehandling.

Oppfølgingsoversikt

Når en ansatt gir beskjed om graviditet/foreldrepermisjon

• Minn den ansatte om å sende melding til foreldrepermisjonsteamet (nettskjema) slik at den administrative oppfølgingen av permisjonen kommer i gang til riktig tid.
• NB! Den ansatte skal ikke benytte selvbetjeningsportalen for å søke om foreldrepermisjon.
• Hold jevnlig kontakt med gravid ansatt og vis omsorg.
• Undersøk eventuelle behov for tilrettelegging for å unngå sykefravær.
• Vurder sammen med den ansatte om forholdene ved arbeidsstedet kan utgjøre en risiko for svangerskapet. Dette er spesielt aktuelt dersom den gravide ansatte er tilknyttet laboratorier, se UiOs policy for gravide tilknyttet laboratorier og lokale prosedyrer ved din enhet. Drøft mulighet for tilrettelegging og/eller svangerskapspenger (nav.no).

Ved svangerskapsrelatert sykefravær

• Følg rutinene for oppfølging av sykefravær.
• Informer lokal personalkonsulent slik at NAV kan søkes om unntak for arbeidsgiveransvar.
• Påse at egenerklæringen i sykmeldingens del D er fullstendig utfylt, se veiledning (pdf).
• Oversend sykmeldingen til Gruppe for fravær og NAV-refusjoner straks du har godkjent den i selvbetjeningsportalen.
• Regelverk:
  • UiO er en IA-bedrift. Ledere med personalansvar plikter derfor å følge opp sykmeldte ansatte etter spesielle regler.
  • Arbeidsgiver har ikke rett til å bli orientert om diagnose eller andre helseopplysninger, men arbeistaker plikter å informere om funksjonsevne og dermed bidra til tilrettelegging av arbeidsoppgaver, jf. ftrl § 8-8 (lovdata.no).
  • UiO må kreve refusjon av sykepenger fra NAV innen tre måneder etter første fraværsdag (inkludert egenmelding). Vær derfor nøye med den administrative oppfølgingen av sykefravær!
  • Opptil lønnstrinn 59 mottar enheten rundt 75 % refusjon fra NAV for lønn utbetalt til sykmeldte ansatte. Deretter øker differansen mellom refusjon og lønn.

12 - 8 uker før permisjonsstart: foreldrepermisjonsmøte

• Foreldrepermisjonsteamet innkaller deg og din medarbeider som skal ha foreldrepermisjon til foreldrepermisjonsmøtet for å:
  • informere om gjeldende lover og regler ved uttak av foreldrepermisjon
  • avklare avviklingen av permisjonen (ferieavvikling, fleksibelt uttak)
  • sette opp en permisjonsavtale mellom den ansatte og UiO
  • bistå den ansatte med utfylling av skjema til NAV (foreldrepermisjonsteamet får kopi; leder trenger ikke å være til stede på denne siste delen)
• Far/medmor kan be om et slikt møte før barnet er født for hjelp med planlegging av foreldrepermisjonen i god tid.
• Som forberedelse til dette møte bør du:
  • lese deg opp på regelverket presentert på denne nettsiden
  • avklare eventuelt behov for vikar under permisjonsavviklingen
• På grunnlag av permisjonsavtalen mellom den ansatte og UiO utarbeider foreldrepermisjonsteamet et bindende foreldrepermisjonsbrev. Godkjenn foreldrepermisjonsbrevet i ePhorte eller ta kontakt med foreldrepermisjonsteamet for en ytterligere avklaring. Senere endringer aksepteres kun unntaksvis, se avsnitt om endring av permisjonsavtalen under.
• Regelverk:
  • Rett til utsettelse av foreldrepermisjon: ftrl § 14-11 (lovdata.no) gir rett til utsettelse av permisjon ved:
    • avvikling av lovbestemt ferie
    • heltidsarbeid
    • sykdom (foreldre eller barn)
  • Rett til gradert permisjon: arbeidsmiljøloven § 12-6 (lovdata.no) legger fast at:
    • gradert permisjon skal baseres på avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker
    • arbeidstakers ønsker skal oppfylles med mindre de medfører vesentlige ulemper
  • Regler om avvikling av ferie
    • Arbeidsgiver har rett til å fastsette ferie, jf. ferieloven § 6 (lovdata.no).
    • Arbeidstaker kan motsette seg avvikling av hovedferien under foreldrepermisjon iht. ferieloven § 9 (2) (lovdata.no) og ferieloven § 7 (1) (lovdata.no).
    • Arbeidstaker kan kreve 3 uker sammenhengende ferie i perioden 1. juni - 30. september, jf. ferieloven § 7 (lovdata.no)
    • Det kan avvikles inntil 21 lovbestemte + 10 overførte/forskutterte feriedager per kalenderår, jf. ftrl § 14-11 (lovdata.no).
    • Tariffestet ferie må overføres i selvbetjeningsportalen og avvikles i etterkant av foreldrepermisjonen.
    • Høgtid og helligdager er ikke lovbestemt ferie, jf. ferieloven § 5 (1) (lovdata.no), og kan derfor ikke benyttes som forskyvning av foreldrepermisjon, jf. ftrl § 14-11 (lovdata.no).
    • Les mer om ferie og foreldrepermisjon.

Ved uforutsette hendelser: endring av permisjonsavtalen

• Permisjonsavtalen mellom ansatt og UiO kan kun endres ved uforutsette hendelser som ikke forelå ved avtaletidspunktet. Ansatt sender en e-post med endringsønskene og begrunnelsen for dem til foreldrepermisjonsteamet (e-post).
• Foreldrepermisjonsteamet tar omgående kontakt med deg for en vurdering av permisjonsendringssøknaden.
• Den ansatte blir kalt inn til nytt permisjonsmøte. Du blir innkalt ved behov.
• Blir permisjonsendringssøknaden godkjent, utformer foreldrepermisjonsteamet et nytt foreldrepermisjonsbrev som du skal godkjenne i ePhorte.
• For regelverk se avsnitt om foreldrepermisjonsmøte over.

Permisjonsslutt: overgang fra permisjon til jobb

• Ansatte må gi beskjed til sin leder at de gjeninntrer i din stilling på avtalt tidspunkt, dvs. tidspunktet som framgår av permisjonsbrevet fra UiO og i vedtaket fra NAV.
• Ansatte må registrere barn i selvbetjeningsportalen under Mine opplysninger, se veiledning. Dette er en forutsetning for å kunne registrere fravær ved barns eller barnepassers sykdom i selvbetjeningsportalen.
• Ansatte som ønsker å starte igjen ved UiO med å avvikle ferie må avtale dette med leder.
• Etter permisjoner gjelder spesielle regler i forhold til bruk av egenmelding:
  • Etter foreldrepermisjon må ansatte ha vært på jobb i minst 1 måned før de har rett til å bruke egenmelding.
  • Etter 100 % ulønnet permisjon over 4 uker må ansatte ha vært på jobb i minst 2 måneder før de har rett til å bruke egenmelding.