Nyttige ord og uttrykk
| CRIStin | Nasjonalt system for forskningsdokumentasjon |
| DA | Domus Academica , Urbygningen |
|
DB DJ |
Domus Bibliotheca, Vestbygningen Domus Juridica, «Nybygget» |
| DM | Domus Media, Midtbygningen |
| DN | Domus Nova (bygg som fakultetet tidligere leide) |
| Selvbetjeningsportalen | UiOs elektroniske løsning for lønns- og personaladministrasjon |
| HRG | UiOs reisebyrå |
| IKRS | Institutt for kriminologi og rettssosiologi |
| IOR | Institutt for offentlig rett |
| IFP | Institutt for privatrett |
| NFR | Norges forskningsråd |
| NIFS | Nordisk institutt for sjørett |
| SMR | Norsk senter for menneskerettigheter |
| UiO | Universitetet i Oslo |
Hvem er hvem i administrasjonen?
Kontorhverdagen
Ansattkort og nøkler
Alle ansatte skal ha eget ansattkort med navn, bilde og signatur. Kortet fungerer som adgangskort til kontor- og undervisningslokalene, samt lånekort på Universitetsbiblioteket.
Ansattkort kan hentes på SiO kundesenter (sio.no) i Kristian Ottosens hus på Blindern så snart du er registrert som ansatt i personalsystemet.
Nøkler får du av administrasjonen ved oppstart.
Arbeidstid (teknisk-administrativt ansatte og ledere)
Her finner du mer informasjon om arbeidstid.
Ferie og avspasering
Her finner du all informasjon om ferie. Feriesøknad og registrering av avspasering gjøres i selvbetjeningsportalen.
IT
Ved behov for it hjelp, kontakt it-hjelp@jus.uio.no eller 228 50001.
Her finner du mer nyttig informasjon om IT ved instituttet.
Se også UiO sine sentrale IT sider for mer informasjon.
Kontorrekvisita
Kontorrekvisita finner du i kopirommet i 2. etasje i DB, samt i rekvisitaskap i DJ. Kontakt administrasjonen dersom du trenger noe som ikke finnes på lageret.
Lønn
Her finner du mer informasjon om lønn.
Miljø og avfall
UiO ønsker å etablere seg som et grønt universitet gjennom økt og samlet innsats på miljøområdet. Her finner du mer informasjon om miljøarbeidet ved UiO.
IOR oppfordrer alle til å bidra ved å:
- Slå av lys, kaffetraktere og dataskjermer når du forlater et rom.
- Resirkulere avfall. Returkartonger for papir fås ved henvendelse til administrasjonen. Stasjoner for kildesortering finnes i ganger/møterom.
- Begrense bruken av engangsservise.
- Unngå å skrive ut dokumenter som kan leses digitalt.
Parkering
Med parkeringsoblat/bevis kan ansatte ved UiO parkere på parkeringsplassene som er merket med A på universitetsområdene.
Bestill Parkeringsoblat/bevis her.
For juridisk fakultet er parkeringen mellom Historisk museum og Tullinløkka. For å komme inn på parkeringen, trenger du ansattkort med riktig tilgang.
Kontakt Eiendomsavdelingen i sentrum for tilgang i ansattkortet.
Her finner du mer informasjon om parkering ved UiO.
Det er få parkeringsplasser på universitetsområdene. UiO anbefaler derfor alle å reise kollektivt til UiO.
Permisjon
Her finner du mer informasjon om permisjon.
Personlig informasjon
Personlig informasjon registreres under «Mine opplysninger» i selvbetjeningsportalen (dfo.no).
Post / Internpost
Alle ansatte har egen posthylle hvor de mottar post og bøker de har bestilt fra biblioteket. Posthyllene er plassert i resepsjonen i 2. etasje DB, samt på kopirommet i 7. etg. i DJ.
Her finnes også hyller for utgående post. Intern post legges i internkonvolutter. Ekstern post må være merket med UiO eller ligge i konvolutter med universitetets logo. Pakkesendinger skal ha elektronisk utfylte adressekort, de kan fås ved henvendelse til Budsentralen: budsentralen@admin.uio.no
Her kan du finne mer informasjon om postbehandling ved UiO.
Skattekort
UiO henter inn skatteopplysninger direkte fra Skatteetaten slik at du ikke trenger å levere skattekort. De som ikke har skattekort blir trukket 50 % forskuddsskatt av alle skattepliktige utbetalinger.
Her kan du lese mer om ditt ansvar som arbeidstaker når det gjelder skattetrekk.
Sykefravær
Her finner du informasjon om hva du skal gjøre ved sykdom.
IT-informasjon
Brukernavn og passord
For å få tilgang til IT-ressurser ved universitetet i Oslo trenger du brukernavn og passord. Det får du tildelt av IT-ansvarlig. Passordet må byttes innen en uke, og deretter minst en gang i året. Passord byttes her: http://brukerinfo.uio.no. Passordet er personlig og skal ikke deles med andre.
Lagring av filer - OneDrive og backup
Filer bør lagres i OneDrive. Dersom du er uheldig å sletter filer fra OneDrive, kan du enkelt finne igjen backup selv.
E-post og kalender
E-post og kalender klienten vår er Microsoft Outlook fra kontormaskiner, og Outlook web app fra eksterne maskiner (https://mail.uio.no).
Møterom
Møterom kan reserveres i Outlook.
Undervisningsrom kan reserveres i TP: Rombestilling.
Programvare
Alle kontormaskiner installeres med en standard pakke bestående av MS Office (Word, Excel, PowerPoint og Outlook), Adobe Reader, FireFox og Chrome. Du kan i tillegg installere andre arbeidsrelaterte programmer fra Software center, som er tilgjengelig fra alle UiO maskiner.
Finner du ikke programvaren du trenger i Software center, kan du kontakt IT-ansvarlig.
”Hjemmekontor”
Du kan få tilgang til de fleste IT-ressurser hjemmefra eller fra andre eksterne maskiner ved å benytte tjenesten UiO Programkiosk eller Remote desktop mot terminalserver (for alle) eller kontormaskin (kun for fast ansatte). Se bruksanvisning for Remote desktop oppkopling her.
Her finner du annen nyttig informasjon for hvordan jobbe utenfor UiO.
Har du en UiO bærbar maskin, har du tilgang til alle UiO sine it ressurser fra en hvilken som helst Internett tilkobling.
Trådløst nett
På UiO bruker vi det trådløse nettet eduroam. Eduroam er tilgjengelig på de fleste større utdannings institusjoner i hele verden, samt en del offentlige plasser som f.eks. Gardermoen.
Du kobler til eduroam nettet med ditt UiO brukernavn (på formen brukernavn@uio.no) og passord.
Kurs og opplæring
Det arrangeres en rekke kurs for ansatte og studenter på UiO. Les mer om kurs her.
IT-reglement
Brukere av UiO sitt IT-system plikter å sette seg inn i IT-reglementet. IT-reglementet kan du lese her.
Økonomi
Personlige driftsmidler og tiltakskoder
Se instituttets "Retningslinjer for bruk av personlige driftsmidler for visse grupper av ansatte".
Alle som disponerer personlige driftsmidler tildeles en egen tiltakskode, som må oppgis når man gjør innkjøp som skal belastes driftsmidlene.
Innkjøp
De fleste innkjøp skal gå via administrasjonen, med unntak av reiser og bøker som den enkelte skal bestille selv.
Dersom du har kjøpt noe og trenger å få refundert utgiftene, gjøres dette via selvbetjeningsportalen (fast ansatte). Merk: Utlegg for IT utstyr refunderes ikke.
Bøker
Bøker skal primært kjøpes gjennom bestillingssystemet og hos UiOs rammeavtaleleverandører.
Hos Akademika kan du vise tilsattkortet ditt og be om faktura til UiO. Husk at du må oppgi ditt eget navn og bestillerkode, som du kan få av administrasjonen.
Bøker kan også kjøpes i bokhandel eller på nett når dette er nødvendig. Da må du selv betale og få utlegget refundert i etterkant (husk å ta vare på kvittering).
Reiser
Tjenestereiser skal bestilles gjennom UiOs reisebyrå VIA Egencia. Se eget avsnitt om reiser under.
IT-utstyr
IT-utstyr må alltid kjøpes inn av IT-ansvarlig. Se Retningslinsjer for innkjøp av IT-utstyr ved IOR. Utlegg for IT utstyr refunderes ikke.
Kredittkort
Kredittkort bør benyttes i forbindelse med alle typer tjenesterelaterte utlegg og tjenestereiser. UiO har en avtale om Eurocard Corporate Gold som betalingskort med personlig ansvar til alle ansatte. UiO-ansatte betaler ingen årsavgift på Eurocard. Standard kredittid er inntil 40 dager. Fakturering skjer én gang i måneden til fastsatt dato, og du har 10 dagers betalingsfrist fra faktureringsdato.
UiO har avtale om utsatt betaling for tjenestereiser. Dette betyr at når du betaler en reise med Eurocard, kan du få utsettelse på betalingen i inntil 6 måneder. Forutsatt at du har registrert dine kredittkortopplysninger i selvbetjeningsportalen, vil Eurocard-transaksjoner være tilgjengelig i selvbetjeningsportalen med korrekt valutakurs kun dager etter at transaksjonen fant sted. Du slipper manuell registrering av tjenesteutlegg og du trenger ikke lenger å vente på fakturaen fra Eurocard før du skriver reiseregning.
Her finner du mer informasjon om kredittkortet og om hvordan du søker om kortet.
Reiser
Generell informasjon om tjenestereiser.
Retningslinjene som gjelder for tjenestereiser ved UiO finner du her.
Alle reisetjenester skal bestilles via UiOs reisebyrå (hvilket byrå dette er varierer).
Forberedelser
Reisebestillinger skal normalt være forhåndsgodkjent av nærmeste leder i Selvbetjeningsportalen. Reisen skal være kostnadseffektiv og miljøvennlig.
UiOs reisebyrå har et online bookingsystem for reiser som alle ansatte kan benytte seg av. Du har en automatisk opprettet profil når du logger inn første gangen, men du må oppdatere den selv slik at den inneholder korrekt informasjon om for eksempel kredittkort. Det er lurt å legge inn eget mobilnummer, da får man direkte beskjed hvis det blir endringer i reisen man har bestilt (f.eks. ved forsinket fly).
Her kan du finne mer info om oppdatering av din profil.
I henhold til UiOs retningslinjer for reise er kredittkort foretrukket betalingsmåte, og ved av bestillingsprofil blir ditt kredittkort belastet.
Dersom du av en eller annen grunn ikke kan bruke kredittkort, kan du søke om å få fakturaprofil i VIA Egencia-systemet. Dette gjøres ved å sende e-post til reiseportal@admin.uio.no. Kontakt din nærmeste leder for godkjennelse av søknaden.
Bestilling av reiser
- Enkle reiser (fly, tog, hotell og leiebil) bestiller du direkte på VIA Egencias online bookingsystem for reiser.
- Komplekse reiser som rundreiser med flere destinasjoner bestilles hos VIAs reisekonsulenter.
- Gruppereiser er reiser hvor 10 eller flere reiser sammen. Slike reiser bestilles hos VIAs reisekonsulenter for grupper. Hovedbetalingsform er belastning på hver enkelt reisendes kredittkort.
- Hotellovernatting i Norge kan bestilles i portalen eller direkte til det ønskede hotellet. UiO har rammeavtale med Nordic Choice Hotels, Scandic hotels, Thon Hotels og Rezidor Hotels Norway. I avtalekatalogen kan du finne mer informasjon om disse avtalene (logg inn i katalogen og bruk søkeordet «reise»).
Hotellovernatting utenfor Norge skal bestilles hos VIA Egencia.
| Type reise | Bestilles hvor? | Kontaktinformasjon |
|---|---|---|
| Enkle reiser | VIA Egencias portal | http://uio.egencia.no/ |
| Komplekse reiser | VIA Egencias reisekonsulenter | +47 23 15 04 40 customer_service@egencia.no |
| Gruppereiser | VIA Egencias reisekonsulenter | +47 23 15 04 60 meet@viaegencia.com |
| Kun hotellbestilling Norge | VIA Egencias portal Direkte til hotellet |
Se avtalekatalogen |
| Kun hotellbestilling utlandet | VIA Egencias portal | http://uio.egencia.no/ |
Utenlandsopphold
Et opphold i utlandet krever ekstra god planlegging og en rekke praktiske forberedelser, særlig hvis oppholdet skal være av lengre varighet og du skal ha med deg partner og barn.
Her finner du en huskeliste med nyttige råd og tips om utenlandsopphold.
Reise- og utleggsrefusjoner
Her finner du mer informasjon om reise- og utleggsrefusjon.
Arrangementer
Kontakt kontorsjef før du starter planleggingen av et arrangement. Kontorsjef sørger for at du får en kontaktperson i administrasjonen. Husk at du må starte prosessen i god tid.
Viktige punkter å tenke på
- Type arrangement og målgruppe
- Konferanse? Workshop? Seminar? Gjesteforelesning? Lunsj?
- Definere målgruppe og profil
- Tid og sted? Administrativ tilstedeværelse?
- Budsjett
- Finnes det midler? Hvor mye?
- Søke om midler fra andre kilder?
- Deltakere og innledere
- Hvor stort skal arrangementet være?
- Deltakere; åpent for alle eller kun inviterte deltakere?
- Innledere eller gjesteforelesere; skal vi dekke kostnader? Trenger de fly eller hotell?
- Bestille rom/lokaler
- Møterom bestilles i kalendersystemet. Undervisningsrom bestilles i TP:rombestilling.
- Husk å inkludere tid til klargjøring og rydding av lokalet i rombestillingen.
- Sjekk bygningenes åpningstid slik at gjestene slipper inn og ut.
- Mer info om rombestilling her.
- IT/AV-utstyr
- Kontakt IT-ansvarlige i god tid (ior-it@jus.uio.no)
- Her finner du informasjon om IT og AV-utstyr til arrangementer.
- Mat og servering
- Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO må følges. Reglene finner du her.
Som hovedregel skal bevertning ikke benyttes til interne møter med mindre det er ekstern deltakelse. - UiO har rammeavtale med flere firmaer som leverer møtemat, selskapsmat og andre cateringtjenester.
- Catering må bestilles i god tid, senest ca. en uke før arrangementet.
- Hva trengs av utstyr til serveringen (kopper, glass, tallerkener etc.)?
- Husk at det er begrensninger på hvor vi kan servere mat (- de gamle bygningene våre er fredet)
- Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO må følges. Reglene finner du her.
- Middag på restaurant for innledere?
- Foreslå restaurant
- Regning på faktura hvis mulig
- Tips må dekkes privat, og må ikke forekomme på faktura (gjelder i Norge).
- Markedsføring/kunngjøring
- Nettside (innhold, kontaktperson, tid og sted, lenke til påmelding). Gi beskrivende tekst til din kontaktperson i administrasjonen. (Norsk tekst til Norsk arrangement, Engelsk tekst til Engelsk arrangement.)
- Invitasjoner på e-post?
- Sosiale medier?
- Tips om markedsføring.
Cristin - Publikasjonsregister
Cristin = Current Research Information System in Norway
Cristin er et nasjonalt system for forskningsdokumentasjon. Alle UiO-ansatte skal registrere sine publikasjoner i Cristin hvert år. Registreringen bør gjøres fortløpende og alt må være registrert innen 31. januar. Det oppfordres også til å registrere annen forskningsaktivitet.
Hva skal registreres i Cristin?
Det er obligatorisk å registrere følgende typer publikasjoner:
- Vitenskapelige artikler
- Monografier
- Vitenskapelige artikler i antologier
Alle andre typer forskningsresultater kan også registreres i Cristin, som f.eks. rapporter, sammendrag, foredrag, posters, kronikker, korte og lange forskningsopphold, priser, populærvitenskapelige artikler, anmeldelser og andre former for mediebidrag.
Viktige telefonnumre
Vakt- og alarmsentralen, akutte hendelser: 22 85 66 66
Vakt- og alarmsentralen, ikke-akutte hendelser: 22 84 55 80
Nødnummer:
Brann: 110
Politi: 112
Ambulanse: 113