Endringsønske 13/2014:
Flette egen tekst i søkeres tilbudsbrev for søkere som får betinget tilbud/betinget opptak.
Dato: 5. oktober 2014
Ønsket av Avdeling for fagstøtte
Modul/applikasjon: Opptaksmodulen
Beskrivelse av behovet
Vi trenger å flette inn endel egen tekst i søkeres tilbudsbrev for søkere som får betinget tilbud/betinget opptak.
Hvordan løses dette i dag: Vi har ulike tilbudsbrev for de ulike kategoriene tilbud. Det er tungvint og kronglete da FS120.003 Brev med resultat av opptak ikke egner seg så godt for filtrering på en enkel måte for å skille de ulike kategoriene søkere til ulike brev i samme opptak og opptaksrunde.
Forslag til ny løsning
Utvidet antall tegn i feltet VILKARSTATUSNAVN i tabell VILKARSTATUS fra 250 til 4000.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Vi vil kunne legge inn en egen tekst her for de søkerne som trenger tilleggstekst for betinget tilbud/betinget opptak, og som kan flettes inn for de aktuelle søkerne i ett felles tilbudsbrev. Dette vil være en stor forenkling av brevutsendelsesjobben i masteropptaket, da det vil medføre at vi kan gjøre brevutsendelsen for masteropptaket (ca 6500 søkere) i én felles kjøring, i stedet for flere ulike filtreringer/utsendelser med risiko for feilutsendelser.
Kommentar fra Avdeling for fagstøtte (AF):
Kommentar i møtet: Støttes
Endringsønske 14/2014:
FS718.002 Generering av emner i UP og defaultsemester
Dato: 12. september 2014
RT#1594866
Ønsket av HF
Modul Planstudent
Beskrivelse av behovet
Rutine FS718.002 Generering av emner i utdanningsplan registrerer kun de obligatoriske emnene som er registrert med defaulttermin i Emnekombinasjon samlebilde. Vi har mange emnekombinasjoner uten et angitt defaultsemester for emnene, særlig på 40-grupper (støttegrupper). Det er fordi hver emnekombinasjon (40-gruppe) kan være i bruk mange studieprogrammer, og det er derfor vanskelig registrere et bestemt semester som default.
Hvordan løses dette i dag
Emnene legges inn i utdanningsplanen manuelt.
For ordens skyld, vi bruker som oftest ikke 718.002 til å få legge emner i planen, emnene legges som oftest i planen når vi oppretter søkeren som student (159.001) eller studenten gjør det på egenhånd i Studentweb.
Forslag til ny løsning
Alle emner som er obligatoriske for det aktuelle studiekullet som studenten tilhører kommer med i rutinen uavhengig av om det er registrert defaulttermin eller ikke, f.eks. i studentens startsemester.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Vi tenker at FS718.002 vil komme bedre til nytte om rutinen la inn alle obligatoriske emner i utdanningsplanen til studenten og at saksbehandler deretter selv kunne flytte emnene til aktuelt semester. På denne måten ville vi være sikre på at studenten fanger opp hvilke emner de må ta.
Kommentar fra Avdeling for fagstøtte (AF): Støttes
Kommentar i møtet: Støttes
Endringsønske 15/2014:
FS408.001 Forbedre rutinen for oppretting av undervisningsaktiviteter i FS
Dato: 20. oktober 2014
Ønsket av AF/SSD
Modul Undervisning
Beskrivelse av behovet
Rutine FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter oppretter undervisningsaktiviteter fra forrige semester og gir mulighet til å ta med timeplansforekomst fra forrige gang, enten med eller uten rom. Den ordinære timeplanleggingsprosessen krever at timeplansforekomstene ikke inneholder registrert dag eller klokkeslett (fra-til) siden dette blir oppfattet som forhåndslagt undervisning, og det er derfor ønskelig at rutinen også har et valg for å opprette timeplansforekomstene uten dag og klokkeslett fra forrige semester.
Datointervall, timetall per uke og liknende må gjerne bli slik at man får gjenbrukt ukemønsteret og varighet på undervisningen.
Hvordan løses dette i dag
Når man oppretter undervisningsaktiviteter må man i dag velge om man enten skal opprette uten timeplansforekomster og lage disse på nytt år etter år, eller om man skal kopiere med forrige års tidspunkter og så rydde opp i disse. Begge jobbene krever mye manuelt arbeid som må repeteres hvert semester. Begge metoder gir dårlige data ved at man oppretter nye forekomster på feil nivå, eller at den gamle tidsinformasjonen blir liggende.
Forslag til ny løsning
Rutinen får en ny hake under valget Ta med timeplaner fra siste år, som heter Ikke ta med dag og klokkeslett fra siste år.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Dette vil effektivisere opprettingen av grunnlagsdataene og gi høyere datakvalitet videre til timeplanleggingssystemer.
Kommentar fra Avdeling for fagstøtte (AF):
Støttes
Kommentar i møtet
- MN: Lite tid til å sette seg inn i ønsket
- MN: ønsker at man skal se på flere forbedringer når man først sender inn forbedringsforslag.
- Er det behov for å velge å ta med rom eller ikke - (AF) dette valget eksisterer
- Interessant med mulighet for å bare "fjerne" dag eller bare klokkeslett - (AF) mener dette sjelden er interessant å velge og at det stort sett er enten eller
- MF: Ønsker mulighet for å kopiere fra et annet semester enn bare sist år
- AF/MF: Om man først skal gjøre en støre utvidelse av funksjonalitet i rutinen bør man kanskje få mulighet til å kopiere med flere data, slik som fag på timeplansforekomst
- SV: Bør kanskje sees i sammenheng med FS408.003 som kopierer und.akt fra enhet til enhet (valgfrie terminer)
- AF: Haken bør hete Ikke ta med dag og klokkeslett kontra fjern dag og klokkeslett.
- AF påpeker at:
- små ønsker er enklere å få inn enn store omfattende, spesielt når det snart skal lages ny modul. AF anbefaler derfor å spille inn et lite ønske fort, slik at det kommer med i gammel modul.
- et stort ønske vil gå inn i arbeidet med ny undervisningsmodul, kontra å bli løst som en del av den eksiterende modulen.
- når ny modul lages vil eksisterende funksjonalitet prioriteres først.
Konklusjon
Fakultetene ønsker at AF forbereder nytt og forbedret forslag som fanger opp flere behov og kan diskuteres på neste møte.