Sende færre fødselsnummer til Bibsys
BIBSYS-studenttransaksjoner: Kun eksportere fødselsnummer for de studentene som har takket ja til å stå i nasjonalt låneregister og dermed sikre personvernet.
I dag eksporteres fødselsnummer fra FS til BIBSYS for alle studenter som har betalt semesteravgift. BIBSYS trenger ikke fødselsnummer for å identifisere studenter og vil helst ikke ha jobben med å sile ut/fjerne fødselsnummer fra studenter som ikke har takket ja til å være registrert i nasjonalt låneregister. Det mest hensiktsmessige er da, at FS kun eksporterer fødselsnummer på de studentene som har takket ja til å være registrert i nasjonalt låneregister.
Status 4.7.2016 (FSAT RT#2021076): Løsning for endring i rapportering av fødselsnr er spesifisert og utviklet i samarbeid med BIBSYS. Det gjenstår noe testing fra BIBSYS side (etter sommeren) før dette kan settes i produksjon. Skjemaendringer og klientendringer for dette er installert i alle baser, og produksjonssetting vil gjøres så snart testing er utført.
Når dette er satt i produksjon kan modulegenskap BIBSYS_FNR for modul RAPPORTER deaktiveres. Da vil kun studenter som har akseptert videre overføring av data til Felles lånetakerregistrer bli rapportert med fnr. Dersom en ikke ønsker at noen skal rapporteres med fnr, må en ta vekk valget for studentene om vidererapportering til Felles lånerregister
Utviklingsønske 1/2016 Mulighet for å kunne søke i landlisten ved å taste første bokstav i landnavnet i 'Søknad samlebilde' og fanen 'Grunnutd.'.
Sendt inn av AF/SOT
Dato: 11.4.2016
FS-modul: Opptaksmodulen
Unngå å måtte scrolle gjennom alle verdens land eller kunne tallkoden i hodet. Dette gjelder både ved registrering i feltet 'Land' i fanen 'Grunnutd' (i Søknad samlebilde), der vi registrerer landnr for alle eksterne søkere, men det gjelder også for feltet 'Statsborger i' i 'Søknad samlebilde'.
Vi ønsker at feltene skal fungere som tilsvarende felt ('Statsborger i') i bildet Person/Student': at man kan skrive inn, og søke på, landnavn.
Løsning (fra sensommeren 2016):
Til FS7.9.6 er det lagt på samme funksjonalitet i statsborgerskapsfeltet (øvre del) og land-grunnutdanning i bildene Søknad samlebilde NOM og Søknad samlebilde som i land-feltene i bildet Person/Student.
Denne funksjonaliteten er der allerede delvis, men feltene har samme bakgrunnsfarge som vinduet bakgrunn. Videre scroller ikke landnavn-feltet under fanen Grunnutd i dagens versjon. Dette er ordnet til FS7.9.6, og det er lagt på hvit bakgrunn og nedtrekkspil i landnavn-feltene. I landnr-feltet er nedtrekkspil fjernet (vises kun når feltet har fokus).
Utviklingsønske 2/2016 Registrere/få hentet informasjon om utvekslingspersoner på studieretingsnivå
Sendt inn av HF (RT#2139956)
Dato: 28.4.2016
Modul/applikasjon: Utvekslingsmodulen i FS.
Beskrivelse av behovet:
Det kunne være nyttig med et felt for studieretning i bildet Utvekslingsperson og at studieretning vises i rapporten FS270.001.
Mobilitet er en av tingene vi måles på, og vi har derfor behov for å følge med på hvor mange og hvilke studenter som er på innreisende og utreisende utveksling. Det er enkelt å ha oversikt over og følge med på de innreisende studentene, men for de utreisende studentene er det vanskeligere i og med at vi ikke får ut tall på studieretningsnivå. Mange av programmene ved HF har studieretninger, og de tiltakene vi setter inn for å øke mobilitet gjøres på studieretningsnivå. Når vi ikke får ut tall/oversikter fordelt på studieretninger, er det vanskeligere å følge med på om tiltakene fungerer.
Hvordan løses dette i dag:
Dette har blitt gjort manuelt ved å hente ut lister over studenter på utreisende utveksling fra FS og eksportere til Excel, deretter slå opp hver enkelt student i Student samlebilde og føre på studieretningen for den enkelte student i Excellisten.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet:
Det vil være svært tidsbesparende .
Det vil også kunne gi bedre kvalitet på de dataene vi henter ut om utreisende utvekslingspersoner i og med at vi ikke trenger å tilføre informasjon manuelt.
Utviklingsønske 3/2016 Vurderingskombinasjon samlebilde: oppmøtetid
Ønsket av AF/SSD
Dato: 25.5.2016
Beskrivelse av behovet:
Vi ser behov for å kunne legge inn oppmøtetid til vurdering, slik at studentene får direkte beskjed om at eksamensstart ikke er det samme som oppmøtetid. Vi ønsker å informere studenter både om eksamensstart og oppmøtetid fordi dette kan variere for våre eksamener, særlig for emner med bokkontroll og digital eksamen.
Hvordan løses dette i dag:
I vurderingskombinasjon samlebilde kan man i dag sette klokkeslett i oppmøtetid for eksamen, som tas med over til klokkeslett på vurderingsenheten ved oppretting. Vi bruker klokkeslettet på vurderingsenheten for å angi når eksamen starter.
Løsningsforslag
Vi ønsker å få inn et nytt felt, slik at man kan sette oppmøtetid i minutter før eksamen i tillegg, fordi dette forholdet vil være gitt på forhånd.
Felt for oppmøte før eksamen opprettes på vurderingskombinasjon samlebilde. Feltet vises i minutt-format.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet:
Vi får mulighet til å gi studentene direkte beskjed om at eksamensstart ikke er det samme som oppmøtetid.
Man kan ta feltet i faktisk bruk, og slipper å bruke kommentarfeltet til å gi studentene denne informasjonen. Oppmøtetid bør kunne komme ut i Studentweb og på aktuelle nettløsninger som viser tid og sted for eksamen.
Utviklingsønske 4/2016 Behov for nye FS-rapporter for å kunne rapportere til KD om resultater etter prøveordning med endrede spesielle opptakskrav (MN)
Beskrivelse av behovet:
For å evaluere kommende prøveordning med endrede spesiell opptakskrav (http://www.uio.no/studier/opptak/spesielle-krav/forsoksordning.html) har vi behov for å ta ut FS-utplukk av studentgrupper både på studieretning (fordi Lektorprogrammet-realfag som er del av prøveordningen er en studieretning) og studieprogramsnivå knyttet til studentens realfag fra videregående skole, i tillegg til for emne som i dag.
I tillegg er det ønskelig å kunne ta ut fødselsnummerfil for å kunne følge studenter over tid.
Hvordan løses dette i dag:
Det finnes ikke løsning for dette i dag. FS583001 kan i dag benyttes for å finne studentenes realfaglige fagkombinasjon fra videregående skole, men denne kan i dag kun tas ut på emne.
Løsningsforslag
Vi ønsker mulighet til å ta ut FS583.001 også på studieretning og studieprogram. I tillegg er det ønskelig at Kunnskapsløftet-fagkodene fra videregående skole erstattes av fagnavnene (R1, R2 osv), slik at det er mulig å se hvilke fagkombinasjoner studentene faktisk har uten å måtte kjenne til alle realfaglige fagkoder fra videregående skole.
I tillegg er det ønskelig med mulighet for å ta ut fødselsnummerfil.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet:
Den vedtatte forsøksordningen med endrede spesielle opptakskrav til realfaglige studieprogram skal evalueres etter fire år. En endring i FS583.001 vil gjøre det mulig å ta ut anvendlige tall i evalueringen av forsøksordningen.
Diskusjonssak 6. juni om resultatindikatoren "Studiepoeng per student" (SV)
- SV-fakultetet har som langsiktig mål å øke resultatindikatoren "Studiepoeng per student".
- For 2015 var dette måltallet totalt for SV 41,4.
- Tallet beregnes ut fra studiepoengproduksjonen for hele året, mens studenttallet er antall studenter registrert i høstsemesteret. Følgelig kan tallet bli høyere ved at studiepoengproduksjonen øker og/eller studenttallet blir lavere.
Studentene som regnes med er de som er semesterregistrert gjeldende semester, og har en eller annen gyldig studierett eller undervisningsopptak på et UiO-finansiert studieprogram/emne.
To grep for at studenttallet kan reduseres:
- Når studenter blir registrert som TRUKKET, blir disse telt som enkeltemnestudenter: 33%-studenter. Kan vi bli avklare rutiner for bruk av studentstatus trukket
- Når studieretter inndras innen 15. oktober blir studentene som får studieretten inndratt innrapportert som registrerte 100%-studenter, hvis de er semesterregistrert. Hvis sluttdato settes til en dato knyttet til vårsemesteret (eksempelvis 30. juni) når studieretter inndras i oktober, vil de ikke telle med som 100%-studenter på høstsemesteret. Er det ønskelig å endre inndragningsrutinen?
Vi sletter ingen eksamensmeldinger når studentene selv sender inn sluttet-skjema. I noen tilfeller vil også dette kunne spille inn og kanskje man dermed bør undersøke med studenten om vedkommende faktisk skal avlegge eksamen, eller om vi bør slette disse når studieretten avsluttes.
SV vil tro at det er i alles interesse å få økt måltallet "Studiepoeng per student", og at det bør også gjøres likt.
Hovedproblemstilling: Kan vi vurdere endringer av registreringsrutiner for å få det innrapporterte studenttallet om høsten ned?
Utviklingsønske 5/2016 Vise statsborgerskap i rapporter
Ønsket av Den internasjonale sommerskolen (ISS), RT#2219599
Dato: 22.7.2016
- Sommerskolen ønsker utvidet funksjonalitet i enkelte rapporter, samt to nye krysstabeller, slik at søkernes/studentenes nasjonalitet (altså feltet "statsborger i" i bildet Person/student) vises i rapporter, og at nasjonalitet kunne brukes til statistikk. Eksempelvis ønsker SFUI i AF rapporter fra oss fra tid til annen. Slik det er i dag, er det flere rapporter i flere moduler som ikke viser studentenes nasjonalitet (eller ikke hele landnavnet), og ISS ser dette som et mangel i FS. ISS-administrasjonen bruker ofte informasjon om nasjonalitet (av både søkere og studenter) for statistikk og rapportering, og våre faglige ansatte er opptatt av å vite hvor de kommer fra for undervisningsplanlegging og for å få mest læringsutbytte i undervisningen.
- Modul/applikasjon:
Opptaksmodulen
* Rapport FS101.001 Søkerliste: ønsker visning av hele landnavn, ikke bare landkoden.
* Ingen rapport per i dag: antallet studenter fra hvert land (statistikk i en krysstabell, noe som ligner FS141.001 Krysstabell søknadsalternativ/prioritet) både for hele Studieprogrammet og de ulike land representert i et enkelt emne. Må inkludere valg for både "JaSvar" og "Tilbud", dette for å få oppdaterte tall. Programstudentmodulen
* Rapport FS301.010 Studenter i studiekull: ønsker visning av hele landnavn. Våre faglige ansatte ber om nasjonalitet, dette hadde gjort det enklere for oss å lage klasselister.
* Rapport FS371.002 Navneliste – kullstudenter: ønsker visning av hele landnavn + utvidet plass i Klasse-feltet (for å kunne vise alle klasser, ikke bare én klasse). Vi har ca. 10 sesongarbeidere uten tilgang til FS (ingen hensikt å lære de FS, de jobber kun 7-8 uker i året) som har behov for studentdata (navn, fødselsdato, nasjonalitet, kjønn, emner, epostadresse, telefon).
* Ingen rapport per i dag: antallet studenter fra hvert land (statistikk i en krysstabell, noe som ligner FS141.001 Krysstabell søknadsalternativ/prioritet) både for hele Studieprogrammet og de ulike land representert i et enkelt Klasse eller emne. (samme ønske som i Opptaksmodulen ovenfor) Må kunne få fram AKTIV-/UTGÅTT-studenter (de som faktisk deltar/har deltatt), men ikke studenter som har trukket seg, dette for å få reelle tall. Undervisningsmodulen:
* Rapport FS474.001 Deltakerliste for undervisningsparti: ønsker visning av hele landnavn + utvidet plass i Klasse-feltet (for å kunne vise alle klasser, ikke bare det som det finnes plass til). Våre norsklærere ber om nasjonalitet, dette hadde gjort det enklere for oss å lage klasselister for norskkurs. (samme ønske som for rapport FS301.010 ovenfor) - Beskrivelse av behovet
Fokuset på Sommerskolen er på det internasjonale, og nasjonalitet er naturligvis et viktig element, både for ISS-administrasjonen og våre lærere. Administrasjonen følger opp at opplysningene våre søkere og studenter er riktige og oppdaterte i FS. Lærere vil forberede undervisning rundt studentenes kompetanse og bakgrunn, og trenger å vite hvilke land folk kommer fra. ISS-administrasjonen har en del rapportering og statistikk, både for interne og eksterne partnere. - Hvordan dette løses i dag?
Jeg kan utdype og vise dagens løsninger for noen av eksemplene hvis det er behov, men det dreier seg om å eksportere data fra en eller flere rapporter i FS til Excel og slå sammen data i kolonner/rader. - Forslag til ny løsning, se punkt 2.
- Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Jeg bruker for mye tid å eksportere data fra FS fra ulike rapporter og snekke sammen listene i Excel, faktisk flere timer per uke i perioden april-juli, og prosessen er komplisert og tidkrevende. Klasselister, studentlister og statistikken forandrer seg fra uke til uke under opptaket og om sommeren med så mange som trekker seg eller bytter kurs, og det er for vanskelig å holde Excel-lister oppdatert. Det er for vanskelig for lærerne å bruke bare landkoder, og til slutt må jeg lage lister med hele landnavn. Endringene vil medføre mye mindre og enklere arbeid og gi bedre statistikk/informasjon til alle involverte parter. - Behandling som har skjedd lokalt.
Lokalt har vi
1) prøvd å få lærerne og ansatte til å bruke kun landkode,
2) sendt ut studentlister/rapporter som ikke inkluderer nasjonalitet, og
3) bedt vedkommende vurdere om det er helt nødvendig å ha denne informasjonen i rapportene. Jeg har fått mange tilbakemeldinger om at listene er ikke tilstrekkelige og at denne informasjonen og visning av hele landnavn er helt essensielt.
Vurdering av ønsket i Avdeling for fagstøtte:
- Vi tenker at det er unødvendig at statsborgerskap skal synes i rapport 101.001 så lenge landkodene står der, og statsborgerskap kommer fram dersom man overfører rapporten til excel. Lange landnavn i rapporten vil gjøre nok den mindre oversiktlig å lese.
- I stedet for å få inn statsborgerskap på rapport FS141.001 tenker vi at det er mer hensiktsmessig å få statsborgerskap på rapport FS192.002, der det allerede er flere vis-valg. (192.002 viser søknadsalternativene, men ikke prioritet.)
Utviklingsønske 6/2016 At studenter kan melde seg på nytt til et emne i Studentweb, selv om de har bestått emnet tidligere med høyeste karakter.
Ønsket av Det humanistiske fakultet (HF), RT#2240524
Dato: 15. august 2016
Emne
HF ønsker en mulighet til å kunne registrere for et emne om studenter skal kunne melde seg opp til emnet på nytt i Studentweb, selv om de har bestått emnet tidligere med høyeste karakter.
Modul/applikasjon
Vurderingsmodulen eller Studieelementer (Emne samlebilde).
Beskrivelse av behovet
Ved noen av masterprogrammene ved HF har vi et opplegg der studentene må ta ett eller to av de obligatoriske emnene på nytt dersom de søker seg inn igjen på programmet på nytt. Dette gjelder først og fremst for emner som er nært knyttet til arbeidet med masteroppgaven. Dette gjelder f.eks. FIL4080 på HFM2-FIL og KUN4010 og KUN4020 på HFM2-KUN. Disse emnene vurderes med bestått/ikke bestått. Studenter som har bestått emnene tidligere og som søker seg inn på programmene på nytt, får ikke meldt seg til disse emnene på nytt i Studentweb, men de får beskjed om at dette ikke er mulig fordi de har oppnådd beste karakter.
Hvordan løses dette i dag
Studentene blir manuelt oppmeldt til emnene.
Forslag til ny løsning
Et felt der man kan registrere J/N for om studenter kan melde seg til et emne på nytt, selv om de har bestått emnet tidligere med høyeste karakter, f.eks. i Vurderingskombinasjon samlebilde eller Emne samlebilde.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Det vil bli mindre manuelt arbeid, men siden dette gjelder forholdsvis få studenter er ikke det den viktigste grunnen. Hovedgrunnen til at vi ønsker en endring er først og fremst at det er uryddig slik det er i dag. Det er forvirrende for studentene at de får beskjed av programmet om å ta emnet på nytt, men at dette ikke er mulig for dem å gjøre selv i Studentweb og at de i tillegg får beskjed i Studentweb om at de ikke kan ta emnet på nytt.
Vurdering av ønsket i Avdeling for fagstøtte:
Vi har testet i demo Studentweb2, og der fikk man skal melde seg til emnet på nytt selv om man allerede hadde oppnådd beste karakter i emnet. Imidlertid angir kravspesifikasjonen for Studentweb3 (pdf) på side 48 at:
"9.3.9 Ta et emne på nytt
Det skal være mulig å ta et emne på nytt dersom:
• Det finnes undervisnings- eller vurderingsenhet for et emne i en tidligere termin
• Og studenten ikke har A eller Bestått (og det er beste mulige karakter)"
Det er ikke noe i veien for å melde en sak til FSAT om at vi ønsker å reversere noe vi har vært enig i tidligere. Spørsmålet er om UiO mener at det er best om Studentweb3 (SW3) blir som SW2 var, fremfor å ønske nye felt i FS med tilhørende ny funksjonalitet i Studentweb? Merk i SW3 er det slik at det på siden Resultater, ligger en knapp 'Ta emnet på nytt'. Hvis vi ber om at SW3 blir slik som SW2, vil det ligge i overfødi mange 'Ta emnet på nytt'-knapper for studenter med beste karakter i emner.
Vi har også tenkt at vi ikke har hjemmel i lov eller forskrift til å hindre studenter i å ta en eksamen om igjen selv, om de har oppnådd beste karakter, men det betyr ikke det samme som at Studentweb må til funksjonalitetet for dette.
Status for ønsket: Det ble sendt til FSAT 13.9.2016 og avvist 21.9.2016 med følgende begrunnelse:
"Dette berører utvikling av både FS-klient og Studentweb, og det må vurderes kost/nytte av å benytte utviklingsressurser på noe som virker såpass smalt.
Vi greier ikke å løse alle småsære varianter i Studentweb. Da blir kompleksisteten så stor at applikasjonen kan fungere dårligere.
Vi kan forsøke å gjøre noe med teksten studentene ser. Det er for så vidt alt vi kan gjøre på Studentwebsiden inntil videre. Ønsket forutsetter at noe utvikles i vurderingsmodulen, så da må vurderingsgruppen + utviklingsleder for FS først uttale seg."
Utviklingsønske 7/2016 Utvide merknadsfeltet i fanen Profil (Søknad samlebilde)
Ønsket av AF/SOT
Dato: 25.08.2016
Modul: Opptak
Begrunnelse
I forbindelse med saksbehandling i UIO sine masteropptak har saksbehandlerne ofte behov for å kunne utdype innholdet i en søkers opptaksgrunnlag/bachelorgrad. Dette gjelder spesielt når søkers opptaksgrunnlag er utenlandsk utdanning, og i vanskelige saker der man går mange runder, eller det gjelder søkere som har søkt mange ganger.
Ofte er det omfattende vurderinger der saksbehandler trenger å ha med historikken samtidig som nye vurderinger kommer til.
Vi ønsker ikke slette noe, da alt kan være viktig for å forstå saken og evt klagesaker.
Hvordan løses dette i dag
I dag har merknadsfeltet kun plass til 1000 tegn, og saksbehandler må få med det essensielle ved å forkorte, og å skrive i de ordinære merknadsfeltene i Søknad samlebilde.
Forslag til ny løsning
Utvide antall tegn i kolonne MERKNADSTEKST i tabell FAGPROFIL fra 1000 til 4000.
Forenkle arbeidet
Det blir enklere å skrive forståelige kommentarer når søkers opptaksgrunnlag har blitt vurdert individuelt, og det vil være mer oversiktlig og ryddig å få all teksten i ett merknadsfelt.
Utviklingsønske 8/2016 FS216.001 Hente inn eksterne resultater til søkermappene
Ønsket av AF/SOT
Dato: 25.08.2016
Modul: Opptak
Begrunnelse
Flere enheter trenger å hente ut søkers dokumenter i mapper til opptakskomiteer. Det kan gjøres for et utplukk vha FS216.001. Etter at vi gikk over til resultatutveksling finnes det ingen måte å få de eksterne resultatene inn i mappene på. Vi ønsker derfor at FS216.001 også skal hente inn eksterne resultater til søkermappene.
Hvordan løses dette i dag
I dag brukes FS216.001 Lagre dokumenter til disk, og i tillegg FS803.001 Eksternt studium.
Forslag til ny løsning
At de eksterne resultatene genereres i et eget dokument i søkermappene vha FS216.001.
Forenkle arbeidet
Det vil gjøre det enklere for saksbehandler når det skal lages søkermapper for opptakskomiteene.
Utviklingsønske 9/2016:
Søknadsweb - avhaking for «Fullfører du utdanning dette semesteret som skal brukes i opptaket»
Ønsket av AF/SOT
Dato: Sendt til FSAT 11.11.2016
Modul: Opptak: Søknadsweb (og bilde 'Opptakstype')
Begrunnelse
I masteropptaket har vi svært mange søkere som fullfører utdanning samme semester som de søker (2600 av 7500 søkere i 2016), og som først vil kunne dokumentere endelig dokumentasjon i juni. Dersom søkerne kan markere i søknaden sin at de fullfører utdanning inneværende semester som skal brukes i opptaket, vil det være enklere å se hvilke søknader som skal prioriteres i saksbehandlingen. Vi får samtidig en tydelig indikasjon på at søkeren faktisk skal fullføre utdanning inneværende semester og trenger ikke å etterlyse dokumentasjon på dette, og sparer således et ledd i saksbehandlingen.
Beskrivelse av problemstilling
I masteropptaket har vi svært mange søkere som fullfører utdanning samme semester som de søker, jf. tall over. Dersom vi på søknadstidspunktet hadde visst hvem som fullfører utdanningen inneværende semester, ville det vært til stor hjelp i saksbehandlingen og i prioriteringen av hvilke søknader som bør behandles når. Det vil også spare oss for mye etterlysning av dokumentasjon i de tilfellene vi er usikre på om søkerne faktisk skal fullføre dette semesteret.
Løsningsforslag
Mulighet for avhaking for «Jeg fullfører utdanning dette semesteret som skal brukes i opptaket» under ‘Ny søknad’ i Søknadsweb. Dersom søker haker av (svarer JA) gir det dok.status DUA i Søknad samlebilde (tilsvarende som gjøres i NOM-søknaden). Funksjonaliteten må være på opptakstype, og ikke som en modulegenskap, da dette ikke er hensiktsmessig funksjonalitet for alle opptak.
Vurdering av konsekvenser
Dette vil være en stor fordel for oss da vi vil kunne prioritere de «ferdigstilte» søknadene foran DUA-sakene, og vi vil spare en del ressurser mht. saksbehandling og e-posthenvendelser på at vi slipper å unødvendig etterlyse på disse.
Utviklingsønske 10/2016: Emneprioritering - forbedret funksjonalitet i FS
Ønsket av MED (RT#2348888)
Dato: 23.11.2016
Modul: Studieelementer
Vi har tatt i bruk emneprioritering i Studentweb for de nye valgfrie emnene i medisinstudiet, og er nå ferdige med opptaket til disse. I all hovedsak har dette fungert veldig godt for oss, men vi har vi har notert oss en del ting underveis som bør forbedres og har måttet ha noe sql-bistand fra dere pga manglende funksjonalitet i FS. Vi har derfor samlet sammen det vi tenker må på plass for at løsningen skal fungere optimalt for oss.
1. Hovedinntrykket er at emneprioritering ikke er helt tilpasset studier som har manuell oppmelding til undervisning og eksamen ved at det ikke finnes en kobling (som vi har sett) mellom STATUS_OPPTATT = J i tabellen STUDPROGSTUD_EMNE og rutiner for oppmelding til henholdsvis undervisning og eksamen. Vi fikk derfor sql-bistand fra dere til å gjøre denne operasjonen (se RT-sak 2345380).
Videre måtte vi slå på STATUS_TERMREGMULIG lik J i emne samlebilde for at emneprioritering skulle virke i Studentweb 3. Dette kunne vi gjøre da perioden for emneprioritering var utenfor ordinær semesterregistreringsperiode. Etter at prioriteringsperioden var over satte vi disse tilbake til N for samtlige emner. Optimalt burde ikke dette være et krav for at løsningen skulle virke da det er noe annet å prioritere emner enn å åpne for generell oppmelding.
2. I brukerdokumentasjonen fra FSAT angis det at det er viktig at alle prioriteringer blir behandlet ved at det settes enten J eller N for alle alternativer: http://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/brukerdok/programstudent/utdanningsplan-individuell/utdanningsplan_venstre [Open URL]
Opptak til veivalg/studieretning og emneprioritering
«Studentens prioritering på enten veivalg eller emneprioritering angis ved bokstaven p og et tall. p1 tilsvarer studentens førsteprioritet, p2 andreprioritet osv. Dersom prioriteten er angitt i svart, betyr det at valget er ubehandlet (ingen verdi i feltet Opptatt). Dersom prioriteten er angitt i grønt har studenten blitt gitt opptak til enten veivalget eller emnet. Ved rød angivelse, har studenten fått avslag. Det er viktig at alle prioriteringene blir behandlet slik at det blir satt enten J eller N i opptaksfeltet. De prioriteringene studenten har fått avslag på forsvinner fra visningen i studentens utdanningsplan i StudentWeb.»
Etter at ansvarlig for disse emnene hadde satt N manuelt for 1400 prioriteringer som ikke ledet til opptak oppdaget vi ved en tilfeldighet at det var kommet en ny rutine i FS 7.8: "FS718.007 - sletting av emne med prioritering - uten opptak" som ikke var beskrevet i brukerdokumentasjonen. Først og fremst bør FSAT få denne rutinen med i brukerdokumentasjonen for temaet, men vi har også et ønske om litt annen funksjonalitet for denne. Heller enn kun å slette, kunne vi ønske oss funksjonalitet hvor det settes N for STATUS_OPPTATT. Da unngår man å måtte ha skyggeregnskap over studentenes prioriteringer til justeringer i etterkant av opptaket. Vi har mange emner som ble fulltegnet men hvor det kan åpne seg muligheter frem mot kursstart. Ved å først sette øvrige prioriteringer til N ved opptak og så eventuelt slette disse etter kursstart ville være det optimale for oss.
Med litt bedre tilpasset funksjonalitet i FS vil dette være en veldig god løsning for å håndtere valgfrie emner for oss. Selve prioriteringen i Studentweb var enkel og intuitiv for studentene og det var ingen behov for brukerstøtte på dette.
Vurdering i Avdeling for fagstøtte
Støttes
Utviklingsønske 11/2016 Studentweb: beskjed til studenter som har fått begrenset studierett
Ønsket av MN-fakultetet, RT#2314532
Dato: 21.10.2016
Modul: Studentweb og Student samlebilde
Ønske om at det skal ligge en beskjed i Studentweb til studenter som har fått begrenset studierett.
Slik som det er nå er det ingen indikasjon når en student logger inn i Studentweb at noe utestår. F.eks. en parentes etter navnet på masterprogrammet hvor det står "begrenset" med en lenke til en pop-opprute som sier at "det finnes en begrensning knyttet til studieretten, les mer i opptaksbrevet". Ofte føler vi at studentene ikke har lest hele brevet og ikke er klar over at det er en begrensning...
Vurdering i Avdeling for fagstøtte
AF støtter for så vidt å vise frem teksten knyttet til koden, men begrenset brukes ulikt på fakultetene. Hvis vi får vist frem begrenset, vil vi også få vist frem de andre begrenset/betinget tekstene. Merk at det er under arbeid en nasjonalt revisjon rundt felleskoder, som kan medføre noen endringer på kodebruk i løpet av 2017.
Status: Sendt til FSAT 12.12.2016, se oversikt over endringsønsker 2016 for videre fremdrift.
Sak på FS-møtet 5. september 2016: Automatisk sensurvarsel
I arbeidet med å finne ut hvilke rutiner vi må endre som følge av digitalt førstevalg, har vi samtidig sett nærmere på forvaltningsloven § 15 a.(elektronisk kommunikasjon) og E-forvaltningsforskriften § 8. Sistnevnte sier at "Forvaltningsorganet skal sørge for at varsel om at enkeltvedtak er fattet blir sendt parten, og om hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet" og "For privatpersoner (...), skal den varslingsadresse som er registrert i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon benyttes". Vi tenker at når FS er koblet til Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR), kan vi aktivere varselet.
Vi har også sett på uhl-loven om klage, og kan ikke se annet enn at den støtter opp om at vi bør sende sensurvarsel. Da vil studenten få e-post når ny sensur foreligger om at de må logge på Studentweb for å se resultatet. E-posten sendes ut i det sensurresultatet blir protokollført, dersom det ikke er registrert dato for Kunngjøring på Vurderingsenhet samlebilde. Dersom det er registrert dato for Kunngjøring, vil e-posten sendes ut kl. 06.10 påfølgende morgen.
Vi har foreslått for FSAT når FS blir koblet til KORR), skal at automatisk sensurvarsel gå til KORR og ikke til intern e-postadresse i tillegg. På denne måten vil studentene få en og ikke to e-poster med sensurvarsel.
UiO skriver selv teksten i e-posten [tekstkode i FS: SENSURVARSEL_TEKST], f.eks. slik:
Det er registrert ny sensur for deg i følgende emne: [emnekode og emnenavn]
Logg inn i Studentweb for å se resultatet - [Lenke til Studentweb]
Hilsen
Universitetet i Oslo
Diskusjonssak på FS-møtet 5. desember 2016
Studentweb: Bytte emnegruppe/veivalg og automatisk sletting av undervisnings- og eksamensmeldinger
Hvilke synspunkter har fakultetene på problemstillingene under?
Tre fakulteter (SV, HF og UV) har, etter at UiO tok i bruk Studenweb3 i april 2016, meldt inn at de ikke er fornøyd med at en student som endrer emnegruppe /veivalg i utdanningsplanen samtidig får slettet undervisnings- og eksamensmeldingene knyttet til det veivalget/emnegruppen studenten går bort fra.
Samtidig er det slik i Studentweb3 at etter at fristen for registrering har gått ut, så får ikke studentene valgt eller endret veivalg/emnegruppe. Dette siste har vi meldt inn som feil til FSAT [RT#2072264], da vi mener at studenten skal kunne planlegge og revurdere studieløpet sitt og ombestemme seg alle dager hele året. Vi har således fått rettet feilen, og vi kan velge å få rettelsen i produksjon på UiO i løpet av et øyeblikk. Men, vil vi det?
Status våren 2019 (vet ikke når det ble slik): Studenter kan endre utdanningsplanen frem i tid hele året.
Hvis vi legger sistnevnte nevnte veivalg-rettelse i Studentweb3 prod, betyr det at studenter som utenfor periode for registrering endrer emnegruppe/veivalg, samtidig vil få slettet undervisnings- og eksamensmeldingene i en periode der de ikke kan melde seg til emnene på nytt for det aktuelle semesteret. Noen ganger innebærer jo endring veivalg at man delvis skal ha de samme emnene, men bare innenfor en annen emnegruppe/emnekombinasjon? Noen studenter vil kanskje stå igjen uten emner for det inneværende semesteret. Er dette noe som faktisk skjer?
Hva syns dere? Vil problemet beskrevet første avsnitt bare bli større hvis vi implementerer løsningen i det andre avsnitt før vi har fått løst problemet i første avsnitt?
FSAT skriver til oss at "når studenten trykker "Endre veivalg" står det et varsel om at meldinger vil bli slettet. Studenten gjør dermed et aktivt valg ved å klikke "lagre" og gjennomføre endringen av veivalget. Dette bør være tilstrekkelig. Vi bør ikke komplisere dette hvis det ikke er tungtveiende grunner for det." AF tror således det blir vanskelig å få gjennom en endring på dette, da mange institusjoner er godt fornøyd med at det automatisk blir ryddet opp i undervisnings- og eksamensmeldingene knyttet til det veivalget/emnegruppen som studenten går bort fra.
HF har undersøkt med sine institutter, og mener det ikke bør åpnes for endring av emnegruppe/veivalg hele året så lenge dette medfører at undervisnings- og eksamensmeldinger slettes for emner tilknyttet veivalget/emnegruppa som velges bort (selv om de får et varsel om at emnene slettes). Et par av instituttene tror at det vil være mindre arbeidskrevende å informere studentene om at de må vente med å foreta et veivalg til Studentweb åpner for registrering enn å skulle fikse/rette opp eventuelle uintenderte slettinger av meldinger midt i semesteret.
HF ønsker således at begge deler endres, dvs. at studentene skal kunne velge og endre veivalg/emnegrupper hele året og at undervisnings- og eksamensmeldinger ikke slettes ved endring av veivalg/emnegruppe. Men vi ønsker at slettingen av emner "fikses" først.
Spørsmål 1: Skal AF sende inn et endringsønske om at undervisnings- og eksamensmeldinger ikke slettes ved endring av veivalg/emnegruppe?
Spørsmål 2: Skal AF vente med å sette i produksjon at studentene skal kunne velge og endre veivalg/emnegrupper hele året?