Maksgrense for antall emner en student får melde seg til per semester?

Kjennsgjerninger per september 2017

• Ingen lover eller forskrifter begrenser UiO-studentens mulighet til å melde seg til et ubegrenset antall emner.
• FS eller Studentweb har per i dag ikke funksjonalitet som hindrer UiO-studenter melde seg til et ubegrenset antall emner.

1 Problemstilling

• Studenter har mulighet til å melde seg til langt flere emner enn det de har planer om å ta. Disse studentene opptar dermed plasser som andre studenter kunne benyttet seg av.
• Dette fører til at studiekonsulentene må overbooke fordi frafallet ofte er stort på mange av emnene (hovedsakelig bacheloremner). 
• Mange studenter samme rangeringspoeng i undervisningsopptaket (særlig 500 poeng for valgfrie emner). Dette får særlig konsekvenser for nye studenter som ikke har avlagt studiepoeng ved UiO tidligere. 
• Økonomiske konsekvenser: Vi tjener ikke penger på ikke-avlagte studiepoeng. 

1.1 Programstudenter

Studenter på bachelorprogram, årsenheter og innreisende utvekslingsstudenter risikerer i enkelte tilfeller å ikke få plass på emner de er interessert i å ta, fordi emnene blir fylt opp med andre programstudenter som melder seg til langt flere emner enn de realistisk kan klare gjennomføre på ett semester. Dersom sistnevnte programstudenter trekker seg fra emner, har ofte fristen for å melde seg gått ut, slik at andre interesserte studenter ikke kan dra nytte av de frigjorte plassene. Det kan dessuten ha blitt langt ut i semesteret når plasser blir frigjort, og da er det ofte faglig for sent å hive seg på undervisningen og eventuelle obligatoriske aktiviteter.

I tillegg til ulempen for studentene som ikke får plass på emnene de ønsker seg, blir også det å beregne nødvendig undervisningskapasitet (lærere og rom) en mer teoretisk enn praktisk øvelse. Det er ikke og skal ikke være ubegrenset kapasitet på alle UiOs emner. Emnetilbudet skal så langt mulig gjenspeile behovet for de som er tatt opp på studieprogram.

1.2 Enkeltemnestudenter

Noen enkeltemnestudenter melder seg til langt flere emner enn de realistisk kan klare å gjennomføre på ett semester. I og med at enkeltemnestudenter bare får melde seg på emner som har ledig kapasitet etter at programstudenter har hatt god tid til melde sin interesse og søke plass på emner, er ikke problemet i dette tilfellet først og fremst at enkeltemnestudenter hindrer programstudenter i å få plass på emner.
Noen programstudenter melder seg også på en mengde emner som ikke inngår i studieprogrammet og som de ikke klarer å gjennomføre.
Problemet med dette er at UiO bruker ressurser på å planlegge pluss gi et undervisningstilbud som ikke gir uttelling i studiepoeng for verken student eller UiO, samtidig som noen av emnene blir utilgjengelige (fulle) for mer interesserte studenter.

1.3 Hvorfor melder noen studenter seg til en rekke emner?

• Ønske om å ”kjenne” litt på ulike beslektede emner der studieprogrammer åpner for valgbarhet.
• Høye ambisjoner på egne vegne – studenter ønsker å ta mer enn normert progresjon.
• Frykt for ikke å få plass på ønsket emne

2 Begrense antallet emner eller studiepoeng (stp.) en student får melde seg til per semester?

Kunne en løsning på problemstillingene over være å begrense antallet emner eller stp. en student får melde seg til per semester?

2.1 Dagens funksjonaliteter og hvordan de kan og ikke kan brukes

2.1.1 Rangeringsregler for undervisningsopptak

Vi har på mange bacheloremner på UiO rangeringsregler, men reglene begrenser ikke antallet emner studenter få lov til å melde seg til og de trår bare inn på emner som er i SØKNADsperiode.

2.1.2 Emneprioritering

På studieprogrammer med utdanningsplan finnes det på emnekombinasjon samlebilde en mulighet til å legge inn at studenten må prioritere mellom emner i Studentweb. Løsningen heter Emneprioritering. Emneprioritering kan bare legges inn i emnekombinasjoner som har konkrete emner under seg, det vil si ikke blant fritt valgte emner og ikke totalt på studieprogrammet mellom ulike emnekombinasjoner. Bachelorprogrammene på UiO er normalt bygget opp av mange ulike emnekombinasjoner.
Emneprioriteringen tar heller ikke hensyn til emner studenten melder seg til utenfor utdanningsplanen. Således kan emneprioriteringen heller ikke sørge for at enkeltemnestudenter prioriterer mellom et visst antall emner.

Emneprioriteringen fordrer videre at emnene har en søknadstype der opptaket til det enkelte emne blir fortatt av administrasjonen etter at søknadsfristen har gått ut. I FS-språk: Emnet har SØKNAD. Det betyr at emneprioritering ikke har virkning for emner med DIREKTE påmelding eller perioder der emner har DIREKTE påmelding. I periodene når enkeltemnestudenter kan søke plass på emner, har emnene DIREKTE påmelding slik at enkeltemnestudenter får svar på søknaden umiddelbart i Studentweb.

2.1.3 Takk ja til plassen på emnet

I FS, på Emne samlebilde, finnes den en mulighet for å angi at studenten må svare på om de vil ta imot et tilbud om plass på emnet. Feltet heter Påkrevd Ja-svar. UiO har ikke tatt i bruk dette feltet. Årsakene er flere, spørsmålene er mange og beskrevet i et notat fra HF og SV fra 2005. Notatet ligger nederst på denne nettsiden som vedlegg 1. Konklusjonen fra AFs side per september 2017 at å innføre Påkrevd Ja-svar ikke vil løse problemstillingene med at noen studenter melder seg til langt flere emner enn de avlegger.

2.1.4 Krev valgt i utdanningsplan = J

Dersom hovedproblemet er at enkelte typer emner eller fagområder er særlig populære, samtidig som emnene/fagområdet ikke har stor kapasitet, kan plassproblemet løses ved at tilstrømningen til emnene styres strammere. Den mest opplagt løsningen er å begrense hvilke studieprogrammer som får tilgang til emnene. Dette går imidlertid på tvers av et hovedprinsipp for bachelorprogrammene på UiO: at studentene skal ha både dybde og bredde i graden, og videre at det normalt skal være et innslag av fritt valgte emner fra hele UiO som faglig kvalifiserte studenter kan ta. For at disse premissene skal fungere sømløst faglig og administrativt har vi tradisjon for at brorparten av bacheloremner er tilgjengelige for alle bachelorprogrammer. Matnat-fakultetet har en annen ordning. Å skulle endre på fellesløsningen på UiO vil innebære en større utdanningspolitisk endring, som dette notatet ikke diskuterer videre som løsningsforslag.

En løsning som det er greit innføre på emner der det er behov for mer kontroll på hvem som får plass, er et felt på emne samlebilde i FS, under fanen studieprogrammer, som heter Krev valgt i utdanningsplan. Setter man J i Krev valgt i utdanningsplan, vil det ikke være mulig å melde seg til emnet uten at studenten legger det i utdanningsplanen. Det vil si programstudenter ikke får meldt seg til emnet utenfor utdanningsplanen og enkeltemnestudenter vil således ikke få tilgang til emnet. Emnet skal således heller ikke ha Enkeltemneoppt.=J. Informasjonsmessig vil det være overkommelig å skrive god nettinformasjon som forteller om ordningen. Informasjonen kunne stå/lenkes opp fra på emnebeskrivelsene.

Løsningen Krev valgt i utdanningsplan = J vil ikke hindre programstudenter i å melde seg utallige emner dersom emnekombinasjonene (utdanningsplanene) åpner for å melde seg til et utall emner. For emner som fortsetter med Krev valgt i utdanningsplan=N, vil det heller ikke innebære noen endring fra i dag, og emnene vil være åpne for enkeltemnestudenter og alle programstudenter kan melde seg til et ubegrenset antall emner dersom de kvalifisert og emnet har kapasitet.

2.1.4 Påkrevd oppmøte på første undervisningstime

På emne samlebilde i FS finnes et felt "Påkrevd oppmøte" som sier at fremmøte er påkrevd for å beholde undervisningsplass på emnet. Dersom man setter inn J i feltet må det i feltet Status-fremmøte på undervisningsmeldingen manuelt registreres J/N om den enkelte student møtte frem.
For å slette meldinger for de som ikke har møtt (dvs. de som har verdi N i feltet Status-fremmøte), benyttes rutinen FS515.002 Sletting av undervisnings-/eksamensmeldinger med N for Ja-svar eller møtt. Dersom feltet Påkrevd fremmøte har verdien N, så vil det ikke bli satt noen verdi i feltet Status-fremmøte på undervisningsmeldingen.

"Påkrevd oppmøte"= J vil ikke hindre studenter i å melde seg til emner, men kan være nyttig for å holde bedre oversikt over hvilke studenter som mener å beholde plassen på emnet, og frigi plasser til andre interesserte. "Påkrevd oppmøte"= J vil ikke ha funksjon før første undervisningsdag.

2.2 Innføre maksimumsgrense?

2.2.1 Begrense antall emner eller antall studiepoeng?

Emner på UiO varierer i størrelse fra 1 til 150 stp. Setter man en grense på for eksempel fem emner, kan dette utgjøre for eksempel en masteroppgave på 60 stp. pluss fire emner à 10 stp. Har man da avhjulpet problemet? Hvis man satt en maksgrense på 60 stp. ville en masterstudent på en masteroppgave ikke få meldt seg til et emne på 10 stp. i tillegg. Er det ok? Satt man grensen ved 50 stp. vil ikke studenter få meldt seg til masteroppgaver på 60 stp. eller en ph.d.-kandidat med avhandlingsemne på 150 stp.

I tilfeller der man ønsker at studenter skal få plass på flere emner/stp. enn maksgrensen, må man lage seg et studieadministrativt apparat for saksbehandle dispensasjonssøknaden.

2.2.2 Begrense bare på bachelornivå?

Det er på bachelornivået at problemet med fulle emner ligger, men en begrensing måtte gjelde alle studienivåer, for en person kan tenkes å være kvalifisert til emner både på bachelor, master og ph.d.-nivå samtidig, og en slik person kan ventelig likeså vel som andre melde seg til langt flere emner enn det er realistisk å gjennomføre, og da vil problemstillingen med bruk av UiOs samlede ressurser gjelde. Eller?

2.2.3 Samme tallet på begrensningen for hele UiO?

På UiO liker vi så langt det lar seg gjøre å ha felles regler og rutiner for like situasjoner, ikke minst med tanke på informasjon ut til søkere, studenter og ansatte, samt å ha standardiserte FS-løsninger som i minst mulig grad krever spesialkunnskap eller god hukommelse om alle ulike spesialordninger. Dersom vi skal sette en maksgrense for antall studiepoeng en student får melde seg til, bør tallet være det samme for hele UiO eller i hvert fall for emner samme studienivå, eksempelvis alle emner på bachelornivå (i FS emner på studienivå 70-499).

2.2.4 Hvilket tall hvis maks antall studiepoeng?

Et tall mellom 50 og 70?

Se vedlagte tallmateriale fra 18. august 2017 (vedlegg 2) som angir  antall AKTIV-studieprogramstudenter per bachelorprogram med minst én undervisningsmelding 2017-HØST.

Se vedlagte tallmateriale fra 22.og 30. august 2017 over emner som studenter i enkeltemneperioden, vedlegg 3.

3 Avhengig av god teknisk løsning i FS/Studentweb

3.1 Forskrift for studier og eksamener ved UiO

Før vi kan begrense studentens rettigheter måtte vi forskriftsfeste det. …

3.2 Varsel i Studentweb?

Man kunne tenke seg at studenten i Studentweb fikk et varsel dersom de søkte plass på mer enn et gitt antall studiepoeng i ett semester, eksempelvis: «Merk at du nå har meldt deg til emner av mer enn 30 studiepoengs omfang dette semesteret. Et fulltidsstudium utgjør 30 stp. Vi oppfordrer deg til å trekke deg fra emner du ikke skal ta, og på den måten frigjøre plassen til andre interesserte studenter». Vi vil ikke anbefale et slikt varsel eller oppfordring uten en konkret sanksjonsmulighet for det har erfaringsmessig liten effekt og gir visuell støy inne i Studentweb.

3.3 Mulighet for å sette inn begrensning FS og Studentweb

Vi har slått fast at problemet omfatter både programstudenter og enkeltemnestudenter. Enkeltemnestudenter har ikke opptak til et studieprogram i FS, så det vil ikke være en dekkende løsning å legge inn begrensningen knyttet til studentens studieprogram. Heller ikke på emnekombinasjonen, for man vil begrense at studenter melder seg til emner også utenfor planen. Begrensningen måtte derfor ligge på personen på en eller annen måte. På en eller annen måte få til noe i Studentweb som sier «Du har nå søkt plass/fått plass på emner av n studiepoengs omfang dette semesteret, og du kan ikke velge flere. Alternativt kan du trekke deg fra et eller flere emner og velge andre i stedet.» Dersom vi på UiO ble enige om ett makstall for samtlige studentgrupper, kunne vi foreslå et modulvalg for Studentweb. Modulvalg gjelder alltid samtlige studenter, inkl. ph.d.-nivået. I og med at ph.d.-avhandlingsemner normalt er på 150 stp. vil et modulvalg alene ikke hjelpe. Modulvalget vil måtte kunne knyttes til studienivå, men det vil altså innebære å be om helt ny FS-funksjonalitet for modulvalg.

4 Prioritere emner?

Hvis vi ser at en maksgrense for antall emner/stp. ikke er den beste løsningen, kunne vi tenke på ny type emneprioritering? Kunne vi tenke få en FS/Studentweb-løsning der studenten angir en prioritering blant alle emnene de kunne ønske seg plass på? Eventuelt kombinert med et makstall? Det er vanskelig å se hvordan en slik prioritering skulle kunne håndteres på emner med DIREKTE påmelding, som innebærer at studenter får svar på søknaden i Studentweb straks etter at (på sekundet) søknaden er registrert. Studenten får bare søkt plass dersom undervisningen i emnet har minst én ledig plass. Enkeltemneordningen på UiO baser seg på at emnene har DIREKTE påmelding. Lena tenker derfor at en prioritering blant alle emner for alle studentgrupper ikke vil kunne løses uten store endringer i enkeltemneløsningen på UiO, samt at det ville innebære å innføre ytterligere en saksbehandlingsrunde for undervisningsopptak på emner med SØKNAD i tillegg til rundene i midt i juni, august og desember/januar.

Hvis studenten skulle prioritere blant en rekke emner, hva skulle ligge til grunn for prioriteringen, ut over faglig interesse? Ville studenten se en sammenhengen mellom å prioritere emner og å få plass på seminargrupper? Vil studentene for eksempel ønske emne A bare dersom de får plass på seminargruppe 1, men emne B dersom de ikke får plass på ønsket seminargruppe? Prioriteringen vil måtte ta hensyn til mulighet for kollisjonsfrie studieløp?

5 Status 19. juni 2019: Ønsket avvist nasjonalt

UiO presenterte problemstillingen som et endringsønske i den nasjonale FS planleggingsgruppe 18. og 19. juni 2019. Ingen andre institusjoner hadde uttalte behov for slik begrensing. Ønsket ble unisont avvist av samtlige møtedeltakere, unntatt UiB. UiB anerkjente problemet fra ett og annet institutt, uten at det var et uttalt problem for UiB som helhet. Svært få andre institusjoner har undervisningsopptak. Planleggingsgruppen syntes ikke det var riktig å prioritere å finne en god nok FS/Studentweb-løsning for én institusjon når det er så mye annet i FS-sfæren som er mer prekært å få løst.

Vedlegg:

Vedlegg 1 Notat fra HF og SV fra 2005 om feltet Påkrevd Ja-svar. Jf. punkt 2.1.3

Her kommer noen oppfølgingsspørsmål fra HF og SV vedr. mulig bruk bekreft-knapp i StudentWeb for undervisningsopptaket våren 2006. Vi er nok generelt av den oppfatning at vi er noe skeptisk til å innføre en ny funksjonalitet før konsekvensene på helårsbasis er tilstrekkelig belyst.

1 Prinsipielle spørsmål

1.1 Hvilke behov er knappen tenkt å dekke?

- Frigjøre undervisningsplasser på emner med oversøkning?
- Få bedre oversikt over faktisk interesse for emner?
O Hvis ja, er vi litt tvilende til at studentenes atferd faktisk vil avspeiles.
- Er det tenkt at de som får opptak under hovedopptaket i august skal takke ja til tilbudet i god tid før 1. september?
- Hvis fristen om høsten skal være 1. september, hvilken praktisk nytte skal knappen dekke?
- Gitt at ny forskrift blir slik at frist for å få prioritert plass på emner i vårsemesteret blir 5. januar. Når er det i så fall tenkt at studentene skal bekrefte emneopptaket og hvilke og hvem sine behov skal bekreftelsen dekke?
- Hvilke konsekvenser er det tenkt at studenter som ikke bekrefter undervisnings-opptaket vil få?
O Vil de miste undervisningsplassen?
 - Hvis ja, tror vi det vil falle svært uheldig ut for emner med god kapasitet, av to grunner:
1) En rekke emner på HF trenger alle studenter de kan få, og HF ønsker ikke at studenten blir fratatt en plass av halvtekniske årsaker.
2) Det skapes en kunstig atmosfære av frykt for å miste plass på emner, som savner rot i kapasitet på en rekke emner.
O Hvis de ikke mister undervisningsplassen, undergraver ikke det da innføring av ordningen?

1.2 Hvordan er informasjonsstrategien vedr. bekreft-knappen og dens konsekvenser tenkt lagt opp?

Hva nøyaktig takker studenten ja eller nei til?
- Generelt opptak på emnet, men ikke til de tildelte seminargrupper?
- Plass på seminargrupper og lignende?
- Eksamensmelding?

2 Praktiske spørsmål

Hvis man innfører bekreft-knappen, regner vi med at den er ment brukt både ved vår- og høstsemesteret?
For undervisning i høstsemesteret har vi hatt tradisjon i to år, i samsvar med nåværende forskrift, for å foreta undervisningsopptak i juni og i august, m.a.o. slik at det foregår et forhåndopptak i juni.

2.1 Tenker man seg at de som får forhåndsopptak i juni, skal bekrefte opptaket sitt i for eksempel slutten av juli for at ledig kapasitet skal kunne frigis til hovedopptaket?

Hvis ja, hvordan vil dette fungere teknisk?
Et tenkt eksempel:
Emne XX kan gi tilbud til 50 studenter totalt.
Det søker seg 150 studenter til emnet i forhåndsopptaket.
Det gis tilbud til 30 ved forhåndsopptaket i juni.

Altså er det 120 som ikke får plass.

(HF og SV benytter seg ikke av venteliste-haken i FS fordi at når vi kjører flere opptaks-runder vil studenten som melde seg på tidlig konkurrere på lik linje med de andre studentene i de påfølgende opptaksrundene, dvs. de vil ikke få noen prioritet fordi de meldte seg på tidligere. [jf. E-post fra Monica Stamnes 14.5.2004].)

Gitt at 20 personer av de 30 som fikk plass, takker ja til tilbudet og i beste fall at 10 personer aktivt takker nei. Vi antar da at de 10 frigjorte plassene går inn igjen i den kapasiteten som er til fordeling under hovedopptaket i august. Stemmer det?

Vi imøteser svar på spørsmålene før vi kan gi endelig svar på om vi ønsker å benytte bekreft-knappen.

med vennlig hilsen
Mona Bye (SV), Trine Elvebakken (SV) og Lena Finseth (HF)

Vedlegg 2 Tall fra 18. august 2017. Undervisningsmeldinger på bachelorprogram

Antall AKTIV-studieprogramstudenter pr. bachelorprogram med minst én undervisningsmelding 2017-HØST. Innen hvert program er studentene fordelt etter sum studiepoeng for emnene de er oppmeldt i.

Det er ikke tatt hensyn til hvorvidt det enkelte emne skal/kan brukes i studentens studieprogram. For studenter med mer enn én AKTIV-studierett teller alle emnene fullt ut i begge/alle studieprogrammene.

Vedlegg 3 Tall fra enkeltemnedagen 22. august 2017. Undervisningsmeldinger opprettet

• Totalt ble det opprettet 8107 nye undervisningsmeldinger i FS 22.08. Meldingene fordeler seg på 3637 unike personer.
• 2654 av meldingene ble opprettet mellom kl 09.00 og 09.05. Dette er ny rekord for hvor fort det har gått unna de første 5 minuttene.
• I januar 2017 var dette tallet 1541 og i august 2016 var det 1159.

De ti emnene med flest påmeldinger

Antall meldinger per person

Personer - emner
1 - 40
1 - 30
1 - 24
1 - 22
2 - 20
1 - 17
2 - 16
1 - 15
2 - 14
2 - 13
3 - 12
3 - 11
7 - 10
10 - 9
24 - 8
37 - 7
78 - 6
150 - 5
253 - 4
530 - 3
805 - 2
1723 - 1

For de som meldte seg til flest emner har vi også sett på hvor mange meldinger de har pr. 30.08.2017. Noen har meldt seg av en del, noen har meldt seg til flere

40 -> 15
30 -> 3
24 -> 38
22 -> 17
20 -> 28
20 -> 4
17 -> 10
16 -> 5
16 -> 9
15 -> 4

Vedlegg 4 Hvor mange studenter avlegger flere studiepoeng enn normert?

Logg inn i Tableau.