1. Persontilpasning
Studenter med langvarig tilretteleggingsbehov kan få registrert persontilpasning i FS. Eksempler er studenter med lese- og skrivevansker, ADHD, autisme, døvhet etc. Ved registrering av persontilpasning vil tilretteleggingen også gjelde på tvers av fakulteter. Det er derfor viktig at fakultetene følger samme rutine for registering i FS. Les mer om rutiner for felles vedtak på tvers av fakulteter på nettsidene til Tilrettelegging sentralt.
1.1 Registrering av persontilpasning
Opprett en ny rad og legg inn data under fanen Person tilp i 'Student vurdering samlebilde'. Bildet finner du via nedtrekksmenyen i Student samlebilde eller via modulen Vurdering - Bilder. (Du kan også bruke bildet 'Spesialtilpasning for person' som ligger under Personbilder).
- Spesialtilpasningstype: skal være TID når ekstra eksamenstid er en del av tilpasningen som innvilges. Hvis ekstra eksamenstid ikke er en del av tilpasningen skal tilpasningstype være UTSTYR.
- Journalnr: legg inn fakultetets kortnavn og saksnr fra ePhorte
- Gjelder i periode: Fyll ut både fra-dato og til-dato. Bruk fra 01.01 eller 01.08, og til 31.07 eller 31.12. Er tilpasningen innvilget for hele studietiden, skal feltet til-dato fylles ut med 01.01.2100.
- Romutstyr: Legg inn utstyrskode hvis utstyr er en del av persontilpasningen som er innvilget.
- Må vurderes for hvert enkelt emne: J
NB! Det er viktig at det står 'J' i feltet 'Må vurderes for hvert enkelt emne'.
Hvis det står 'N' og feltet Romutstyr er fylt ut, vil tilpasningen vises i StudentWeb på alle eksamensdeler, uavhengig av type eksamen og om det er innvilget eksamenstilpasning. Det samme gjelder for feltet Merknad eks.tilpasning.
Feltet 'Annen merknad' brukes dersom studenten skal ha mer ekstra tid enn standard. Da føres fakultetets kortnavn, ekstratid og eksamenens varighet, f.eks. MN:1,5t/6t.
Standard for ekstratid:
1-2 timers eksamen: 15 min
3-4 timers eksamen: 30 min
5-8 timers eksamen: 1 time
1.2 Lese- og skrivevansker
Ordningen med tilrettelegging for studenter med lese- og skrivevansker består av følgende tilpasninger ved skriftlig eksamen:
- Ekstra eksamenstid
- Bruk av PC eller andre tilretteleggingsprogrammer
Bruk av PC inkluderer stavekontroll i Word.
NB! Anonym orientering til sensor er ikke en del av standard tilrettelegging til eksamen for studenter med lese- og skrivevansker.
2. Finne studenter med innvilget persontilpasning som er meldt til eksamen ved fakultetet
Du får oversikt over alle innvilgede persontilpasninger med rapporten 'FS530.001 - Spesialtilpasninger for vurdering'.
Rapporten kjøres på datagrunnlag 'Søknad':
- Studenter med aktive persontilpasninger som er meldt til eksamen er merket med en '*p'.
- Studenter som har fått registrert en eksamenstilpasning merket med en *e.
Merk: Persontilpasningen, *p, vises på alle deler av emnets vurderingskombinasjon, f.eks. både muntlig, skriftlig og oblig.
FS530.001 - Spesialtilpasninger for vurdering
Merk: Hvis rapporten kjøres på datagrunnlag 'Vedtak', vil den ikke fange opp studenter som har fått innvilget persontilpasning, og som heller ikke har fått innvilget eksamenstilpasning. Dette skyldes verdien 'J' for Må vurderes for hvert enkelt emne på persontilpasningen. Persontilpasninger med 'J' i dette feltet vises ikke når rapporten kjøres med valget Vedtak.
Filtrering i rapporten
Det er som regel på skriftlig eksamen at det er aktuelt å få eksamentilpasning. Rapporten er ikke tilrettelagt for kun visning av skriftlige eksamener. Forslag til filtrering som kan øke lesbarheten i rapporten:
- Fjern alle radene med obliger ved bruke dette filteret: vurdkombkode not like '%OBL%'
- Vis kun eksamener hvor bokstaven 'S' er en del av koden til vurderingskombinasjonsen: vurdkombkode like '%S%'
Merk: Her må du vite at bokstaven 'S' - for skriftlig eksamen, alltid er brukt i emnets vurderingskombinasjonskode når det er en skriftlig eksamen. - Ønsker du å kun se *p'ene, kan dette filteret brukes: tilptype like 'P'
- Ønsker du å kun se *e'ene, kan dette filteret brukes: tilptype like 'E'
- Du kan kombinere flere filtre, for eksempel slik: (vurdkombkode not like '%OBL%') and (vurdkombkode like '%S%') and (tilptype like 'P')
Oppskrift på filtrering, se eventuelt egen brukerveiledning for filtrering:
- Kjør rapporten som vanlig.
- Høyreklikk i den hvite delen av rapporten.
- Velg Filtrer.
- Skriv inn ønsket filter i det lille bildet som kommer opp og trykk ok.
- Nå viser rapporten et mer begrenset utplukk ut i fra hvilke kriterier du oppga i filteret.
Bilde for filtrering
3. Registrere eksamenstilpasning i FS på bakgrunn av persontilpasning
Tilpasning til eksamen skal alltid vurderes for hver enkel eksamen og registreres i eksamenstilpasning selv om det er registrert persontilpasning. Se også egen veiledning for registrering av eksamenstilpasning.
Det er i 'Student vurdering samlebilde' du registrerer eksamenstilpasning på studentene du fant med *p i rapporten.
Under fanen 'Melding' ser du studentens eksamensmeldinger inneværende semester. Marker aktuell eksamen/eksamensdel og trykk på knappen Registrer eks.tilpasning.
Når det er gjort, opprettes det en forekomst for denne konkrete eksamenen under fanen Eks.tilp. Du må fylle ut feltet 'Ekstra eksamenstid'. PC og eventuelt annet innvilget romutstyr registreres ved å opprette rader i kolonnen 'Romutstyr for tilpasninger' til høyre.
Når saken er ferdig behandlet, setter du 'J' i feltet Innvilget. Hvis du skal registrere en ny tilpasning for en annen eksamen må alle felt, inkludert romutstyr fylles ut for denne også.
Ferdig behandlet eks.tilpasning
Registrering av eksamenstilpasninger vil generere *e'er i rapporten FS530.001 Spesialtilpasninger for vurdering, når denne kjøres på nytt. Hvis du ønsker å kun se ferdig behandlede eksamenstilpasninger, dvs med 'J' i feltet innvilget, må rapporten kjøres på datagrunnlag 'Vedtak' og med filteret tilptype like 'E'.
4. Sende e-post til student om at informasjon om eksamenstilpasning er tilgjengelig i StudentWeb
4.1 Sende e-post fortløpende til en og en student
Når eksamenstilpasningen er ferdig registrert kan man høyreklikke i bildet og velge 'Send e-post' Da åpnes rapporten for å sende e-post fra FS med studenten fra bildet ferdig lagt til som mottaker.
Velg adressetype intern. Det skal være hake i 'Arkiver etter utsendelse' slik at eposten blir lagret i dokumentarkivet i FS og tilgjengelig for studenten i StudentWeb. Skriv inn subject og tekst. Kjør rapporten for å sende e-posten.
FS214.001 - Send e-post
Hvis du behandler eksamenstilpasninger for flere studenter, sparer du tid på å ikke lukke rapporten etter å ha kjørt den. Når eksamenstilpasning er ferdig behandlet for neste student, kan du igjen høyreklikke i bildet og velge 'Send e-post'. Rapporten vil da legge inn denne studenten som mottaker, mens de andre innstillingene og teksten du skrev inn tidligere fortsatt vil stå der.
4.2 En felles epostutsendelse til alle studentene etter at all registrering er ferdig
Fremgangsmåte for å finne alle med persontilpasning som har fått registrert en eksamenstilpasning inneværende semester.
- Kjør rapport FS530.001 på utplukk sted, datagrunnlag søknad og filtrer slik at kun *p'er vises. Lagre en flettefil - fil 1.
- Kjør rapport FS530.001 igjen, på utplukk sted, datagrunnlag vedtak og filtrer slik at kun *e'er vises. Lagre en flettefil - fil 2.
Fil 1 inneholder alle som er meldt til en eksamen ved fakultetet som er registrert med en persontilpasning (*p).
Fil 2 inneholder alle som er meldt til en eksamen ved fakultetet som er registrert med en eksamenstilpasning med 'J' i feltet innvilget (*e).
I FS, under hovedmenyen finner du menyvalget 'Verktøy' - Behandle flettefiler
'Fil 1': Trykk på knappen og finn frem filen med *p'er.
'Fil 2': Trykk på knappen og finn frem filen med *e'er.
'Join operator': Velg n(Snitt), det gir forekomstene som finnes både i fil 1 og i fil 2. Trykk på den røde pilen.
'Lagre': Lagre en ny fil. Studentene i denne nye filen er de som skal få e-post.
Se også egen veiledning for å lage og behandle flettefiler
4.3 Studentweb
Innvilget persontilpasning vises ikke i Studentweb, men eksamenstilpasninger er synlig to steder i Studentweb. På forsiden under kommende hendelser og på Aktive emner under eksamen. Ekstra eksamenstid, romutstyr og ev. utfylt merknad vises.
