Permisjon
Innvilgede permisjoner skal registreres i FS for at studentens utdanningsplaner blir oppdaterte og slik at man blant annet forhindrer at studenten får studieretten feilaktig inndratt.
Fra og med høsten 2020 er det et felles regelverk for studiepermisjoner ved UiO, dette gjelder fra og med 1. oktober 2020. Søknadsprosessen er robotisert slik at studenten søker på nettskjema og roboten legger søknaden inn i ePhorte. I første omgang må saksbehandler registrere alle typer permisjon i FS. Senere er det meningen at roboten skal registrere permisjonen i FS for fraværsårsaken "uten dokumentasjon" for de studentene som kan få innvilget dette. (Det er usikkert når dette skjer, kanskje i starten av 2021, men da vil det komme informasjon om dette til instituttene.)
Fraværsårsaker
Det er viktig at du bare bruker de permisjonsgrunnene som samsvarer med de årsakene som oppgis i felles regelverket for studiepermisjoner ved UiO. Det finnes flere koder i FS, men det er bare følgende fraværsårsaker kan brukes når man registrerer permisjon i FS:
- Uten dokumentasjon med kode UTEN-DOK: Permisjoner uten dokumentasjon skal på sikt registreres automatisk i FS av roboten, men foreløpig må saksbehandler registrere disse permisjonene manuelt.
Vær oppmerksom på at masterprogrammene ved HF er delvis er unntatt reglene om permisjon uten dokumentasjon. Studenter på masterprogrammer som er i sitt siste normerte/avtalte semester eller har fått innvilget et ekstra eller et siste semester, kan normalt ikke få permisjon uten dokumentasjon. Årsaken til dette er ordningen med ekstra og siste semester på master for HFs masterprogrammer.
- Foreldrepermisjon med kode FORELDRE: Se mer lenger ned på nettsiden.
- Verneplikt - med kode VERNEPLIKT
- Sykdom (egen eller i familien) med kode SYKDOM
- Heltidsverv studenttillits-/folkevalgt med kode VERV
- Annen årsak med kode ANNEN: Denne permisjonsårsaken skal brukes for andre tungtveiende årsaker utenfor studentens kontroll.
Registrere permisjon
Permisjon registreres i Student samlebilde. Noen studenter kan ha studierett på flere studieprogrammer, pass derfor på at du velger riktig studierett. Klikk i fanen 'Perm' og registrer permisjon på følgende måte:
- Legg til en ny rad (ved å taste Ctrl+N eller klikke på symbolet for ny rad i verktøylinjen i FS)
- Programkoden for programmet kommer automatisk i feltet 'Studieprogram'. Legg inn datoene for perioden permisjonen skal vare.
- I feltet 'Prosent perm.' skal det alltid stå 100. Studenter kan ikke ha delvis permisjon, da må da må de i stedet søke om redusert studieprogresjon.
- Velg fraværsårsak fra nedtrekksmenyen. OBS: Det er kun de fraværsårsakene som oppgis i felles regelverk for studiepermisjoner ved UiO som skal brukes, se mer om fraværsårsaker lenger opp på nettsiden.
- Det er mulig å legge inn en merknad i merknadsfeltet. Vær oppmerksom på at det, pga. personvernhensyn, aldri skal legges inn informasjon om sykdom eller andre sensitive personopplysninger.
- I feltet "Journalnr" kan du gjerne skrive inn saksnummeret som søknaden har i ePhorte, slik at det er enklere å finne tilbake til søknaden/saken.
- I feltene "Forventet nytt kull/klasse: Legg inn programkoden en gang til. Skriv inn forventet nytt kull. Dette skal beregnes med utgangspunkt i startkullet til studenten, dvs. det semesteret studenten fikk opptak til programmet. For eksempel skal en student som fikk opptak på et program høsten 2019 som skal få innvilget ett semesters permisjon, ha nytt kull 2020 VÅR. I de fleste tilfeller skal man også registrere nytt kull for studieretten, se mer om dette lenger ned på nettsiden.
- Lagre.
Se bildet under for å se hvilke felter som skal fylles ut:
Feilmelding: Får du feilmelding når du skal lagre permisjonen? Dette skyldes sannsynligvis at det semesteret du skal legge inn i feltene "forventet nytt kull/klasse" ikke finnes i FS. Gi beskjed til FS-koordinator Anne Løken om hvilket studieprogram det gjelder og hvilket semester (dvs. det nye kullet) som må opprettes i FS.
Dersom permisjonen allerede har begynt, endrer du studentstatus i øvre del av Student samlebilde til PERMISJON. Dersom permisjonen starter frem i tid, vil studentstatusen oppdateres automatisk.
I perioden en student har permisjon (og dette er registrert i Student samlebilde), vil det komme opp en rød merknad til høyre i øvre del av Student samlebilde under "Meldinger" om at studenten har 100 % permisjon og tidsperioden permisjonen gjelder, se bildet under:
OBS: Masterstudenter som er i sitt siste ordinære semester eller har fått innvilget et ekstra/siste semester: Det er egne regler for masterstudenter som er sitt fjerde semester eller siste avtalte semester (hvis de har hatt redusert studieprogresjon eller permisjon), samt for de som har fått innvilget et ekstra/siste semester. Disse studentene kan normalt kun få innvilget permisjon på grunnlag av sykdom eller foreldrepermisjon. De kan i utgangspunktet ikke få innvilget permisjon på bakgrunn av andre årsaker, men henvises da i stedet til ordningen med å søke om ekstra og eventuelt et siste semester.
Foreldrepermisjon
For foreldrepermisjon gjelder egne regler.
Studenter som får innvilget foreldrepermisjon kan velge å semesterregistrere seg, melde seg til emner og avlegge eksamen selv om de er registrert med permisjon. I FS registreres imidlertid foreldrepermisjon på samme måte som andre permisjoner, se ovenfor.
Vær oppmerksom på at studenter som skal ha fødselspermisjon og får støtte fra Lånekassen ikke kan ha permisjon tidligere enn tre uker før fødselen dersom de skal motta foreldrestipend. Ved foreldrepermisjoner kan det derfor være nødvendig å registrere datoer som starter og slutter midt i et semester i feltene 'periode'.
Flytte kull ved registrering av permisjon
I de fleste tilfeller skal studenter som har permisjon få flyttet kullet fram med tilsvarende antall semestre som permisjonen varer. Når man flytter kullet fram for en student utvider man studierettsperioden til studenten og utdanningsplanen blir automatisk forlenget. Etter at du har registrert permisjon i Perm-fliken (se lenger opp på siden), flytter du kull for studenten på følgende måte:
- Klikk på knappen "Endringsfunksjoner" til høyre i øvre del av Student samlebilde eller i øvre del av bildet Utdanningsplan. Det kommer da opp et bilde med tittel "Endringsfunksjoner"
- Hak av for "Nytt kull".
- Skriv deretter inn det nye kullet (det samme som du registrerte under Perm-fliken) i feltene "Ny kull-termin".
- I feltene "Gjelder fra termin" skal du skrive inn det semesteret permisjonen gjelder fra.
- De andre feltene er ikke relevant for HFs studieprogrammer.
- Når du har registrert nytt kull og dato, klikk på knappen "Utfør". Det kommer da opp en melding om at kullet er oppdatert. Klikk "OK". Du må hente fram studenten på nytt i Student samlebilde eller bildet Utdanningsplan for at endringen av kullet synes.
Se bildet under for oversikt over hvilke felter som skal fylles ut.
Vær oppmerksom på at selv om studierettsperioden til studenten og utdanningsplanen blir automatisk forlenget må du som regel i tillegg revidere utdanningsplanen til studenten ved å flytte eventuelle obligatoriske emner framover i planen. Se mer om dette i brukerveiledningen for administrering av utdanningsplaner.
Feilmelding: Får du feilmelding når du skal lagre permisjonen? Dette skyldes sannsynligvis at det semesteret du skal legge inn i feltene "forventet nytt kull/klasse" ikke finnes i FS. Gi beskjed til FS-koordinator Anne Løken om hvilket studieprogram det gjelder og hvilket semester (dvs. det nye kullet) som må opprettes i FS.
I følgende tilfeller der man ikke skal endre kull:
- Programmer som har endret navn: Når man endrer navn på et studieprogram gjelder endringen fra og med et bestemt kull. Dersom studieprogrammet har endret navn vil alle studenter som er registrert på det kullet (fram til en eventuell neste endring) få det nye navnet på vitnemål. Dersom man ser at det er uheldig at det nye programnavnet brukes for studenter som har avvikende progresjon på grunn av permisjon, bør man la være å flytte kullet fram. Dette kan f.eks. være i tilfeller der endringen av programnavnet er så stor at det kan være vanskelig å se at det er det samme programmet som studenten fikk opptak til. I stedet for å flytte kullet fram kan man benytte Planlagt slutt.
-
Programmer som er under utfasing: For programmer som er under utfasing skal det kun opprettes et par kull etter siste opptak til programmet. Det siste kullet som opprettes vil fungere som et oppsamlingskull for alle som er forsinket på programmet. For studenter som er forsinket og skal få innvilget ytterligere permisjon, registrerer du permisjon på vanlig måte, men du flytter ikke kullet lenger fram enn til det siste kullet som er registrert for programmet. I stedet kan du registrere det semesteret studenten er antatt å avslutte på programmet i feltene planlagt slutt. Følgende av HFs programmer som er under utfasing har et siste kull (oppsamlingskull):
- HFB-EAS - bachelorprogrammet i europeiske og amerikanske studier: høst 2010
- HFM2-AKK - masterprogrammet i arkeologi, kunsthistorie og konservering: høsten 2009
- HFM2-EAS - masterprogrammet i europeiske og amerikanske områdestudier: høsten 2015
- HFM2-EST - masterprogrammet i estetiske studier og allmenn litteraturvitenskap: våren 2016
- HFM2-LIT - masterprogrammet i europeiske og amerikanske litteraturstudier: våren 2016
- HFM2-SPR - masterprogrammet europeiske språk: våren 2016
Dersom du er usikker på om endringer på ditt/dine studieprogram vil påvirke flytting av kull eller har spørsmål til registrering av permisjon i slike tilfeller, ta kontakt med FS-koordinator Anne Løken.
Oversikt over studenter i permisjon
Du kan hente ut oversikt i FS over hvilke studenter på et bestemt program som har eller har hatt permisjon. Dette kan du gjøre ved å bruke rapporten FS290.001 Innvilgede permisjoner (Modul Programstudent > Rapporter> FS290.001). Rapporten kan kjøres per program, men ikke per studieretning.
I feltene 'Periode' fyller du inn datoer for den perioden som du ønsker å hente fram permisjoner for. Dersom du vil finne fram til de studentene som har permisjon på det tidspunktet du henter ut rapporten, kan du skrive inn dagens dato i start- og sluttfeltet.
Rapporten henter fram de enkelte studentene og kan vise hvilken årsak som er registrert og eventuelle merknader som er registrert. Se bildet under, der det er hentet fram oversikt over alle studenter på programmet HFB-EURAM som var registrert med permisjon høsten 2019 (OBS: i rapporten vises også noen fraværsårsaker som ble brukt tidligere, men ikke skal brukes lenger, se mer om dette lenger opp på nettsiden.)
Utsatt studiestart
Studenter som har fått opptak til et studieprogram ved HF inneværende semester kan søke om å utsette studiestart i inntil fire semestre. Se følgende nettside om utsatt studiestart der det også er oppgitt hvilke årsaker som studentene kan søke på bakgrunn av.
Utsatt studiestart på bakgrunn av foreldrepermisjon
For utsatt studiestart på grunn av foreldrepermisjon gjelder egne regler. Studenter i foreldrepermisjon kan velge å semesterregistrere seg, melde seg til emner og avlegge eksamen selv om de har fått innvilget utsatt studiestart. På grunn av dette skal utsatt studiestart på grunn av foreldrepermisjon registreres som en fødsels-/foreldrepermisjon i FS, se brukerveiledning lenger opp på denne siden. I tillegg til den vanlige registreringen av fødselspermisjon i "Perm"-fliken i Student samlebilde, legg også inn merknaden "Egentlig utsatt studiestart" i merknadsfeltet.
Utsatt studiestart i ett semester
Dersom en student skal få innvilget utsatt studiestart i ett semester, skal dette registreres som permisjon i Student samlebilde, se brukerveiledning lenger opp på siden. I tillegg til den vanlige registreringen av permisjon i "Perm"-fliken i Student samlebilde, legg også inn merknaden "Egentlig utsatt studiestart" i merknadsfeltet.
Utsatt studiestart i to, tre eller fire semestre
For studenter på bachelorprogrammer og årsenheter (reservasjon av studieplass)
Dersom du skal innvilge utsatt studiestart i to, tre eller fire semestre for studenter på bachelorprogram eller årsenhet skal du ikke registrere permisjon i FS, men kun sende vedtaksbrev til studenten. Mal for slike svarbrev legges ut på fellesområdet (prog-sekr) i august hvert år, og informasjon om dette sendes ut fra studieseksjonen. Denne brevmalen må brukes, slik at studentene får den nødvendige informasjon for å kunne reservere studieplassen sin til året etter. Du skal sende kopi av svarbrevet og studentnummeret til opptakskoordinator ved HF Monica Lund Haugom (gjerne på e-post), som gjør de nødvendige registreringene i FS.
Opptakskoordinator inndrar studierettene til alle studenter på bachelorprogram og årsenheter som får reservert studieplass i to, tre eller fire semestre. Studentene får opprettet en ny studierett på programmet det året de har fått innvilget utsettelse til, så sant de søker på nytt gjennom Samordna opptak (slik de får informasjon om i brevet).
For studenter på masterprogrammer
Dersom en masterstudent skal få innvilget utsatt studiestart i ett år, skal dette registreres som en permisjon i FS. Det registreres på samme måte som permisjon i Student samlebilde, se brukerveiledning lenger opp på siden. I tillegg til den vanlige registreringen av permisjon i "Perm"-fliken i Student samlebilde, legg også inn merknaden "Egentlig utsatt studiestart" i merknadsfeltet.
Redusert studieprogresjon
Programstudenter kan normalt ha 50 % studieprogresjon uten noen bestemt grunn eller dokumentasjon, se følgende nettside. Det er imidlertid en fordel om studentene gir studieadministrasjonen beskjed, slik at man kan registrere redusert studieprogresjon og får forlenget utdanningsplanene så de stemmer overens med studieløpet til den enkelte student.
Hvis studenter skal få innvilget lavere studieprogresjon enn 50 % på grunn av særskilte behov eller forhold, som de har levert dokumentasjon for, er det vanlig å innvilge og registrere 33% studieprogresjon. Det vil si at studenten skal ta 10 studiepoeng i semesteret.
OBS: Masterstudenter som er i sitt siste ordinære semester: Det er egne regler for masterstudenter som er sitt fjerde semester eller siste avtalte semester (hvis de har hatt redusert studieprogresjon eller permisjon). Disse studentene kan i utgangspunktet ikke få innvilget redusert studieprogresjon når de er i sitt siste ordinære semester. De henvises da i stedet til ordningen med å søke om ekstra og eventuelt et siste semester dersom de har behov for å bruke lenger tid på å fullføre masteroppgaven.
Registrere redusert studieprogresjon
Redusert studieprogresjon registreres i Student samlebilde på følgende måte:
- Klikk i fanen "Progresjon". Legg til en ny rad i dette underbildet (ved å taste Ctrl+N eller klikke på symbolet for ny rad i verktøylinjen i FS).
- Legg inn semesteret/semestrene som studenten skal ha redusert studieprogresjon, samt prosentvis progresjon av fulltid. Du legger inn én rad per semester studenten får innvilget redusert studieprogresjon.
- Registrer i tillegg det semesteret studenten kommer til å avslutte studiet dersom han/hun følger den reduserte studieprogresjonen i feltene "Planlagt slutt" i øvre del av Student samlebilde. Dermed blir utdanningsplanen til studenten automatisk forlenget fram til og med det semesteret man registrerer som planlagt slutt.
Se bildet under for oversikt over hvilke felter som skal fylles ut.
I eksempelet over har studenten, som startet på bachelorprogrammet høsten 2019 fått innvilget 50% studieprogresjon for hele studieløpet, og utdanningsplanen er forlenget fram til og med våren 2025 (tre år etter normert tid).
Oversikt over studenter med redusert studieprogresjon
Det er ingen FS-rapporter som kun gir oversikt over de studentene som har redusert studieprogresjon, men ved å bruke rapporten FS301.010 Studenter i studiekull (Modul Programstudent> Rapporter> FS301.010) kan man finne fram til de studentene der det er registrert redusert studieprogresjon i Student samlebilde i FS. Fyll inn/hak av for følgende i rapporten:
- Studieprogram: Velg aktuelt studieprogram fra nedtrekksmenyen
- Kull: Hak av dersom du ønsker å hente rapporten for ett kull. Velg dette fra nedtrekksmenyen. Dersom du vil hente rapporten for alle kull, haker du ikke av her.
- Start: Hak av dersom du ønsker å hente rapporten for et startkull (det semesteret studenten fikk opptak til programmet) og velg startkull fra nedtrekksmenyen. Dersom du vil hente rapporten for alle startkull, haker du ikke av her.
- Studieretning: Velg ev. studieretning eller la feltet være tomt
- Vis (til høyre i øvre del av bildet): Her kan du velge hvor mye informasjon du ønsker å ha med i rapporten ved å hake av eller utelate haker, men du må hake av for 'progresjon'. Ved å hake av for 'permisjoner' og 'utvekslingspersoner' får man med alle de aktive studentene i utplukket.
- Hent rapport (ved å taste Ctrl+R eller klikke på symbolet for ny rad i verktøylinjen i FS)
Se bildet under med et eksempel der rapporten er hentet fram oversikt over studentene som startet på bachelorprogrammet i historie høsten 2018.
For studenter som er registrert med redusert studieprogresjon vil det i kolonnen 'Merknad' være merknad om hvilke semestre studenten har redusert studieprogresjon og hvor stor prosentandel av normert studieprogresjon som er registrert for de enkelte semestrene. Dette samsvarer med de registreringene som er gjort i Progresjon-fliken i Student samlebilde.
Du kan sortere rapporten slik at alle studentene som er registrert med redusert studieprogresjon samler seg i bunn av rapporten. Dette gjør du på følgende måte:
- Høyreklikk i nedre del av rapporten
- Velg 'Sorter...'
- Det kommer opp boks med tittel 'Specify Sort Columns'
- Under 'Source Data' finn 'Progresjon' (denne ligger langt ned på lista)
- Klikk på 'Progresjon' under Source Data. Hold musetasten inne og flytt 'Progresjon' over helt øverst under Columns. Slipp musetasten. 'Progresjon' skal nå ha lagt seg øverst under Columns. Trykk på OK-knappen.
- Du vil nå finne de studentene i utplukket som er registrert med redusert studieprogresjon nederst i rapporten.
Avslutte eller gjenopprette studieretter
Når studenter melder fra at de skal slutte på programmet, må studieretten avsluttes i FS, se følgende oppskrift. Bruk studentstatus SLUTTET. Skriv i tillegg en kort merknad i merknadsfeltet som gjelder studierett (i øvre del av Student samlebilde, i det smale feltet rett under datofeltene "Periode"), f.eks. "Studierett avsluttet etter studentens ønske, [FS-initialer]" eller en liknende tekst. OBS: Ikke legg inn sensitive opplysninger.
På den samme nettsiden, i lenken over, finner du en oppskrift for hvordan gjenoppretter studieretter.