HFs brukerveiledning for registrering av undervisning i FS

1 Opprette undervisningsenheter og undervisningsaktiviteter

Instituttene må hvert semester opprette undervisningsenheter og -aktiviteter for emner som skal gå påfølgende semester. Det er viktig at disse opprettes i tide til å få gjort alle undervisningsregistreringer innen fristen for å overføre undervisningsdata fra FS til Timeplanleggingssystemet TP. Se frister i tidsplan for studieadministrasjon ved HF. Fakultetet tilbyr hvert semester arbeidsstuer for å registrere undervisningsdata i FS.

Det må opprettes undervisningsenheter for alle emner som skal tilbys et gitt semester slik at studentene skal kunne melde seg til disse emnene i Studentweb. Selve undervisningen, som f.eks. forelesninger og seminarer/grupper, registreres i undervisningsaktivitet samlebilde. For de fleste emnene ved HF tilbys det undervisning, og det må dermed opprettes både undervisningsenheter og -aktiviteter for disse emnene. For de emnene der det ikke tilbys ordinær undervisning, f.eks. masteroppgaveemner og leseemner, skal det kun opprettes undervisningsenheter. Vær imidlertid oppmerksom på at semestersidene i emnebeskrivelsene kun opprettes automatisk for emner der det er opprettet undervisningsaktiviteter det aktuelle semesteret. For emner som ikke har undervisningsaktiviteter, må det derfor gjøres andre registreringer i Vortex for at man skal få semestersider. Send e-post til Fridtjof Jerve for å få opprettet semestersider for emner som ikke tilbyr undervisning.

For at det skal opprettes undervisningsenheter og -aktiviteter for de riktige emnene, må bakgrunnsdataene for hvert emne være riktig registrert. Se mer om dette i neste punkt i brukerveiledningen. Hvis bakgrunnsdataene er riktig registrert, kan du gå til punkt 1.2 lenger ned på nettsiden for å opprette undervisningsenheter.

1.1 Bakgrunnsdata i Emne samlebilde: regelmessig/uregelmessig undervisning

Bakgrunnsinformasjonen om undervisning registreres i Emne samlebilde under fanen 'Und.termin'. Dette må være registrert før du kan opprette undervisningsenheter. I fanen 'Und.termin' er følgende bakgrunnsinformasjon registrert:  

• Om et emne skal tilbys i vår- og/eller høstsemestre.
• Om undervisningen skal tilbys regelmessig eller uregelmessig.
• Om et emne går over et eller flere semestre (terminer).

Du kan registrere at et emne går hver eller annenhver høst/vår eller at det går uregelmessig. Dersom et emne tilbys regelmessig hver vår/høst, skal det også registreres at det skal genereres undervisningsenheter. Dette medfører at undervisningsenheter blir opprettet for vår-/høstsemesteret når man kjører rutinen FS408.001 Opprette undervisningsenheter, se punkt 1.2 under. Dersom et emne tilbys uregelmessig i vår-/høstsemesteret skal det registreres at det ikke skal genereres undervisningsenheter.

I eksempelet under er det registrert en rad for høstsemestre og en rad for vårsemestre i fanen 'Und.termin' i Emne samlebilde. I raden for høstsemestre er det registrert J i feltet 'Avholdes uregelmessig' og N i feltet 'Generere und.enheter'. Dette betyr at emnet ikke tilbys regelmessig i høstsemestrene og at det derfor ikke skal genereres undervisningsenheter automatisk med rutinen FS408.001. Feltene har motsatte verdier for raden for vårsemestre, som viser at emnet tilbys regelmessig hver vår og at det dermed skal genereres undervisningsenheter når man kjører rutinen for å opprette undervisningsenheter for dette emnet for vårsemestre.

 

Endre frekvens

Dersom et emne endrer frekvens, f.eks. at det har gått regelmessig hver vår men skal begynne å gå regelmessig hver høst, må du registrere dette i fanen 'Und.termin' i Emne samlebilde på følgende måte:

• Endre registreringen i raden for vårsemestre slik at verdien i feltet 'Avholdes uregelmessig' endres til J og i feltet 'Generere und.enheter' endres til verdien N. Raden for vårsemestre kan ikke slettes når det finnes undervisningsenheter for bestemte vårsemestre for emnet. 
• Legg til en rad for høstsemestre. Registrer N i feltet  'Avholdes uregelmessig' og J i feltet 'Generere und.enheter'.

1.2 Rutiner for å opprette undervisnings- og vurderingsenheter

1.2.1 Opprette Undervisningsenheter

Det er opp til hvert institutt å avgjøre om det er den enkelte studiekonsulent som skal opprette undervisningsenheter for sine emner, eller om det kun er én person (f.eks. en FS-superbruker) på instituttet som oppretter undervisningsenheter for alle emnene på instituttet. Avklar derfor med studielederen din hvem som skal kjøre rutinen for å opprette undervisningsenheter.

For å opprette undervisningsenheter kjører du rutinen FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter. Se framgangsmåten for dette i følgende brukerveiledning.
Før du kjører rutinen, vær særlig oppmerksom på følgende:

• Skriv inn påmeldingsdatoene i feltene 'Påmeldingsperiode', slik at du ikke må gjøre dette i etterkant. Se mer om dette under punkt 1.2.2. lenger ned i brukerveiledningen.
• Du må vurdere om undervisningsaktivitetene skal kopieres over eller ikke. Vær oppmerksom på at aktivitetene kopieres fra forrige år. For eksempel vil oppretting av undervisningsenheter for høsten 2024 kopiere undervisningsdata fra høsten 2023. Dersom du vil kopiere fra et bestemt semester, må du kjøre rutinen FS408.001 uten å ta med undervisningsdata fra forrige år, og så kan du i etterkant kopiere direkte fra det semesteret du ønsker. Se mer om dette under punkt 3.1 lenger ned i brukerveiledningen. Hvis du vil kopiere aktivitetene fra forrige år, kan du også velge å kopiere timeplanforekomstene. Dette kan være greit å gjøre dersom organiseringen av undervisningen (med antall timer per uke) skal være lik som forrige år.
• Du må også vurdere om du vil kopiere personroller fra forrige år. Dersom du haker av for "Ta med personroller fra siste år" blir de personene som er registrert i undervisningsenheten i fanen 'Personrolle' i forrige års undervisningsenhet kopiert inn samme sted i undervisningsenheten man oppretter. Personene registrert med rollen CANV-ADM blir også kopiert.
• Dersom du både haker av for "Ta med personroller fra siste år" og for "Ta med timeplaner fra siste år" blir også de personene som er registrert i hver enkelt undervisningsaktivitet i fanen 'Personrolle" i undervisningsaktivitet samlebilde kopiert inn i undervisningsaktiviteten for det semesteret man oppretter for. Personene registrert med rollen CANV-ADM blir også kopiert.

Dersom du har spørsmål til rutinen eller ønsker hjelp til å opprette undervisningsenheter, ta kontakt med Anne Løken.

1.2.2 Påmeldingsdatoer

Påmeldingsdatoer i undervisningsenhet samlebilde registreres samtidig med opprettingen av undervisningsenhetene, se forrige punkt. Dette gjøres på ulike måter for vårsemestre og høstsemestre, fordi det er to runder med undervisningsopptak for høstsemesteret, men bare ett undervisningsopptak for vårsemesteret. 

Vårsemestre

For vårsemestrene registrerer du påmeldingsstart og -frist for påmeldingen (datoene i desember) i feltene 'Påmeldingsperiode' og påmeldingsstart i januar og 1. februar (som er siste frist for registrering i vårsemesteret) i feltene 'Ettermeldingperiode'. Se UiOs oversikt over frister for emnepåmelding. Se eksempel under med utfylling av feltene med datoer for våren 2024.

For emner med påmeldingstype SØKNAD må man gjøre undervisningsopptak etter første påmelding, dvs. datoene som er registrert i feltene 'Påmeldingsperiode'. I perioden for 'Ettermelding' har disse emnene påmeldingstype DIREKTE. Emner der studentene skal får svar på undervisningsopptaket med en gang, er registrert med påmeldingstype DIREKTE i begge periodene for påmelding.

 

Høstsemestre

For høstsemestrene skal du kun legge inn datoer i feltene 'Påmeldingsperiode' når du oppretter undervisningsenheter. Du legger inn påmeldingsstart- og fristdatoene for første påmeldingsperiode i juni. Se UiOs oversikt over frister for emnepåmelding. Se eksempel under med utfylling av feltene med datoer for høsten 2024.

Studieseksjonen sørger for at det blir lagt inn nye datoer etter at undervisningsopptaket er gjort i juni. Årsaken til at det gjøres på denne måten er at feltene 'Påmeldingsperiode' må brukes to ganger. Det kjøres to undervisningsopptak for høstsemesteret, ett i juni og ett i august, og feltene "Påmeldingsperiode" brukes for periodene i forkant av begge disse undervisningsopptakene.

For emner med påmeldingstype SØKNAD må man gjøre undervisningsopptak etter første og andre påmeldingsrunde (i henholdsvis juni og august). I 'Ettermeldingperiode' (fra slutten av august) har disse emnene påmeldingstype DIREKTE. Emner der studentene får svar på undervisningsopptaket med en gang, er registrert med påmeldingstype DIREKTE i begge periodene for påmelding og i perioden for ettermelding.

For mer informasjon om ulike påmeldingstyper, se følgende nettside.

Påmeldingsdatoer for enkeltemnestudenter 

Feltet 'Start enkeltemneopptak' i undervisningsenhet samlebilde brukes for bacheloremner som skal være tilgjengelig for enkeltemnestudenter. Ved HF bruker vi ikke rutinen for å opprette undervisningsenheter til å registrere disse datoene. Siden det kun er noen av bacheloremnene som skal tilbys til enkeltemnestudenter, vil være vanskelig å bruke rutinen FS408.001 til å få registrert enkeltemnedatoen kun for de riktige emnene. Studieseksjonen sørger derfor for at riktig dato og klokkeslett for påmeldingsstart for enkeltemnestudenter blir registrert for aktuelle emner. Studielederne kontaktes i forkant av at dette gjøres. For spørsmål, ta kontakt med Anne Løken.

1.2.3 Opprette vurderingsenheter

For at studentene skal kunne få meldt seg til et emne i Studentweb må det opprettes vurderingsenheter i tillegg til undervisningsenheter. Vurderingsenhetene må opprettes innen fastsatt frist for det aktuelle semesteret, se tidsplan for studieadministrasjon ved HF.

På samme måte som for oppretting av undervisningsenheter, er det opp til hvert institutt å avgjøre om det er den enkelte studiekonsulent/saksbehandler som skal opprette vurderingsenheter for sine emner, eller om det kun er én saksbehandler, f.eks. en eksamenskonsulent, på instituttet som oppretter vurderingsenheter for alle emnene på instituttet. Avklar derfor med studielederen din hvem som skal kjøre rutinen for å opprette vurderingsenheter. 

Vurderingsenheter opprettes ved å kjøre rutine FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter. Fyll ut følgende felt:

• Velg 'Utplukk'. Det kan være greit å velge "Und.enhet" som utplukk, slik at du kun oppretter vurderingsenheter for de emnene som allerede har fått opprettet undervisningsenhet.
• Stedkoden som rutinen skal kjøres for (enten for hele instituttet eller for et fagområde/en understedkode)
• Feltene "Tid": Skriv inn hvilket semester det skal opprettes vurderingsenheter for.
• Feltet "Oppmeldingstart": Skriv inn den datoen Studentweb åpner for påmelding.
• Feltet "Oppmeldingsfrist": Skriv inn siste frist for registrering og oppmelding i Studentweb (1. september for høstsemestre og 1. februar for vårsemestre).
• Kjør rutinen først uten oppdatering for å sjekke at det ser ok ut deretter kjøre med oppdatering.

Dersom du har spørsmål til rutinen eller ønsker hjelp til å opprette vurderingsenheter, ta kontakt med Anne Løken eller eksamenskontoret.

Se eksempelet under for utfylling av rutinen FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter for høsten 2024:

1.3 Opprette undervisnings- og vurderingsenheter for emner som går over flere semestre

Ved HF er det noen emner som går over to eller tre semestre. Dette gjelder særlig masteroppgaveemner av 60 studiepoengs omfang. For emner som går over flere semestre må du opprette undervisningsenhetene for alle undervisningsterminene samtidig. For et emne som går over to semestre, som f.eks. har termin 1 høsten 2024 og termin 2 våren 2025, må du opprette undervisningsenhetene for begge disse terminene samtidig og før Studentweb starter for påmelding til den første terminen. På tilsvarende måte må du opprette undervisningsenhetene for alle tre terminer for et emne som går over tre semestre (f.eks. for høsetn 2024, våren 2025 og høsten 2025) samtidig og før påmeldingen til den første terminen starter i Studentweb. Alle undervisningsenheter for alle terminene må være opprettet for at påmeldingen til disse emnene skal fungere i Studentweb.

Registreringen av undervisningsenhetene og -aktivitetene for emner som går over flere semestre, kan gjøres på ulike måter avhengig av hvordan studentene skal melde seg til de ulike terminene i Studentweb. Se mer om dette på følgende nettside. Men de fleste av HFs emner som går over to eller tre semestre, som er masteroppgaveemner som det ikke skal opprettes undervisningsaktiviteter for, registrerer man termin 2 og eventuelt termin 3 slik det er beskrevet nedenfor. 

Termin 1 for emner som går over flere semestre opprettes på vanlig måte, slik det er beskrevet i punkt 1.2.1 ovenfor.

Opprette undervisningsenheter for emner som går over to semestre

For å opprette undervisningsenheter for termin 2 for emner som går over to eller tre semestre, gjør du følgende:

• Bruk FS-rutine FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter.
• Velg utplukk 'Sted' for instituttets stedkode eller den stedkoden til fagområdet som emnene tilhører
• Skriv inn semester nr. to i feltene 'Undervisningstermin' (f.eks. 2025 VÅR for et emne som starter høsten 2024)
• Hake i det første av feltene 'Et terminnr" og skriv inn 2 i det andre av disse feltene (slik at du kun oppretter undervisningsenhet for termin nr. 2 for emner som går over to semestre).
• Skriv inn datoene for feltene for påmeldingstart og påmeldingsfrist som gjelder for påmelding til emnets termin 1 (dvs. datoene som gjelder for høstsemesteret 2024, for et emne som har høsten 2024 som termin 1 og våren 2025 som termin 2). Se mer om påmeldingsdatoer lenger opp i brukerveiledningen.
• Kjør rutinen først uten oppdatering for å sjekke at det ser ok ut. Kjør deretter rutinen med oppdatering.

Se eksempel under for utfylling av rutinen FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter for termin 2 for emner som starter høsten 2024.

Opprette undervisningsenheter for emner som går over tre semestre

For å opprette undervisningsenheter for termin 3 for emner som går over tre semestre, gjør du på tilsvarende måte som ved oppretting av undervisningsenheter for termin 2:

• Bruk FS-rutine FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter.
• Velg utplukk 'Sted' for instituttets stedkode eller den stedkoden til fagområdet som emnene tilhører
• Skriv inn semester nr. tre i feltene 'Undervisningstermin' (f.eks. 2025 HØST for et emne som starter høsten 2024)
• Hake i det første av feltene 'Et terminnr" og skriv inn 3 i det andre av disse feltene (slik at du kun oppretter undervisningsenhet for termin nr. 3 for emner som går over tre semestre).
• Skriv inn datoene for feltene for påmeldingstart og påmeldingsfrist som gjelder for påmelding til emnets termin 1 (dvs. datoene som gjelder for høstsemesteret 2024, for et emne som har våren 2025 som termin 2 og høsten 2025 som termin 3). Se mer om påmeldingsdatoer lenger opp i brukerveiledningen.
• Kjør rutinen først uten oppdatering for å sjekke at det ser ok ut og kjør deretter rutinen med oppdatering.

Se eksempel under for utfylling av rutinen FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter for termin 3 for emner som starter høsten 2024.

Opprette vurderingsenheter for emner som går over flere semestre

For at studentene skal kunne få meldt seg til et emne som går over flere semestre, må det opprettes vurderingsenhet for den siste terminen for emnet før Studentweb åpner for påmelding for den første terminen. For et emne som f.eks. går over to semestre med termin 1 høsten 2024 må du opprette vurderingsenhet for termin 2, dvs. våren 2025, før Studentweb åpner for påmelding høsten 2024. På tilsvarende måte må du opprette vurderingsenhet for termin 3 for et emne som går over tre semestre før Studentweb åpner for påmelding til termin 1. Husk å avklare med studielederen din hvem som skal kjøre rutinen for å opprette vurderingssenheter for emner som går over flere semestre.

For å opprette vurderingsenheter for termin 2 eller 3 for emner som går over flere semestre, fyll ut rutinen FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter på følgende måte:

• Velg utplukk 'Und.enhet' og aktuell stedkode. Ved å velge dette utplukket kommer kun de emnene som allerede har fått opprettet undervisningsenhet og ikke alle emner som skal gå det aktuelle semesteret. (Det skal ikke opprettes vurderingsenheter fram i tid annet enn for de emnene som går over flere semestre)
• Feltene "Tid": Skriv inn hvilket semester det skal opprettes vurderingsenheter for, dvs. det semesteret som utgjør den siste terminen for emnet.
• Feltet "Oppmeldingstart": Skriv inn den datoen Studentweb åpner for påmelding i termin 1 for emnet.
• Feltet "Oppmeldingsfrist": Skriv inn siste frist for registrering og oppmelding i Studentweb (1. september for høstsemestre og 1. februar for vårsemestre) i det semesteret som vurderingsmeldingen gelder.
• Kjør rutinen først uten oppdatering for å sjekke at det ser ok ut, og kjør deretter rutinen med oppdatering.

Dersom du har spørsmål til rutinen eller ønsker hjelp til å opprette vurderingsenheter, ta kontakt med Anne Løken eller eksamenskontoret.

Se eksempelet under for utfylling av rutinen FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter for termin 2 for emner som går over to semestre og starter høsten 2024:

1.4 Kontrollere at de riktige undervisnings- og vurderingsenhetene har blitt opprettet

Du bør kontrollere at det har blitt opprettet undervisnings- og vurderingsenheter for alle emnene som skal tilbys det aktuelle semesteret.

Rapporten FS408.002 Undervisningsenhet kan brukes til å sjekke om de riktige undervisningsenhetene har blitt opprettet. Opprett undervisningsenheter for de emnene som eventuelt mangler dette. Dersom dette er emner som tilbys regelmessig men som ikke har kommet med når man har opprettet undervisningsenheter ved å kjøre rutinen for dette, kan det kan det være nødvendig å endre bakgrunnsdataene i Emne samlebilde. Se mer om dette under punkt 1.1 lenger opp på nettsiden.

Hvis det har blitt opprettet undervisningsenheter for emner som det ikke skal tilbys undervisning i det aktuelle semesteret, må du slette disse. Dette kan gjøres manuelt, og du må da slette de nederste nivåene først, dvs. informasjonen som ligger i fanene i nedre del av bildet. Hvis det er opprettet undervisningsaktiviteter på emnet, må du slette disse før du kan slette undervisningsenheten. Hvis det er behov for å slette mange undervisningsdata, er det enklest å bruke rutine FS408.005 Sletting av undervisningsenheter og -aktiviteter. Denne rutinen krever en egen FS-validering. Ta kontakt med Anne Løken dersom du ikke har nødvendig validering for å kjøre denne rutinen.

Rapporten FS508.002 Vurderingsenhet kan brukes til å sjekke om de riktige vurderingsenhetene har blitt opprettet. Opprett vurderingsenhet for de emnene som eventuelt mangler dette. Hvis det har blitt opprettet vurderingsenheter for emner som ikke skal tilbys det aktuelle semesteret, må du slette disse.

2 Registrering i undervisningsenhet samlebilde

Undervisningsenhet samlebilde finner du i Modul Undervisning> Bilder> Undervisningsenhet samlebilde

Du kan søke opp alle undervisningsenhetene som er opprettet for emner innenfor et bestemt fag ved å søke på den aktuelle stedkoden for fagområdet i feltene "Admin. ansvarlig". Skriv også inn aktuelt årstall og semester i feltene "Termin". Trykk på Enter. Da får du hentet fram alle emner på den aktuelle stedkoden, som har fått opprettet undervisningsenhet det aktuelle semesteret. Hvis det er flere fagområder på samme stedkode, kan du eventuelt også i tillegg søke på emnekodeprefikset (f.eks. "SPA%) i emnefeltet. 

Når du oppretter undervisningsenheter med rutinen FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter kopieres de fleste dataene fra forrige år, men det er viktig at du sjekker at nødvendige registreringer er gjort. I øvre del av undervisningsenhet samlebilde skal feltene være fylt ut på følgende måte:

• Feltet "Lukket" = J
• Feltene 'Felles undervisning': Skal benyttes for emner som har felles undervisning med andre emner, f.eks. heisemner. Se mer om hvordan dette skal registreres lenger ned i denne brukerveiledningen.
• Feltet "Eksport" i rammen LMS = J dersom Canvas skal brukes for emnet. Se følgende brukerveiledning om FS - Canvas: Undervisningsenhet og undervisningsaktiviteter.
• Feltet "Eksportér til timeplansystem" = J dersom timeplanforekomstene skal bli overført til timeplansystemet TP. Se mer om dette i følgende brukerveiledning.

2.1 Registrering i fanen "Opptaksgruppe"

For alle undervisningsenheter må det gjøres registreringer i fanen "Opptaksgruppe" i nedre del av undervisningsenhet samlebilde, blant annet for at studentene skal kunne melde seg til emnet i Studentweb. Hvis emnet mangler registreringer under fanen "Opptaksgruppe", registrerer du dette slik:

Klikk på fanen "Opptaksgruppe" og legg til ny rad (trykk Ctrl+N eller på ikonet for dette på verktøylinjen). Følgende skal registreres:

• Opptaksgruppe = A
• Tilbud skal gis = sett inn antallet studenter som skal få plass på emnet, inkludert overbooking. Dersom et emne skal ha plass til alle som er kvalifiserte, f.eks. for masteroppgaveemner, kan du legge inn 777 i dette feltet. Feltet må fylles ut (med en verdi som er større enn null) før påmeldingen starter i Studentweb (dette gjelder emner med både påmeldingstype DIREKTE og påmeldingstype SØKNAD) men kan endres fram til påmeldingen starter. 
• Sortering = D
• Poenggrense Absolutt = 0
• Krever stud.rett = J.

3 Opprette undervisningsaktiviteter

Undervisningsaktivitet samlebilde finner du i Modul Undervisning> Bilder> Undervisningsaktivitet samlebilde.

I undervisningsaktivitet samlebilde registrerer du hvordan selve undervisningen for et emne skal være det aktuelle semesteret, samt data som skal overføres til timeplanleggingssystemet TP og Canvas.

Noen emner har ikke ordinær undervisning, f.eks. masteroppgaveemner og leseemner. For emner uten undervisning trenger du kun å opprette undervisningsenheter (ikke undervisningsaktiviteter) for at studentene skal kunne melde seg til emnet i Studentweb. Men de fleste emnene ved HF har undervisning, og for disse emnene må det dermed også opprettes undervisningsaktiviteter.

Hvis du eller den som har kjørt rutinen for å opprette undervisningsenheter ikke har kopiert undervisningsaktiviteter fra forrige år, må du opprette undervisningsaktivitetene i etterkant. Du kan opprette undervisningsaktivitet på to ulike måter:

1. Kopiere fra et tidligere semester og/eller et annet emne. Se mer om dette i neste punkt i brukerveiledningen.
2. Registrere undervisningsaktiviteten fra bunnen av. Se mer om dette i punkt 3.2 lenger ned i brukerveiledningen.

3.1 Kopiere undervisningsaktivitet fra et tidligere semester

Dersom du skal kopiere en undervisningsaktivitet fra et tidligere semester, må du være sikker på at registreringene fra semestret som du kopierer fra er slik du ønsker for det semesteret du kopierer til. Du kan kopiere undervisningsaktiviteter i rutinen 408.001 Oppretting av undervisningsenheter, se lenger opp på nettsiden. Hvis du har opprettet undervisningsenhet og bare skal kopiere undervisningsaktiviteten, henter du FS-rutinen 408.003 Kopiering av undervisningsaktivitet fra enhet til enhet (Modul Undervisning> Rutiner> FS408.003). Du kan kopiere undervisningsaktivitet fra et emne til et annet eller innenfor samme emne fra et semester til et annet. Dette gjøres følgende måte:

• I de øverste feltene "Undervisningsenhet" taster du inn emnekoden og semesteret for det emnet du vil kopiere fra.
• I de nederste feltene "Undervisningsenhet" taster du inn koden og semesteret for det emnet du vil kopiere til.
• Ikke hak av for å kopiere studenter.
• Kjør rutine (ved å trykke Ctrl+R eller på symbolet for dette i verktøylinjen)

Se også eksempelet under for å se hvilke felt som skal fylles ut.

Dersom undervisningsaktiviteten blir kopiert på denne måten, kommer alle registreringene med fra den undervisningsaktiviteten du kopierer fra, også det som er registrert på de nederste nivåene i undervisningsaktivitetshierarkiet, som for eksempel timetall, faglærer (men ikke personer med rolle CANV-ADM), kapasitet, datoer osv. Disse blir til en viss grad tilpasset semesteret du kopierer til, men det er viktig at du går gjennom de kopierte dataene og endrer og sletter der det er nødvendig. Se mer om hvilke registreringer som skal gjøres under punkt 4 lenger ned i brukerveiledningen.

3.2 Opprette ny undervisningsaktivitet fra bunnen av

• Åpne undervisningsaktivitet samlebilde
• Bruk registreringsmodus (enten trykk Ctrl+R eller klikk på ikonet for dette på verktøylinjen)
• Opprett ny undervisningsaktivitet (Trykk Ctrl+N på ikonet for dette på verktøylinjen)
• Fyll ut nødvendige felter for å opprette det øverste nivået, nivå 0.
• Se deretter neste punkt i brukerveiledningen.

4. Registrere i undervisningsaktivitet samlebilde

Dersom du har kopiert undervisningsaktivitetene fra et tidligere semester, kan det være lurt å se gjennom resten av brukerveiledningen for å se om registreringene som er kopiert er riktige for det aktuelle semesteret. 

Strukturen på undervisningsaktivitetene utgjør et hierarki. Når du skal lage strukturen på undervisningen (og ikke har kopiert undervisningsaktiviteter fra et tidligere semester), begynner du fra toppen.

Det kan være lurt å definere forhåndsverdier for de feltene som er like for alle undervisningsaktiviteter på alle emner. Dette gjør du ved å bruke lynet (på verktøylinjen øverst i FS-vinduet). Registrer følgende forhåndsverdier (klikk av i ruten for F=Forhåndsverdi og skriv inn):

• institusjonsnr = 185
• versjonskode = 1
• terminkode = VÅR eller HØST
• årstall = årstall for aktuelt semester
• terminnr = 1
• institusjonsnr._und = 185

For å lage det øverste nivået 0, fyll ut alle de gule (dvs. obligatoriske) feltene, som ikke allerede er forhåndsutfylt, på følgende måte:

For å lage nivå 1, klikk i fanen 'Undakt' (til venstre i nedre del av bildet) og registrer følgende:

• Legg til en ny rad. Registrer i alle de gule feltene.
• Velg et aktivitetsnavn som passer til den undervisningsaktiviteten du skal registrere, f.eks "Forelesning", "Seminargrupper" e.l.
• Registrer undervisningsform. Se mer om dette i punkt 4.1 lenger ned i brukerveiledningen.
• Lagre.

I strukturen oppe til høyre ser du nå et bok- og brilleikon som viser nivå 1, se eksempel under:

 
Hvis undervisningen består av flere deler, f.eks. forelesning og seminargrupper, må dette registreres som ulike nivåer i strukturen for undervisningsaktiviteten. Hvert nye nivå registreres på samme måte som nivå 1, ved å legge til ny rad i fanen 'Undakt' under nivå 0. Se mer på følgende nettside om strukturen på undervisningsaktivitetene.

Dersom hele eller deler av undervisningen består av seminargrupper, språklab eller annen gruppeundervisning som studentene skal melde seg til, må dette registreres på et undernivå under nivå 1, 2, eller 3 osv. Se punkt 4.3 lenger ned i brukerveiledningen.

Dersom all undervisning på et emne er felles for alle studentene som tar emnet, se punkt 4.4 lenger ned på nettsiden for hvordan dette skal registreres.

4.1 Registrere undervisningsform og disiplin

Du må registrere disiplin og undervisningsform for alle undervisningsaktivitetene som opprettes for et emne, med unntak av det øverste nivået i hierarkiet (0-nivået). 

I feltet 'Disiplin' velger du fra nedtrekksmenyen det som passer best for den aktuelle undervisningsaktiviteten. Følgende disiplin-former er vanlige for HFs emner:

• SPRÅK
• HISTORIE
• TEORI

Når du skal registrere undervisningsform, er det viktig å vite om undervisningen skal være felles for alle studentene på emnet eller om de skal fordeles på flere grupper. Hva slags undervisningsform du registrerer for undervisningsaktiviteten i FS har betydning for hvordan timeplanen ser ut for studentene, både på semestersiden og i mine studier. Se mer om dette i følgende brukerveiledning. Se også mer om registrering når all undervisning er felles lenger ned på denne nettsiden.

Se også avsnittene om undervisningsform og om undervisningsform og rom i den sentrale brukerveiledningen for undervisningsplanlegging.

4.2 Registrere forelesninger

For en del emner er undervisningen delt i forelesninger som er felles for alle studentene på emnet og flere seminargrupper, der studentene skal velge én av gruppene. For slike emner må forelesningene og seminargruppene registreres som egne nivåer i undervisningsaktivitet samlebilde. Dersom all undervisning på et emne er felles for alle studentene som tar emnet, se punkt 4.4 lenger ned på nettsiden.

Hvis du skal registrere et nivå i undervisningsaktiviteten for forelesning(er), se bildet under for å se hvilke felter som skal fylles ut.

Det som regel ikke behov for at studentene melder seg direkte på forelesningene, siden disse er felles for alle studentene på emnet. Da registrerer du aktuell disiplin (se eventuelt mer om disiplin i forrige punkt) og verdien FOR for forelesning i feltet 'Form'. Når studentene ikke skal melde seg på forelesningene, skal feltene 'Partinr' og 'Kan ønskes av student' være tomme.

I feltet 'Kapasitet totalt' skal det være samme kapasitet som for hele emnet (som registreres i undervisningsenheten under fanen 'Opptaksgruppe', se lenger opp i veiledningen for mer informasjon om dette). 

For at det skal bli overført timeplan for forelesningen til TP må du registrere en timeplanforekomst på undervisningsaktiviteten for forelesningen. Dette gjør du ved å klikke deg inn på nivået for forelesningen (ved å dobbeltklikke på dette nivået i hierarkiet på høyre side i bildet). Klikk på fanen "Timeplan" og legg inn en ny rad (= timeplanforekomst). Dersom et emne skal ha flere forelesninger på flere ulike tidspunkt i uken, må det registreres en timeplanforekomst for hver av disse.

Radene for timeplanforekomster skal være tomme med unntak av timeantall per uke og antall plasser. Se mer om dette i avsnittet om kapasitet for undervisningen i den sentrale brukerveiledningen for undervisningsplanlegging. Der er det også informasjon om forskjellen mellom feltene 'Kapasitet totalt' i øvre del av bildet og feltet 'Antall plasser' i fanen 'Timeplan'.

Du kan legge inn periode for undervisning i FS i Undervisningsaktivitet samlebilde, men dette kan også registreres direkte i TP der det kan registreres for flere forekomster samtidig. Se mer om dette på følgende nettside under overskriften 'Periode for undervisning'.

4.3 Registrere seminarer/grupper

Noen undervisningsaktiviteter skal inneholde flere aktiviteter av samme type, for eksempel flere seminargrupper. I disse tilfellene må gruppene registreres på nivået under den gitte aktiviteten. Som regel skal slik seminarundervisning bestå av parallelle (ekvivalente) grupper/partier, der studentene kun skal velge én av gruppene. For å lage slike parallelle aktiviteter fra bunnen av, må du først fylle ut feltene for 'Disiplin' og 'Form' i den aktiviteten der du skal generere grupper/partier. Klikk deg inn i riktig nivå/aktivitet ved å dobbeltklikke på bok- og brilleikonet i trestrukturen øverst til høyre. Trykk på knappen "Gen./red. partier" i høyre del av vinduet. Det kommer opp et vindu for å generere eller redigere partier, se i eksempelet under.

Fyll ut følgende i de ulike feltene:

• 'Antall partier: fyll ut antallet grupper/seminarer som skal gis.
• 'Maks antall deltakere pr parti': antall deltagere som skal gis plass på undervisningen inkludert overbooking fylles ut her. Du kan vente med å fylle ut feltet til senere, men feltet må fylles ut før påmeldingen starter i Studentweb.
• 'Periode for undervisning': Du kan registrere fra- og til-dato for undervisningen i disse feltene, men periode for undervisning kan også registreres direkte i TP der det kan registreres for flere forekomster samtidig.
• 'Kan ønskes av student': hake. Dette medfører at studentene kan melde seg til eller søke plass på seminargruppene i Studentweb. Du kan endre dette i etterkant dersom det er seminargrupper som likevel ikke skal kunne velges av studenter.
• 'Kopier aktivitetsnavn fra eieraktivitet (uten partinr): Ikke hake
• Trykk OK.
• Lagre

De nye undervisningspartiene blir synlige i hierarkiet på høyre side i bildet. Det kommer nå et plusstegn utenfor bokikonet. Hvis du klikker på plusstegnet, får du opp en liste med underaktivitetene på dette nivået. Disse seminargruppene finner du også igjen under fanen 'Undakt' Se eksempelet under.

Feltet "Ekvivalent"

Feltet "Ekvivalent" er viktig når du skal opprette seminargrupper/gruppeundervisning. Feltet angir om undervisningsaktivitetene på nivået under er ekvivalente eller ikke, det vil si om det gis samme undervisning i gruppene slik at studentene kun skal velge én av gruppene.

• Feltet skal ha verdi J dersom studentene skal velge én av flere likestilte undervisningsaktiviteter på nivået under, for eksempel ved gruppe- eller seminarundervisning.
• Feltet skal ha verdi N dersom studentene skal gå på alle undervisningsaktivitetene på nivået under.

I eksempelet over er det registrert J i feltet 'Ekvivalent' på nivå 2 - Seminar, fordi studentene skal velge en av de tre seminargruppene 2-1, 2-2 og 2-3.

Registrering for seminargrupper: 

Det er nødvendig å gjøre noen flere registreringer for seminargruppene. Klikk på hvert epleikon og registrer følgende:

• Aktivitetsnavn: Dette blir generert automatisk, men kan endres dersom du ønsker et annet og kanskje mer beskrivende eller detaljert navn.
• For at det skal bli overført timeplan for seminargruppene til TP må du registrere en timeplanforekomst på undervisningsaktiviteten for hver av seminargruppene. Dette gjør du ved å klikke deg inn på nivået for seminargruppa (ved å dobbeltklikke på dette nivået i hierarkiet på høyre side i bildet). Klikk på fanen "Timeplan" og legg inn en ny rad (= timeplanforekomst). Dersom seminargruppene skal ha undervisning på flere ulike tidspunkt i uken, må det registreres en timeplanforekomst for hver av disse. Radene for timeplanforekomster skal være tomme med unntak av timeantall per uke og antall plasser. Se mer om dette i avsnittet om kapasitet for undervisningen i den sentrale brukerveiledningen for undervisningsplanleggingen. Der er det også informasjon om forskjellen mellom feltene 'Kapasitet totalt' i øvre del av bildet og feltet 'Antall plasser' i fanen 'Timeplan'. Du kan registrere fra- og til-dato for undervisningen i timeplanforekomsten, men periode for undervisning kan også registreres direkte i TP der det kan registreres for flere forekomster samtidig.
• Feltet "Publiseres" (i øvre del av bildet): skal ha verdien J.

Feltene "Fylles sist ved fordeling" og "Gjennomføres kun ved høy søkning"

På emner med flere seminargrupper og det på forhånd er usikkert hvor mange seminargrupper man vil trenge, kan man for de seminargruppene man oppretter som "reserve"-grupper registrere slik at de skal fylles opp eller kunne velges sist. Vær oppmerksom på at feltet "Fylles sist ved fordeling" brukes for emner som skal ha påmeldingstype DIREKTE, mens feltet "Gjennomføres kun høy søkning" brukes for emner som skal ha påmeldingstype SØKNAD. Se beskrivelse av hvordan disse feltene fylles ut og fungerer på den sentrale nettsiden om undervisningsplanlegging i FS. 

4.4 Registrere for emner der all undervisning er felles for alle studentene

Dersom all undervisningen på et emne skal være felles for alle studentene på emnet, kan dette registreres på to ulike måter:

1. Hvis det ikke er nødvendig at studentene knyttes til undervisningsaktiviteten i FS, kan det være tilstrekkelig å bare ha et nivå for forelesning (eventuelt kalle det forelesning/seminar avhengig av hva slags type undervisning det skal være) og ikke opprette seminarundervisning som studentene skal melde seg til (undervisningsaktivitet med epleikoner).
2. Hvis det er nødvendig at studentene knyttes til undervisningsaktiviteten, kan du opprette et nivå i undervisningsaktivitetshierarkiet som studentene kan melde seg til (en undervisningsaktivitet med epleikon).

Selv om all undervisningen skal være felles, er det en fordel å lage et mellomnivå mellom 0-nivået og det nivået der timeplanforekomsten skal være, slik at det er enklere å endre i etterkant dersom det blir nødvendig, f.eks. hvis du må opprette en seminargruppe til. I eksemplet under er nivået 1-1 med epleikonet det nivået der timeplanforekomsten ligger, mens nivå 1 fungerer som et mellomnivå.

Dersom du registrerer seminarundervisning (eller forelesning og seminar i ett) for emner der all undervisning er felles, er det viktig at du registrerer riktig undervisningsform. Hvis et emne skal ha én seminargruppe som alle studentene som skal ta emnet skal melde seg til, skal du bruke undervisningsformen SEM-F for denne seminargruppa.

For emner der ikke all undervisning er felles, men f.eks. der studentene skal velge én av flere seminargrupper, skal seminargruppene registreres med undervisningsformen SEM eller en annen undervisningsform som brukes for for gruppeundervisning. Se mer om undervisningsformer for fellesundervisning og gruppeundervisning på følgende nettside om undervisningsformer og timeplan.

4.5 Fagpersoner og studiekonsulenter som skal knyttes til undervisningen 

De fagpersonene og studiekonsulentene som skal knyttes til undervisningen kan registreres i FS eller i TP. Se mer informasjon om dette i følgende brukerveiledning.

4.6 Registrering av undervisning i FS ved bruk av Canvas

Fra FS styrer du strukturene i Canvas. Se mer om ulike måter å registrere undervisningsenheter og undervisningsaktiviteter for å få ønsket struktur i Canvas på følgende nettside om hvordan man skal registrere i FS for at rom og/eller seksjoner kommer i Canvas.

Når et emne skal benytte Canvas er det viktig at det gjøres korrekte registreringer i FS, slik at de riktige brukerne (studenter og lærere) får tilgang til Canvas. Se mer på følgende nettside om FS-registreringer for Canvas.

4.7 Undervisning som er felles for flere emner

Ved HF er det noen emner som har felles undervisning med andre emner. Dette er som oftest såkalte heisemner, der samme emne tilbys på bachelor- og masternivå og der all eller deler av undervisningen er felles for de to emnene. Se mer om registrering av felles undervisning på følgende nettside.

4.8 Merknader/beskjeder

Vær oppmerksom på at feltet "Merknad" i øvre del av undervisningsaktivitet samlebilde ikke har noen funksjon i Studentweb, og det er derfor ikke egnet til å legge inn merknader eller beskjeder man ønsker å gi til studentene.

Se for øvrig nettsiden om bruk av merknadsfelt i FS for å gi beskjeder i Studentweb om oppmelding til undervisning.

5. Overføring fra FS til TP

Hvert enkelt institutt kan selv overføre data fra FS til TP, se følgende brukerveiledning.
Se også HFs tidsplan for frister for å registrere undervisningsaktiviteter i FS og for å bearbeide grunnlagsdata i TP.

For spørsmål om eller ønske om hjelp til overføring av data fra FS til TP, ta kontakt med Fridtjof Jerve