Oppretting av undervisningsenheter/undervisningsaktiviteter
Alle emner som skal ha undervisning et gitt semester, må registreres i undervisningsmodulen i FS. Data fra undervisningsaktivitet samlebilde, blir brukt i mange sammenhenger, og det er viktig at dataene er nøyaktig og korrekt registrert. Emner med undervisning må ha opprettet undervisningsaktivitet for at det skal bli opprettet semestermappe i Vortex.
Etter at strukturen på undervisningen er registrert i FS, blir data overført til timeplanleggingssystemet TP. Der blir rom og tider fordelt til de ulike undervisningsaktivitetene.
Emne samlebilde:
- I hovedbildet (i FS: trykk HELE for å se hele Emne samlebilde): Periodefelter for undervisning (og eksamen), SØKNAD/DIREKTE som påmeldingstype og oppmelding via Studentweb:
Undervisningstermin
herunder generere und.enheter og årsinkrement (om årstallet øker):
Undervisningsenhet samlebilde
Terminnr, opptaksgruppe (for søknad). Underbildet opptaksgruppe: Antall tilbud skal gis.
NB: feltet Lukket skal ha verdien J, ellers har emnet ingen begrensninger for antall oppmeldte. Kontroller om ditt admin.sted har undenheter med lukket N ved å søke opp stedkoden din i "Admin. ansvarlig" og sette N i "Lukket".
Feltet Campus valgbart skal ha N. UiO har ikke campus, og studenter kan dermed ikke velge campus i Studentweb.
.png)
Rutiner for å opprette undervisningsenheter/undervisningsaktiviteter
FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter
Denne rutinen oppretter undervisningsenheter for enkelte emner og for stedkode, på bakgrunn av data i Emne samlebilde (Und.termin for aktuelt semester (høst/vår) og 'J' i feltet Generere und.enheter) og data i undervisningsenheten fra forrige år. Det er også mulig for rutinen å kopiere data og struktur på undervisningsaktivitet fra forrige år.
MERK:
- Hvem som skal kjøre denne rutinen og hvordan, skal være avklart med din FS-koordinator.
- Kjør alltid rutinen uten oppdatering først: Sjekk at riktige emner er med og at resultatet av rutinen ser fornuftig ut.
- Det kan være lurt å kjøre rutinen flere ganger, for eksempel dersom det er ulike behov for forskjellige emner, stedkoder eller studienivå.
- Hvis du oppretter for stedkode: Kjør rutinen på unntakene først, før du kjører rutinen på resten.
- Kjør rutinen alene for hvert av emnene med uregelmessig undervisning, slik at du ikke lager unødvendige undervisningsenheter/-aktiviteter for emner som ikke skal gå neste semester.
Slik bruker du rutinen
- Velg stedkode (fak/inst/gr) eller emnet du vil opprette undervisningsenheter for.
- I feltet undervisningstermin setter du semesteret du ønsker å opprette undervisningsenheter for.
- Sett eventuelt studienivå om du vil ha ulike verdier på for eksempel bachelor- og masteremner.
- Din enhets frister (påmeldingstart, -frist, osv.) kan også fylles ut, slik at de blir lagt inn på alle undervisningsenhetene som er med i utplukket. Se oversikt over nærmere regler og frister.
- Campus er ikke i bruk ved UiO.
- Sett eventuelt emnetype om du vil ha ulike typer emner i utplukket.
- Bruk haken Ta med undervisningsaktiviteter fra siste år for å kopiere struktur på undervisningsaktivitetene fra ett år tidligere (oppretting av vår 2016 kopierer undervisningsdata fra vår 2015, og for høst 2016 kopieres undervisningsdata fra høst 2015). NB! Dersom du heller vil kopiere undervisningsaktiviteter fra forrige semester, eller fra et tidligere år, bruk rutinen FS408.003 Kopiering av undervisningsaktiviteter fra enhet til enhet.
- Bruk eventuelt haken Ta med personroller fra siste år for å ha med personroller.
- Bruk haken Ta med timeplaner fra siste år dersom du skal ha den samme (evt med noen små endringer) timeplanen som siste år.
- Enheter som har tradisjon for å gjenbruke rom og tid fra året før (MED, OD, FARM osv.), bør kjøre rutinen med hake i både Ta med timeplaner fra siste år og Ta med timeplanrom fra siste år.
- Enheter som får tilfeldig tildelt rom og tid fra timeplanleggingsystemet (TP) (SV, UV, MN, HF, sentrene), kjører rutinen med hake i Ta med timeplaner fra siste år og bør vurdere om de skal kopiere nullstilte timeplaner fra året før, eller om de skal kopiere undervisningsaktiviteter uten timeplaner og så opprette hver timeplansforekomst for hånd. For å kopiere nullstilte timeplansforekomster setter man:
- hake i Ta med timeplaner fra siste år
- hake i Nullstill dag, tid og dato
- IKKE hake i Ta med timeplanrom fra siste år (siden de skal få tildelt nye rom)
- For å beholde LMS-registreringer fra siste år, må du huke av for både Sett J for eksport LMS på nye emner og Ta med rom-mal fra siste år.
- Merk: Hvor det er undervisningsenheter fra siste år med J eller N i feltet eksport LMS: rutinen 408.001 endrer IKKE dette feltet i ny undervisningsenhet hvis det hukes av for (eller fjernes haken for) Sett J for eksport LMS på nye emner. Rutinen endrer heller ikke rom-mal hvis det er ønsket endret fra siste år. Det anbefales å endre disse feltene for hånd i Undervisningsenhet samlebilde, etter opprettelse av den nye undervisningsenheten.
- For helt nye emner uten en undervisningsenhet fra siste år: både hake av for Sett J for eksport LMS på nye emner og velge en rommal i nedtrekksmenyen Rom-mal.
- Ta med rom-mal fra forrige år: Gjelder undervisningsenhet. Pr. default er denne valgt/haket av. Dersom det ikke er hake her, vil manglende verdi for rom-mal fra forrige år medføre at ny enhet får rom-mal som er angitt som parameterverdi i bestilling av rutinen. Haken er også valgbart når det ikke er satt kryss for Sett J for eksport LMS på nye emner.
For undervisningsaktiviteter arver rutinen verdier fra forrige år.
Merknadene betyr:
- Opprettet: Und.enhet/Und.akt opprettet
- Finnes fra før: Und.enhet/Und.akt allerede opprettet - enten fordi det er gjort før arbeidsstuen på enheten din, eller fordi det er termin 2 av et emne som går over to semestre (og begge enheter ble opprettet første termin).
- Uregelmessig undervisning – ikke opprettet: Und.enhet/Und.akt ikke opprettet. Dersom emnet skal gå, kjør rutinen for emnet alene, med hake i Opprett enheter for emner med uregelmessig undervisning.
FS408.003 Kopiering av undervisningsaktiviteter fra enhet til enhet
Rutinen kopierer alt innhold undervisningsaktiviteter fra en enhet til en annen enhet, både inneværende, forrige og andre tidligere semestre - altså ikke bare forrige år (som rutinen FS408.001). Rutinen brukes som regel til å:
- hente struktur fra semestre lengre enn ett år tilbake
- hente struktur fra forrige semester (vår til høst, høst til vår)
- gjenbruke struktur på undervisningsaktiviteter fra ett emne/enhet til et annet
Slik kjøres rutinen
Sørg for at du har fått opprettet en undervisningsenhet du skal kopiere undervisningsaktiviteter til. Enten fra rutinen FS408.001 eller manuelt.
- Skriv inn undervisningsenhet og semester du vil kopiere fra
- Skriv inn undervisningsenhet du vil kopiere til
- Sett eventuelt hake dersom du vil kopiere studentene fra den gamle til den nye undervisningsenheten.
Vanlige feilmeldinger ved kjøring av FS408.003
Rutinen krever at du har en undervisningsenhet uten undervisningsaktiviteter for det nye semesteret du kopierer til. Du får derfor feilmelding hvis:
- det ikke er opprettet undervisningsenhet du skal kopiere til:
- det allerede ligger noen undervisningsaktiviteter på undervisningsenheten du vil kopiere til:
FS408.005 Sletting av undervisningsenheter og -aktiviteter
Dersom du har opprettet undervisningsenheter feil eller for feil emner/steder, kan man slette disse ved å kjøre rutinen FS408.005 Sletting av undervisningsenheter og -aktiviteter.
Undervisningsaktiviteter
Feltforklaringer til undervisningsaktivitet samlebilde:
- Timetall pr. uke: Antall uketimer undervisning for undervisningsaktiviteten
- Kan ønskes av student: Angir om aktiviteten kan ønskes av student. Denne må ha verdi "J" dersom studenter skal kunne melde seg på via Studentweb
- Kapasitet totalt: Deltakerkapasitet for aktiviteten. Denne benyttes ved opptak av studenter til partier og ved romfordeling i TP.
- Fjernundervisning: Angir om aktiviteten representerer et fjernundervisningstilbud
- Ekvivalent: Angir om undervisningsaktivitetene på underliggende nivå er ekvivalente - dvs om det gis samme undervisning i gruppene.
- Denne skal ha verdi "J" dersom studentene skal velge en av flere likestilte undervisningsaktiviteter på nivået under, for eksempel ved gruppe- eller seminarundervisning.
- Denne skal ha verdi "N" dersom studentene skal gå på alle undervisningsaktivitetene på nivået under.
- Publiseres: Angir om aktiviteten skal publiseres på bl.a. Studentweb
- Fylles sist ved fordeling: Gjelder for emner som er i periode for påmeldingstype DIREKTE. Dersom alle andre partier er fulle vil partiet med Fylles sist ved fordeling = J bli åpnet. Ett og ett parti åpnes frem til de blir fulle.
- Gjennomføres kun høy søkning: Gjelder for emner med påmeldingstype SØKNAD. Angi med J at denne at aktiviteten kun åpnes ved undervisningsopptaket (FS462.001 Undervisningsopptak) dersom det er høy søkning på emnet totalt sett, og det blir behov for disse "reservepartiene". Partiene med Gjennomføres kun høy søkning = J blir markert i Studentweb med stjerne foran partinavnet. Studenter vil få søke plass på slike aktiviteter, i form av aktivitetsønske, men studentene vil ikke få anledning til å kun prioritere partier med stjerne.
- Forts. neste sem: J/N om aktiviteten fortsetter neste semester.
- Samkjøres(Emne): Aktivitet som denne aktiviteten er samkjørt med. I tilfeller hvor to aktiviteter innenfor ulike emner egentlig er samme aktivitet og skal samkjøres i forhold til opptak o.l. Det er aktiviteten som refereres i disse feltene som er "sjef", og referansen skal kun gå en vei.
Struktur på undervisningsaktivitetene
Struktur på undervisningsaktivitetene registreres i et hierarki hvor det benyttes tallkoder. Det må alltid registreres en overordnet undervisningsaktivitet, med aktivitetskode 0, denne må ha 0 som aktivitetseier. Den overordnede aktiviteten inneholder de faktiske aktivitetene som registreres i underbildet "Und.akt".
VIKTIG:
- Timeplansforekomster som ligger på den overordnede undervisningsaktiviteten (0-nivå), vil ikke komme over til timeplanleggingssystemet TP
- Hvis en undervisningsaktivitet har undernivåer, må timeplanforekomsten ligge på undernivåene for å komme over til timeplanleggingssystemet TP
- Hvis undervisningspartier blir lagt på den overordnede undervisningsaktiviteten (0-nivå), vil studentene ikke kunne melde seg på partiet på Studentweb
- Bruk rapporten FS481.001 Diagnose - Undervisning for å se om det finnes slike feil på din stedkode.
I tilfeller der en undervisningsaktivitet inneholder parallelle aktiviteter, for eksempel ved gruppeundervisning eller seminargrupper der studentene skal følge en av gruppene, vil det dannes et nivå under den gitte undervisningsaktiviteten. Dette registreres med aktivitetskode med to eller flere nivåer (se eksempelet under) hvor det første tallet er aktivitetskoden til hovedaktiviteten (terminalstueøvelser) i dette tilfellet, og deretter får hver gruppe sitt nummer.
Innenfor hvert emne er det undervisningsaktivitetene på det laveste nivået innenfor hver tallkode som blir eksportert til TP. Det er på dette nivået den faktiske undervisningen skal ligge. I eksempelet over er det ingen underliggende nivåer på forelesningene, og aktivitetskode 1 (forelesninger) blir derfor eksportert.
Aktivitetskode 2 (terminalstueøvelser) har et underliggende nivå (grupper). Det er gruppene som skal ha undervisning, og det er derfor dette nivået som blir eksportert.
I timeplanleggingsverktøyet TP, vil derfor forelesninger (aktivitetskode 1) og grupper (aktivitetskode 2-x) dukke opp for å bli tildelt tid og sted for undervisning, mens aktivitetskode 2 (terminalstueøvelser) ikke blir eksportert.
Rapporten FS481.001 Diagnose - Undervisning
Denne rapporten gir en oversikt over emner hvor det er feil i registreringen. Et eksempel på feil er at det er registrert en timeplansforekomst på 0-nivå for emnet.
Informasjon om undervisningen
Undervisningsform (ulike typer undervisning)
På hvert nivå må det registreres hvilken undervisningsform en undervisningsaktiviteten skal være. Denne påvirker hvordan Studentweb, TP, personlige timeplaner (mine studier) og andre systemer oppfører seg.
Fellesundervisning eller partiundervisning
Undervisningsformer er enten fellesundervisning (f. eks. Forelesning (FOR)) eller partiundervisning (f.eks. Gruppe (GR)). Vær nøye på å tenke på om undervisningen er felles for alle eller om de er ment å deles i ulike partier.
I tilfeller hvor studentene skal fordeles på partier (enten administrativt eller ved påmelding), må disiplin, form og partinummer være utfylt.
Undervisningsform og timeplan
Hvilken type undervisningsform en undervisningsaktivitet har påvirker hvordan timeplanen ser ut, og hvem som får opp den ulike undervisningen i sin personlige timeplan.
I emnetimeplanen samles undervisning som er fellesundervisning under en overskrift for fellesundervisning. Alle undervisningsmeldte på emnet vil også få opp fellesundervisning i sin personlige timeplan (mine studier/kalender).
Partiundervisning samles også under en egen overskrift i emnetimeplanen, men studenter må være påmeldt et undervisningsparti for at det skal bli synlig i den personlige timeplanen. På den måten unngår man at alle partier de ikke er påmeldt.
I noen tilfeller er det kun ett parti, enten fordi det er for få studenter til å dele opp i ulike partier eller at det er ønsket at alle skal være sammen. Da bør man vurdere å bruke en undervisningsform som er fellesundervisning (f.eks SEM-F (Seminar)) eller så må man passe på at studentene er meldt til (det ene) partiet.
Les mer om undervisningsformer og timeplaner
Undervisningsform og rom
Form angir om undervisningsaktiviteteten er gruppeundervisning, forelesning, lab.undervisning, praksis etc. Dette bestemmer også romtypen ved overføring til TP for å forenkle timeplanleggingen, og du kan se foreslått romtype i feltet Ønsket type rom. Du kan overstyre dette fra FS dersom det er behov for det. Har man undervisningsaktiviteter som skal holdes i en annen type rom enn form tilsier (for eksempel en forelesning med form FOR som skal gå på et seminarrom) kan man overstyre romtypen ved å velge ønsket romtype SEM (seminarrom) i feltet Ønsket type rom.
Merk at man enkelt kan overstyre romtyper i TP.
Undervisningsaktiviteter som er ren nettundervisning, og som derfor ikke skal ha tildelt tid og rom for undervisningen, må ha NETT som form.
Undervisningens lengde og ukemønster
Timetall
I underbildet Timeplan legges timeplansforekomstene for aktiviteten. Hvis en forelesningsrekke består av to to-timers forelesninger per uke legges det inn en timeplansforekomst per forelesning. Varighet på hver timeplansforekomst angis i feltet timetall per uke. Hvis alle timeplansforekomstene for en aktivitet har samme timetall kan dette legges i øverste del av bildet. Hvis timeplansforekomstene har varierende varighet må timetall per uke angis for hver timeplansforekomst.
Periode for undervisning
Periode for undervisning må det legges inn på hver timeplanforekomst. Denne kan også settes i TP, for mange forekomster av gangen.
Når et tidsrom er lagt inn på en timeplansforekomsten vil det dukke opp en ukeoversikt hvor alle ukene i perioden vises i form av bokser med haker i. Hakene viser at det skal være undervisning i de gitte ukene. Før hovedoverføring til TP kan endring i ukemønsteret administreres i FS ved å fjerne haker for uker hvor det ikke skal være undervisning, eller ved å endre start/slutt dato. Etter overføring til TP administreres dette i TP.
I timeplansforekomstene kan det spesifiseres ulike behov i forhold til undervisningen, for eksempel om undervisningen må foregå på en spesiell ukedag, på et spesielt tidspunkt eller i et spesielt rom . Dette vil TP ta hensyn til i forbindelse med timeplanlegging. Det er imidlertid viktig å vite at jo mindre som spesifiseres, jo mer fleksibel blir timeplanleggingen, og jo mindre arbeid blir det å finne tid og sted til alle aktivitetene. Det er også mulig å spesifisere begrensninger og ønsker i TP.
Kapasitet for undervisningen (undervisningsopptak og timeplanlegging)
I feltet "Kan ønskes av student" registreres det J/N avhengig av om aktiviteten skal kunne velges via Studentweb eller ikke.
Kapasitet totalt angir hvor mange det skal være plass til på aktiviteten. Dette tallet brukes i forbindelse med undervisningsopptaket hvis påmeldingstypen er SØKNAD og angir hvor mange studenter som skal få opptak til emnet. Hvis emnet har påmeldingstype DIREKTE vil tallet angi hvor mange studenter som får melde seg til emnet. Kapasitet totalt kan registreres i hovedbilde for den aktuelle aktiviteten eller i underbildet Und.akt. i den overliggende aktiviteten. Det har ingen betydning hvor kapasiteten blir registrert, da tallet blir registrert i begge felter uavhengig av feltet du bruker.
Når det finnes undervisningspartier som kan velges av student og emnet har SØKNAD i første periode og DIREKTE i neste eller hele perioden:
- Når emnet har SØKNAD teller opptaksrutinen fra tallet for 'Tilbud skal gis' på opptaksgruppe under undervisningsenhet samlebilde. Deretter kjøres rutinen for å tildele plasser på parti. Derfor er det viktig at summen av antall plasser på parti til sammen blir det samme tallet som antall 'Tilbud skal gis', slik at studenter ikke får plass på emnet, men ikke på partiet der undervisningen foregår. Samtidig får du "helgardert" dersom emnet i neste periode skal ha DIREKTE.
- Når emnet har DIREKTE er det tallet for kapasitet totalt på partiene som Studentweb teller antall ledige plasser fra, ikke fra tallet på 'Tilbud skal gis' under undervisningsenheten. Det betyr at dersom man innvilger en plass på undervisningsenheten manuelt, må man huske på også å gi studenten plass på parti, slik at det blir orden i antall ledige plasser.
Registrering i hovedbilde for aktiviteten:
Registrering i underbildet Undakt i den overliggende aktiviteten (i dette tilfellet Terminalstueøvelse):
I hver timeplansforekomst i underbilde Timeplan registreres Antall plasser. Dette tallet brukes for å finne passende rom i TP. Antall plasser vil ofte ikke samsvare med Kapasitet totalt. Grunnen til dette er at det er vanlig å overbooke ved opptak til undervisning, mens Antall plasser må stemme overens med romstørrelsen på rom som er registrert i TP.
Det er derfor viktig å være klar over romstørrelsen på rommene UiO disponerer. Enkelte rom har for eksempel kapasitet på 24, og dersom det angis 25 for Antall plasser vil ikke rom med kapasitet 24 være aktuelle i TP. TP vil da lete etter større rom, og den totale romutnyttelsen kan bli dårlig.
MERK: dersom Antall plasser ikke fylles ut vil tallet Kapasitet totalt overføres til TP.
Registrere fagpersoner/studiekonsulenter
Alle fagpersoner som har J i ”aktiv” i bildet Fagperson blir overført som fagpersoner til TP:
Ved å kjøre rapporten FS202.001 kan man få en oversikt over alle fagpersoner for eksempel spesifisert på sted. Denne rapporten gir blant annet oversikt over aktivstatusen til alle fagpersonene som tilhører stedkoden.
Fagpersoner/studiekonsulenter kan knyttes til undervisningen på et emne på flere måter. Fagpersoner som er overført til TP kan knyttes til timeplansforekomstene via TP. Dette vil nok være den mest tidsbesparende måten å registrere fagpersoner på et emne. Det er viktig at stedkoden for fagpersonen er registrert riktig i FS slik at det blir riktig ved overføring til TP.
Registrering av personer i FS kan gjøres på aktivitetsnivå eller på timeplansforekomstnivå.
Hvis personen skal knyttes direkte til en timeplansforekomst registreres personen i underbildet Timeplan.
Personer som registreres på timeplansforekomster dukker også opp som registrerte i underbildet Personrolle, med løpenummeret til timeplansforekomsten i feltet timeplan.
Hvis personen som skal registreres ikke skal knyttes direkte til en timeplansforekomst, må personen registreres med en rolle i underbildet Personrolle for den gjeldende aktiviteten. Her skal det da være blankt i feltet timeplan.
Merk at det ikke er farlig om en person har flere rader med personroller i dette underbildet.
