Felles kjøringer av studierett
Studieretter for de innreisende utvekslingsstudentene opprettes ordinært av Avdeling for studieadministrasjon på bakgrunn av registreringene i Søknad samlebilde eller utvekslingsstudentbildet. Hovedkjøringen foretas i forkant av åpningen av Studentweb for semesteret. Etterkjøringer av nye forekomster går når Avdeling for studieadministrasjon finner det riktig.
Innreisende utvekslingsstudenter som er korrekt registrert innen fristene, vil få studierett i disse kjøringene. For at studentene skal få opprettet korrekt studierett er det viktig at dataene som er registrerte i FS er korrekte:
- Studenter som registreres manuelt i Utvekslingspersonbildet må legges inn med korrekt studieprogram.
- Innreisende utvekslingsstudenter som er her under en formell utvekslingsvtale og som ikke skal oppnå grad ved UiO, skal normalt registreres med et UTV-program som studieprogram.
- Studenter med utveklingsprogramkode INDIVID (dvs. uten opphold under en formell utvekslingsvtale) skal ha en av de generelle enkeltemneprogramkodene som studieprogram (SVLAV, REALMAS etc.).
- De ordinære bachelor- og masterprogrammene skal bare brukes i helt spesielle tilfeller (for eksempel for fellesgradstudenter som skal ha opptak til program).
Studenter som skal ta emner på mer enn ett fakultet
De innreisende utvekslingsstudentene på UTV-programmene skal bare ha én studierett. De er ikke her for å oppnå en grad ved UiO, skal ikke gradfanges, og da kan de ha emner på ulike studienivåer i samme utdanningsplan.
Emner en student ikke får meldt seg til, men likevel skal få ta, må registreres administrativt i studentens utdanningsplan, uansett studienivå og fakultet. Det må normalt også registreres undervisningsmelding og vurderingsmelding manuelt, for emnet kan ha forkunnskapskrav og liknende som gjør at studenten kan ha vansker med å melde seg selv, selv om emnet ligger i utdanningsplanen.
Det er ikke riktig å tilordne et studieprogram til et emne i emnebildet hvis det ikke skal gjelde generelt for alle på studieprogrammet. Ved slike individuelle unntak skal emnet heller ikke legges inn i emnekombinasjonen.
Rutine for realfagsprofil for emner på MN for studenter med studierett annet sted:
Når MN-fakultetet får UTV-INN-studenter som ligger med studierett på annet fakultet (for eksempel HFUTV), men som ønsker å ta emner ved MN, sjekker de studentens bakgrunn.
Dersom studenten er kvalifisert for de forespurte emnene, legger MN disse inn i studentens utdanningsplan, samt oppretter undervisningsmelding for emnene.
Studieavdelingen kjører deretter sin rutine for oppretting av realfagsprofiler (som også oppretter slik profil på studenter som har MN-emner i sin utdanningsplan, men som har annen studierett enn MNUTV og MNUTVMAS).
Som tidligere foretas hovedkjøring av studierett og realfagsprofil i forkant av åpningen av Studentweb hvert semester, og Avdeling for studieadministrasjon foretar jevnlige etterkjøringer av nye forekomster frem til Studentweb stenger (ev. når MN gir beskjed om at det er ønskelig til exchange-students@admin.uio.no).
Studenten vil med denne rutinen kunne registrere seg til de aktuelle MN-emnene i Studentweb. Dersom studenten prøver å registrere seg før realfagsprofilen er på plass, vil han/hun få opp en feilmelding der dette fremgår (og må prøve igjen noen dager senere).
MN trenger ikke opprette studierett MNUTV eller MNUTVMAS i tillegg til den studieretten studenten allerede har.
Opprette studierett/student enkeltvis
Studenter som ikke kommer med i Studieavdelingens felleskjøringer av studierett må få studierett opprettet manuelt. Dette kan enheten gjøre selv:
- Åpne bildet Person > Personbilder > Student samlebilde.
- Tast inn fødselsnummer og søk frem eksisterende studieretter.
- Brøken ved pilen viser hvor mange studieretter som finnes. Bla mellom studierettene med piltastene i hovedmenyen.
Dersom studenten inne finnes i student samlebilde er det fordi vedkommende ikke er opprettet som student (mest sannsynlig fordi det mangler adresse og dermed snr). Kontakt Avdeling for studieadministrasjon via bestillingsskjema for å få ordnet dette.
Hvis "ønsket" studierett ikke finnes fra før, opprett ny rad: ctrl-N
Fyll ut de gule feltene:
- Fnr: Fødselsnummer
- Start: Semester studenten begynner utvekslingen/studieprogrammet hos UiO
- Studieprogram: Studieprogram, dvs. HFUTV, HFUTVMAS, SVUTV, MNUTV osv. Fellegradprogrammene har egne studieprogramkoder som UVM2-GLED, HFM2-VMNS, JFME-NSELP osv.
- Studentstatus: AKTIV
- Kull: Hvilket kull vedkommende er på
- Periode dato-fra: Dato studieretten gjelder fra (bør som regel være 01.01. for våren og 01.08. for høsten).
- Periode dato-til: Legg inn inn dato for hvor lenge studieretten skal gjelde, dvs. samme dato som utvekslingsoppholdet avsluttes (som regel 30.06. eller 31.12.).
- Slutt oppr-ber: Datofeltene skal bare brukes for ph.d.-kandidater som skal disputere ved UiO.
- Studierettstatus: Legg inn korrekt utvekslingsprogram, f.eks. BILATERAL, ERASMUS, GJEST, ERASMUSMUNDUS, FELLESGRAD osv. For enkeltemnestudenter kan det i noen tilfeller registreres HOSPITANT.
Forlengelse av studierett
Når en student forlenger utvekslingsoppholdet sitt, må enheten selv forlenge studentens studierett (i tillegg til å forlenge oppholdet i Utvekslingspersonbildet).
Forlengelse av studieretten gjøres ved å endre verdiene i Periode dato-til-feltet:
- Legg inn inn dato for hvor lenge studieretten skal gjelde, dvs. samme dato som utvekslingsoppholdet avsluttes (som regel 30.06. eller 31.12).
- Skrive gjerne "forlengelse" pluss dato og initialer i merknadsfeltet.
Trekk
Trekk før oppholdets start
Hvis en student trekker seg før vedkommende begynner utvekslingsoppholdet, skal det registreres TRUKKET som utvekslingsstatus i utvekslingspersonbildet. De opprinnelige datoene i utvekslingspersonbildet skal stå.
Dersom studenten har fått opprettet studierett, dvs. at det er opprettet tilhørende studieprogramstudent i studentsamlebilde, skal det i tillegg settes TRUKKET som studentstatus her. Sluttdatoen skal da endres til enten den faktiske datoen studenten trakk seg eller registreringsdatoen for trekket.
Trekk underveis i oppholdet
For utvekslingsstudenter som avbryter oppholdet før det skulle slutte, registreres henholdsvis AVBRUDDF3M (Avbrudd før tre måneder) eller AVBRUDDE3M (Avbrudd etter tre måneder) i utvekslingspersonbildet.
I tillegg skal faktisk sluttdato/registreringsdato og studentstatus SLUTTET registreres i Student samlebilde.