Begrunnelse- og klagesaker i FS

Begrunnelse- og klagesaker som opprettes automatisk via Studentweb

Automatisk opprettet begrunnelsesak fra Studentweb

Automatisk opprettet klagesak fra Studentweb

Manuell registrering på klagesaker opprettet fra Studentweb

Registrer J i feltet "Sperr mot visning på karakterutskrift". Dersom emnet har flere vurderingsdeler, så blir også helheten sperret for visning i Studentweb og på karakterutskrifter.

Klagekommisjoner

Vær oppmerksom på at når det opprettes en ny klagesak, vil det automatisk bli opprettet en klagekommisjon, dersom det ikke finnes en klagekommisjon fra før. Sensorene i kommisjonen må registreres manuelt. Se veiledning for registrering av klagekommisjon. 

Dersom det kun finnes en klagekommisjon, vil studenten legges automatisk inn i den kommisjonen.

I bildet Kommisjon med sensorer kan man registrere Tilhørende klagekommisjon som angir hvilken klagekommisjon kandidatene skal plasseres i dersom de klager på sensur. Når en kandidat som tilhører denne kommisjonen klager på sensur via Studentweb, vil kandidaten automatisk plasseres i den klagekommisjonen som er angitt i dette feltet.

Klagesaker på emner med flere vurderingsdeler

Det er som hovedregel slik at studentene får klage på vurderingsdeler, ikke på vurderingsordningen (helheten), dersom emnet har flere vurderingsdeler i FS. 

Som hovedregel skal da også vektingen mellom vurderingsdelene komme tydelig frem både på emneside for studentene og i vurderingskombinasjonen i FS:

Det er i så fall viktig at saksbehandler gir fakultetets eksamenskontor beskjed om å kjøre rutine for å beregne nytt samlet resultat på helheten etter at klagesaken(e) er ferdig behandlet lokalt. 

Oppgaveemner med justerende muntlig

Oppgaveemner med justerende muntlig er en særegen kategori. Her kan studenten kun klage på oppgavedelen, men dersom klagen på oppgavedelen leder til endret sensurvedtak, så må studenten opp til ny muntlig eksamen (mm nytt resultat er F/ikke-bestått), siden all vekting av karakter på emnet er avhengig av resultat etter muntlig eksamen: 

Ideelt sett skulle man opprettet ny vurderingsenhet med ny muntlig eksamensavvikling, men for å være pragmatisk, og spare tid for saksbehandlere og studenter, så har vi tenkt at disse sakene behandles ved at oppgavedelen behandles på vanlig måte som nevnt over, og at saksbehandler, etter fullført ny muntlig eksamen, gir fakultetets eksamenskontor beskjed om å endre protokollforekomsten for muntlig eksamen ved å bruke endringsstatuskode GJENTAK.

Til sist kjører eksamenskontoret ny resultatberegning av samlet resultat.

Studenter ber om begrunnelse utenfor Studentweb

For noen emner kan ikke studentene be om begrunnelse fra Studentweb, og begrunnelsessaken må i slike tilfeller opprettes manuelt.

Klagefristen er synlig for studenten i Studentweb og justeres etter dato begrunnelsen er formidlet, så selv om begrunnelsen gis utenfor Inspera MÅ man opprette og ferdigstille begrunnelsessaken i FS. 

Opprett begrunnelsessak på kandidaten

• Gå til student vurdering samlebilde

Du finner student vurdering samlebilde i vurderingsmodulen, eller ved å gå via Student Samlebilde for den aktuelle studenten.

Registrer klagesaken ved å klikke i aktuell vurdering i Student vurdering samlebilde, under fanen 'Protokoll'. Hvis vurderingen består av flere eksamensdeler, skal klagen registreres på den delen studenten klager på, ikke på det samlede resultatet.

• Trykk på knappen 'Registrer klagesak'
• Bekreft at du ønsker å opprette en klagesak (selv om du skal opprette en begrunnelsesak)
• Angi at saken av typen BEGRUNN

 

Bildet begrunnelse og klage åpnes da, delvis utfylt.

• Sjekk at begrunnelsen er registrert på rett kombinasjon

Registrer:

• Ansvarlig saksbehandler: Sett inn initialer til ansvarlig saksbehandler
• Mottatt: Sett inn dato for når studenten ba om begrunnelse

Ferdigstille begrunnelsessaken

Etter at begrunnelsen er formidlet til studenten skal begrunnelsessaken ferdigstilles i FS. 

Registrer:

• Ferdigbehandlet: J
• Vedtak formidlet: Sett inn dato for når studenten fikk begrunnelse
• Begrunnelse gitt på form: Velg SKRIFTLIG eller MUNTLIG

Feltet "Ny klagefrist" oppdateres så automatisk. Klagefristen vises for studenten i Studentweb. 

NB! Så lenge begrunnelsessaken ikke er ferdigstilt i FS er det mulig for studenten å klage på sensur i Studentweb. 

Begrunnelse for klagesensur

Studenten kan be om begrunnelse for klagesensur, men kan ikke klage på resultatet etter klage. Det er ikke mulig å be om begrunnelse for klagesensur i Studentweb, så for slike begrunnelser må studenten kontakte enheten som tilbyr emnet, og så kan enheten håndtere begrunnelsen utenfor FS og Studentweb.

Registrering av klagesensur

Dersom klagesensur behandles i Inspera tilbakeføres resultatet til FS.

Manuell registrering av klagesensur

• Når vedtaket foreligger skal det fylles ut (TIL GUNST/UENDRET/TIL UGUNST)

• Når vedtaket foreligger skal ny klagesensur registreres. Klikk på boksen "Registrer klagesensur". Trykk "Lagre".  (Dersom du har satt J i feltet Ferdigbehandlet, er boksen "Registrer klagesensur"  usynlig. Du kan få den frem igjen ved sette N.)

• Registrering av klagesensur uten vesentlig karakteravvik vil oppdatere protokollen automatisk. Rollene som kreves for å gjøre dette er FS_EKSKLAGE eller FS_EKS2. 

OBS: Klagesensuren kan ikke endres i dette bildet etter man har lagret. Det må gjøres i protokollen. Se egen veiledning for endring i protokoll.

• Sett J i feltet "Ferdigbehandlet" og dato for "Vedtak formidlet"
• Husk å fjerne 'J' i 'Sperr mot visning på karakterutskrift' når vedtak er fattet og klagesensur er registrert.
• Når du registrerer klagesensur med vesentlig karakteravvik vil du få en advarsel om at protokollen ikke er oppdatert, og at ny sensur må gjennomføres. Følg denne instruksen for å fullføre registreringen.

 

Dersom en student klager på en deleksamen, og det nye resultat medfører endring på  toppnivå må du kjøre ny resultatberegning i Student vurdering samlebilde ved å trykke på knappen 'Ny resultatberegning. Du kommer da til rutinen FS671.001 Beregning av samlet karakter for vurdering - protokolloppdatering. Velg Endringsstatus KLAGE. Det skjer ikke automatisk, og kan ikke gjøres via klage-saken i klagebildet.

Registrering av klagesensur med vesentlig karakteravvik (to eller mer karakterer)

Se regelverk og rutine for håndtering av klagesensur med vesentlig karakteravvik.

• Når resultat med vesentlig karakteravvik er registrert, dukker det opp et felt for "Klagesensur / Ny behandling".
• Legg inn kommisjon som skal gjøre ny vurdering. Se bilde.  Dersom man ønsker det kan man legge inn informasjon om kommisjonen i merknadsfeltet: "Vesentlig karakteravvik etter klagesensur i kommisjon X".
• Når klagesensuren avviker med to eller flere karakterer oppdateres ikke protokollen før endelig sensur registreres.

Registrering av endelig klagesensur etter ny vurdering ved vesentlig karakteravvik

Fremgangsmåte for å registrere endelig klagesensur: 

• Når vedtaket foreligger skal ny klagesensur registreres. Klikk på boksen "Registrer endelig sensur". Registrer nytt resultat og trykk "Lagre".

• Registrering av endelig klagesensur ved vesentlig karakteravvik vil oppdatere protokollen automatisk. 
• Feltet Ferdigbehandlet blir automatisk satt til J og feltene Vedtak formidlet og Vedtak fylles ut automatisk.
• Husk å fjerne 'J' i 'Sperr mot visning på karakterutskrift' når vedtak er fattet og klagesensur er registrert.

OBS: Klagesensuren kan ikke endres i dette bildet etter man har lagret. Det må gjøres i protokollen. Se egen veiledning for endring i protokoll.

 

Dersom en student klager på en deleksamen, og det nye resultat medfører endring på  toppnivå må du kjøre ny resultatberegning i Student vurdering samlebilde ved å trykke på knappen 'Ny resultatberegning. Du kommer da til rutinen FS671.001 Beregning av samlet karakter for vurdering - protokolloppdatering. Velg Endringsstatus KLAGE. Det skjer ikke automatisk, og kan ikke gjøres via klage-saken i klagebildet.

Visning av sperret resultat på karakterutskrift og i Studentweb

Hvis et emne består av flere eksamensdeler og det er 'J' i feltet 'Sperr mot visning på karakterutskrift' på en eksamensdel, medfører det at emnet i sin helhet ikke vil komme med på en karakterutskrift.

I Studentweb vil et emne med sperret resultat på en eksamensdel vises med teksten "Resultat sperret" på den aktuelle delen, samt på helheten. Dette er fordi en eventuell endring av karakter på en eksamensdel kan føre til endring av samlet resultat.

Klage på formell feil

Opprette klagesak på formell feil

Åpne bildet "Begrunnelse og klage"

Trykk på symbolet Reg. i menylinjen eller Ctrl+R for å gå til registreringsmodus

Trykk på symbolet Ny rad i menylinjen eller Crtl+N for å opprette en ny sak

(Står du i Student vurdering samlebilde kan du trykke på knappen 'Klagesak' og deretter rett på Crtl+N for å opprette en ny sak.)

Registrer:

• Studentens fødsels- og personnummer
• Emnekode
• Vurderingskombinasjonen klagesaken gjelder (f.eks. S)
• Tid: Hvilket semester klagen gjelder
• Klagetype: FORMELL
• Saksnummer: 1, 2 eller 3
• Mottatt: datoen hvor studentens klage på formelle feil ble mottatt
• Ansvarlig saksbehandler: initialene til den ansvarlige saksbehandler
• Journalnr: saksnummer i Ephorte
• Klage (student): Merknadstekst som er synlig for studenten i Studentweb. OBS! Merknadsteksten er synlig i Studentweb uavhengig om det står J/N i feltet Ferdigbehandlet. 
• Merknad vedtak: Eventuelle merknader knyttet til vedtaket. Ikke synlig for student. 

Ferdigstille klagesaken 

Registrer:

• Ferdigbehandlet: J
• Vedtak formidlet: dato vedtaket ble formidlet til studenten
• Vedtak:
  • vedtakstype AVSLAG brukes når man har behandlet klagen, men konkluderer med at man ikke tar klagen til følge.
  • vedtakstype KLAGE AVVIST brukes når man ikke tar klagen til behandling..
  • vedtakstype INNVILGET brukes når studenten får medhold i klagen
    • Hvis studenten får gå opp til ny eksamen, ta kontakt med FS-koordinator på fakultetet for å endre resultatet på første eksamen. 
  •  vedtakstype TRUKKET dersom studenten trekker klagen på formelle feil

Rapporter over begrunnelse- og klagesaker

Oversikt over ikke ferdigbehandlede klagesaker til ny vurdering

Anbefaling: Kjør FS-rapport 579.003 Ikke ferdigbehandlede begrunnelse- og klagesaker daglig i høysesongen for klagebehandling med hake i "Kun saker til ny behandling". Det sendes ikke ut e-postvarsel til administrasjonen når en klagesak går til ny vurdering ved vesentlig karakteravvik, så enhetene må derfor bruke denne rapporten til å holde oversikt.

Velg Stedkode, klagetype SENSUR, hak av for Kandidatnr, Studenter, Kun ny behandling. Når rapporten kjøres for klagetype SENSUR vises antall dager siden klagen ble registrert i kolonnen "Dager siden reg".

Oversikt over alle begrunnelse- og klagesaker

Bruk rapporten 579.001 Begrunnelse og klage til å holde oversikt over registrerte begrunnelse- og/eller klagesaker. 

Rapporten kan brukes for å holde oversikten over saker som ikke er ferdigbehandlet eller se på saker som har blitt behandlet et gitt semester/år. 

Parametere som må fylles ut: 

• Sted/Emne/Vurderingsenhet
• Periode
  • Hak av "Sak mottatt i periode" og sett inn et datointervall hvis du ønsker å spesifisere søket.

Velg om du ønsker å filtrere på:

• Eksamen- eller sensursystem
• Klagetype: BEGRUNN/SENSUR/FORMELL
• Vedtak: F.eks "TIL GUNST"
• Ferdigbehandlet: Ja/Nei/Uansett
• Hak av hvilken informasjon du ønsker i rapporten
• Velg om du kun ønsker å se saker som ikke er trukket eller avvist
• Velg "Med ny behandling" for å få med saker som har gått til ny vurdering pga. karakteravvik
• Nytt visvalg i FS8.3.6 (oktober 2021): Vitnemål produsert før klage: Med denne valgt vil det i rapporten vises (med fet tekst) om det eksisterer en kvalifikasjonsoppnåelse med vitnemål produsert før klage er registrert på et emne som inngår i denne oppnåelsen. Det er også lagt på et valg for Vis kun saker med vitnemål produsert før klage.