Tilstede
Nina Merete Soelberg Johnsen (OD), Anne-Lise Siljeholm Hansen (MN), Marie Stanghov Thorstensen (UV), Kari Henriksen (SV), Ane Stenmark Lorentzen-Styr (SV), Joey Corbin (ISS), Lillian Almaas (JF), Camilla Rognve (TF), Frode Fagerbakk(MF), Anne Lise Lande (AF), Lars Bergseth-Hasle (AF), Pål Erik Megaard (AF), Vibeke Braaten (AF)
Gjennomgang av sluttrapport for TP-prosjektet
Prosjektet avsluttes og arbeidet med TP går over i en ny fase.
Det betyr ikke at det ikke vil skje videre utvikling av systemet. Forbedringer, endringer og utvikling av ny funksjonalitet vil fortsatt foregå. Hvis det blir snakk om ny, større utvikling kan det være aktuelt som eget prosjekt.
MN savnet litt mer under punktet anbefalinger videre. Det hadde vært fint om Eiendomsavdelingen kunne begynne å ta i bruk opplysninger/gjøre nytte av data i TP. AF vil gjerne dele, men det er ikke sikkert at EA er klare for dette. Det er mange problemstillinger knyttet til at ulike rom finne i ulike systemer. Feks kollokvierom og bestilling av disse for studenter. I Georg Sverdrups hus er det et problem at Vaktsentralen viser ut studenter som ikke har booket rommet de er i, selv om rommet er ledig.
Mange innspill til TP har kommet med "Syllabus-øyne". Man har vært litt preget av at man ikke tidligere har hatt muligheter for å ønske utvikling. Anbefalinger videre bør skrives om litt med tanke på dette. Fakultetene må gjerne kommer med flere innspill i etterkant av møtet, senest i løpet av neste uke, uke 50. Endelig utgave av sluttrapporten vil ikke bli gjennomgått i nytt møte.
AF/SSD følger opp innmeldte problemstillinger.
Presentasjon av brukertest
Gjennomgang av funn og erfaringer gjort under brukertesten med Netlife i september.
Det var veldig nyttig for AF å se hvordan brukerne tenker og gjør ting, det er ofte annerledes enn det man selv har tenkt. Mange av funnene har man tatt tak i i etterkant, en del gikk på (manglende) opplæring også.
Fakultetene opplevde brukertesten som noe veldig positivt. De følte at de ble både sett og hørt, og syntes det var gøy å få være med. Spørsmål om det bør det være en ny brukertest om et års tid? Det er absolutt noe AF vurderer.
Mandat for nettverket
Alle UiOs nettverk som har fått grønt lys til å videreføres må ha et mandat. Mandatet skal opp på ledermøtet i neste uke, så det er kort frist for eventuelle flere tilbakemeldinger.
MN savner at andre sentrale enheter er nevnt, dvs de som driver med arrangementer. De som jobber med arrangementer bør vite hva som foregår over hele UiO. I dag er det ingen har en samlet oversikt, det foregår koordinering av arrangementer mange steder. Noe er i EA, noe i AF/SSA og noe i lederstøtten. Dette er en problemstilling som må tas uavhengig av mandatet, den hører ikke hjemme i dette nettverket. Det er litt uklart hvor dette hører hjemme, her har man en jobb å gjøre sentralt.
Kan man gjøre noe med nettsidene om konferanser slik at det kommer bedre frem hvordan man skal gå frem når man skal lage et større arrangement, hvor man bestiller rom osv http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/rom/konferanser/
Litt uklart hva som ligger i ordet standardisering. Skal nettverket bestemme at alle skal gjøre ting likt. Alle må ikke nødvendigvis gjøre det helt likt, men vi må begrense antall måter slik at det ikke er for mange. Har nettverket beslutningsmyndighet? Representantene i nettverket har selv et ansvar for å forankre saker lokalt hos seg. Bør man si noe om hva som ikke er nettverkets mandat? Vanskelig balanse mellom mandat for nettverket og konkrete arbeidsoppgaver man sitter med til daglig.
Det kom spørsmål om dette nettverket kan lage føringer for policy for rombruk, fremme at undervisning er viktig og helst ikke skal flyttes. Lage tydelig kommuniserte kjøreregler? Det er Eiendomsavdelingen som holder dette i dag, de har feks en regel om at undervisning bare kan flyttes en gang i løpet av ett semester. Det var mange som ikke kjente til dette.
Det ble kommentert at det er fint at mandatene er litt runde i formuleringene og har samme struktur, da er det lett å kjenne seg igjen i innholdet.
AF/SSD følger opp innmeldte problemstillinger.
Ny funksjonalitet i TP og utvikling siden sist
Fremvisning/gjennomgang av noe av ny funksjonalitet som har kommet siden sist, hovedsakelig versjon 8 og 9.
Det anbefales at man følger med på siden med versjonsendringer, det kan være nyttig å se her hva som har kommet av ny funksjonalitet. Fakultetene synes det er gøy å se at det stadig kommer endringer og forbedringer.
Data som er generert i FS blir oppdatert i TP og skrevet tilbake til FS. Diskusjonen kom litt inn på spørsmålet om data opprettet i TP skal skrives tilbake til FS eller ikke. Det er gode argumenter både for og i mot. Dette må etterhvert bestemmes i nettverket.
ISS: ønske om fremvisning av antall plasser i et rom i romlisten i timeplanleggervinduet, feks en parentes med antall plasser i rommet etter romnavnet. Enighet rundt bordet om at dette hadde vært fint.
JF: Er det mulig å lage flere type visninger? Man har ulike behov alt etter som hva man jobber med. Ønskelig å kunne se flere emner samtidig over flere uker? Trenger kartlegging av behov før noe lages.
AF: Det kan være lurt å prøve å "glemme" Syllabus når man ønsker seg noe nytt. Prøv heller å formulere konkret hva man trenger/vil oppnå. Det finnes kanskje andre og bedre løsninger.
JF: Ønskelig med en oversikt over hvilke rom har man tilgang til i hvilke faser, slik at man kan danne seg et totalbilde. Gjerne i form av en rapport i TP. Enighet om at dette er en god idé.
JF: innspill til tidsplan, dato når alle åpner rom? AF/SSD tydeliggjør romfaser i fremdriftsplanen.
JF: fagpersoner, aktive på bakgrunn av fs-reg, ikke sap? hvor?
registrering av fagpersoner er uoversiktlig, ulike roller og tilknytning vises frem avhengig av hvilket system som er kildesystem.
Man jobber med å finne en løsning for å ivareta fagpersoner som ikke finnes skikkelig i ldap. Dette er fortsatt prioritert, men er et vanskelig tema
MN: Nye behov dukker gjerne opp når man jobber aktivt med systemet, det er i spesielle faser at man jobber intensivt med TP. Akkurat nå er det fokus på andre ting. Det hadde vært ideelt om det i aktive faser var ressurser til å ta utvikling fortløpende etterhvert som behov oppstår og meldes inn.
MN: ønske om forslag til møteplan i forkant av semesteret, da vil det bli lettere å planlegge på semesterbasis.
ISS: innspill til utvikling, etasjeplan, rom som blinker, finnes for medisin. etasjekart finnes ikke for Blindern. EA har disse, men ikke SSD. Må i dialog med EA om dette. Det var enighet om at dette er ønskelig,