Referat fra møte i nettverk for TP og timeplanlegging 3.juni

Tilstede

Saksliste

0. Informasjon

• ROS-analyse (9.juni) - mulig behov for å kontakte fakultetene.
  Risiko- og sårbarhetsanalyse av TP skal utføres av AF i samarbeid med UNINETT. Tilsvarende skal gjøres for FS og Ephorus.
   
• Eksamensplanlegging i TP.
  Kort orientering om at vi nå starter arbeidet med å lage en modul for eksamensplanlegging i TP. Det planlegges fakultetsvise møter med AF i juni-august for å samle erfaring fra de enkelte fakultet, avklare organisering og behov. Mål om at kravspesifikasjonen skal være ferdig i november. Det er ikke satt noe tidspunkt for når det skal være ferdig utviklet. Dette avhenger blant annet av innholdet i kravspesifikasjonen, om det blir enkelt eller mer komplisert.
  Innspill fra MN: man må tenke på at bruk av rom til eksamen ikke må gå ut over undervisning/andre aktiviteter i rommene. Det er ulike oppfatninger når det gjelder deling av rom og eierskap. Dette må man ta hensyn til og sikre avklaring av policy på en god måte.
  Innspill UV: det hadde vært fint med studentgrupper også i eksamensplanlegging.
  Innspill JF: det er viktig at det som lages i TP bygger på det som ligger i FS, at det er integrasjon med FS.
   
• Arrangementer vs. undervisning - spesielt i GS.
  EA forsøker å gå bort fra forhåndsbookinger som fører til forskyving av undervisning. De ønsker en debatt om hvilke arrangementer som er så viktig for UiO at de skal få lov til å forhåndsbooke lokaler. Hvem skal engasjeres i en slik diskusjon? Bør det være f.eks romeier? Det er ikke alltid så lett å få forståelse av hvem dette er. Hvert fakultet må finne sin løsning, samtidig må det være enighet om hvordan henvendelser håndteres. Det er avtalt at gymsalen skal brukes mer til eksamen, dette fører til at andre arrangementer må bruke andre rom.
  
  Orientering om et problem som ble oppdaget i dag; Årsfesten som skal være 2. september har ikke bestilt rom. Det er bestemt at årsfesten skal gå som planlagt, så undervisningen må flyttes. Det skal være opprydding og avklaring av hva som har skjedd i ettertid med de involverte.
  MN: Realfagsbiblioteket lovet bort lokalene sine til sommerfesten som var 29. mai, uten å avklare dette med MN. Studentene trenger lokalene til å lese til eksamen.

1. Oppsummering av vårens timeplanleggingsarbeid

• Oppsummering av timeplanlegging av høst 2015.
• Hva fungerte? Hva fungerte ikke?
  MF: Det har gått greit. Faglærertimeplan, fint at denne kan brukes tidlig for å se på neste semester, men det må komme frem at denne ikke er fast/ferdig før en bestemt dato. Bedre kommunikasjon til faglærer om hva dette er. Det jobbes med en egen faglærertimeplan i intranett-prosjektet. Når en timeplan er ferdig utarbeidet er det her den offisielle timeplanen skal finnes. Det ble uttrykt bekymring for at man skal miste den som finnes i TP for den er mye brukt. Faglærertimeplan skal fortsatt finnes i TP, det er denne som skal brukes i det administrative arbeidet med å utforme timeplanen.
  HF: Planleggingen har gått greit, bedre enn fryktet. HF mangler mange rom pga oppussing. Hvordan det har gått vet de først når undervisningen begynner. Det anbefales at folk som har bestilt rom de ikke kjenner godt fra før bør ta en titt på rommene for å se at det ser bra ut, er i samsvar med behov.
  UV: TP har ikke fungert så bra for UV. Sitter og gjør mye manuelt utenfor TP. Funksjonalietet som vil gjøre det litt bedre for de ligger på listen over nye ønsker.
  TF: Det har gått greit.
  MN: det går bra fordi AF er tålmodige. MN er veldig takknemlig for at de får legge sin undervisning før hovedkjøringen.
  EA: fornøyd med å kunne forhåndsbooke i rombestillingsdelen av TP. Eneste ulempe er at det er litt tungvint å endre en bestilling i rombestillingsdelen. Da kan de eventuelt gå inn i timeplanleggingsdelen for å gjøre akkurat dette.
  OD: De er fornøyd med TP, men er ikke i mål enda. Det skyldes ikke TP, men interne saker på OD. De bruker også timeplanen for faglærer mye, men opplever litt problemer med lærere som printer ut timeplanen og dermed ikke får med seg endringer i ettertid.
  JF: synes at TP går litt tregt noen ganger. De stusser på hvorfor enkelte rom ikke dukker opp for enkelte personer da det er forventet at de skal dukke opp. Det går på deling av stedkoder og AF er på saken. Ellers er de veldig fornøyd med rapportene som har kommet nå nylig, de bruker de mye.
  
  MF: Spørsmål om det skjer det noe med problematikken rundt fagpersoner som ikke er ansatt lenger, men likevel dukker opp i ansatt-oversikter etc. Et ønske fra JF, noe de hadde stort behov i forbindelse med fronter og digital eksamen, har ført til at dette blir problematisk for de andre fakultetene. Det virker som at dette har fått mange uheldige ringvirkninger som man ikke så komme. En uønsket effekt er blant annet at de dukker opp på nettsider som ansatte. I tillegg er det mange ekstra som dukker opp som ansatte i HR-portalen. Det er snakk om mange hundre personer, kan dette gjøres noe med? Det må ryddes opp i samspillet mellom systemene, dvs FS, Cerebrum og SAP. Michael sitter i en arbeidsgruppe, IT-Tilgangsstyring, med bl.a. Thomas Evensen og Johannes Falk Paulsen som skal rydde opp i dette.

2. Forberedelser av høstens timeplanleggingsarbeid

• TP-møter til høsten. AF setter opp datoer nå.
  Møtedatoer er 3. september, 7. oktober og 3. desember. kl 1230-1400 Stort møterom, 10. et. Lucy Smiths hus (se ellers på http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/tp/tp-nettverket/)
   
• Behov for opplæring til høsten?
  Er det behov for det generelle informasjonsmøtet, nytt og nyttig i TP? MN tror at flere fra de hadde vært tilstede på forrige møte hvis ikke det hadde vært for en kollisjon med et annet møte. Tanken om møtet er god. JF er fornøyd med kodedagene, og synes at dette er tilstrekkelig. AF forslår at vi dropper dette generelle møtet og at man heller setter av litt tid på arbeidsstuene til å se på det som er nytt. AF har allerede holdt av rom og tider til arbeidsstuer så det ikke vil bli problemer med å finne ledige tidspunkter. AF fortsetter med grunnkurs, samt det å ha både en FS-del og en TP-del på samme dag.
   
• Behov for nye/forbedrede veiledninger?
  Veiledningen for undervisningsplanlegging i FS er veldig lang. Kan denne deles opp litt mer? JF ønsker en egen veiledning for administrator-rollen. Det er ofte usikkerhet rundt hva AF skal gjøre og hva koordinator skal gjøre. MF foreslår at vi har en liten workshop/opplæring for de som har denne rollen.
  Det er en del uklarheter rundt ulike faser, romdeling og nullstilling av deling av rom. Fakultetene har også ulike behov rundt nullstilling av romdeling. Det er ønske om å få laget en rapport som gir en oversikt over hvordan romdelingen er satt opp.
   
• Dato for hovedbestilling av våren 2016. Det blir i slutten av oktober. AF kommer tilbake med dato for dette.

3. Utvikling av TP

Nyheter i TP-versjon 14 og 15

Bug

• [TP-257] - Ikke mulig å fjerne felles undervisning på aktivitetstid
• [TP-187] - Ikke vis bygninger uten bookbare rom i nedtrekkslister - både i timeplanlegger og rombestilling
• [TP-265] - Rette visning av utilgjengelighet for aktivitet samt vise utilgjengelighet for sted

Improvement

• [TP-262] - Nye løsninger for hovedbestilling høst 2015
• [TP-261] - Faglærere med tillatt kollisjon trenger en markering på fagpersonoversikten
• [TP-266] - Vise antall plasser i rom i rullegardin for mulige rom.
• [TP-270] - Problem med studentgruppekoblinger når man manipulerer studentgrupper

New Feature

• [TP-245] - Lage ny WS for faglærertimeplan til UIOWS
• [TP-246] - Lage ny WS for faglærers emner til UIOWS
• [TP-248] - Nye felter i WS for emnetimeplaner til UIOWS, trenger data om sjef/slave for felles undervisning
• [TP-251] - Lage grensesnitt og løsning for oppdatering av FS
• [TP-258] - WS for rominformasjon til Vortex/Mine studier
• [TP-228] - Lage flagg for deling av rom
• [TP-241] - Daglige oversikter for bygning og rom for VAS
• [TP-249] - Trenger ny WS der Vortex kan skrive til TP for fagpersoner for enkeltuke.
  Innspill under møtet: Dette er gjort klart fra FS/TP sin side, men ikke fra vortex-siden. Viktig å vite rekkefølgen på ting, hva skjer hvor når du gjør en endring ett sted. Hva er autorativt system? MF vil ikke legge i faglærere i vortex, andre fakulteter gjør det mye. Det var stor bekymring for utilsiktede konsekvenser på grunn av denne tilbakeskrivingen.
• [TP-252] - Rapport for rombruk. , JF ønsker også å se etter 16. JF spiller det inn.
• [TP-260] - Arbeidstimeplan for miljøer som forhåndslegger timeplansdata
• [TP-267] - Rapport over bestillingsdata for aktivitetstider

Gjenstående ønsker

Kommende utvikling

TP-254 - Rapport over fremtidige bestillinger i rom 
TP-216  Man bør få en advarsel og angremulighet derom man har gjort endringer og prøver å hente noe nytt uten å lagre først.
TP-148  Legge til tekst om forskjell mellom bestilt og forvalgt.
TP-99    Flere filter på aktivitetstider. 
TP-73    Visning av fag for aktivitetstid. 
TP-128  Løsning for unntak i rekke. 
TP-180  På studentgrupper er det ønsket at man kan si at det er "sjekket/gyldig" for et gitt semester. 
TP-200  felt på rom for å markere at de skal sperres ved hovedbestilling.
TP-10    Admin: emnesiden bør være mer oversiktlig og søkbar
TP-188  sperre rom visse dager og tider. 
TP-149  få inn partinummer i timeplaner for rom
TP-196  Vise timeplaner studentgruppene til et emne 
TP-195  Kunne vise timeplan for flere studentgrupper samtidig
TP-253 - Legge til stillingstittel for fagperson i rapport for undervisningsregnskap 
TP-15    Lage rapport for diskrepans mellom bestilt og registrerte data for all info som bestilles (tid/rom/lærer/stud) 
TP-218  Vise lørdag/søndag ved behov i timeplanleggingsvinduet. 

Avventer

TP-91    Man bør kunne se hvem som sist har oppdatert en aktivitetstid. 
TP-72    Fagperson og delt stedkode 
TP-201  Oppdatering av emner (i admin) med Ø fungerer ikke i Internet Explorer. 
TP-181  Det er ønskelig at studentgrupper kan vise andre studentgrupper knyttet til samme studentgruppe. 
TP-233  inngangsvei til uketimeplan for stedkode 
TP-108  Det er ønskelig at infoskjemen (skjerm.php) kan vise et utplukk av bygninger. 
TP-242  Vise kun undervisning på infoskjermer. 
 

Nye ønsker

De uthevede ønskene er de det var mest interesse rundt på møtet.

• JIRA: TP-282 Ønsker at dere skal utvikle en funksjon i TP som legger samme tid på samme aktivitet. At alle aktivitetstidene til en aktivitet blir lagt på samme tid og dag. (UV/ILS)
• JIRA: TP-283 Ønsker å kunne kopiere studentgruppe. Beholde navn og innhold og semester. (MN/IFI)
• JIRA : TP-281 Ønsker å slippe å lage kode for studentgrupper. (MN/IFI) Under admin?
• JIRA: TP-276 Timeplan for studentgruppe. Brukes mye i kvalitetssikring av timeplaner. Viktig med gode timeplaner for studentene. 
  Ønsker derfor veldig å filtrere så vi bare ser egne. 
  Ønsker også å hake bort så vi slipper se de som ikke er aktive. 
• JIRA: TP-195 Ønsker også å se flere studentgruppers timeplan oppå hverandre. (MN/IFI)
• JIRA: TP-284 Ønske om å legge inn størrelse på studentgrupper. Ikke som et eksakt tall, men indikasjon på hvor mange studenter det gjelder.
  Det kan brukes til flere ting. For å bestemme hvilke studentgrupper som kan kobles til samme gruppeundervisning. Det er et puslespill fordi hver studentgruppe ikke kan kobles til en egen gruppe slik at vi må velge hvilke studentgruppe som skal kobles sammen.
  Det er også greit ved rydding etter hovedkjøring. Veldig små studentsett må kanskje prioriteres bort hvis det er vanskelig/umulig å få det til å gå opp. Ønsker også å kunne prioritere studentgrupper. Noen studentgrupper er helt klart viktigere enn andre. Det ville være fint å markere noen studentsett som greie, men ikke nødvendige, å ta hensyn til. For eksempel en todeling eller tredeling, viktig/ikke viktig eller viktig/ganske viktig/kjekt om det går). Vi har mye valgfrihet i våre program og alt dette er ikke like viktig. (MN/IFI)
• JIRA: TP-285 Ønske om å ha flere rom knyttet til en aktivitet, også rom av ulik romtype. Med tilfeldig valg av rom. (MN/IFI)
• JIRA: TP-287 Ønske om vekting av aktivitetstider. Det å kunne nedprioritere noen aktivitetsforekomster ved hovedlegging. (MN/IFI)
• Ønsker at fellesundervisning i store emner prioriteres høyere ved hovedlegging. Nå kom noen av disse etter ordinære og små grupper. For eksempel INF1060 fellesøvelse kom veldig langt ned på lista på kjøringen. (MN/IFI)
• JIRA: TP-288 Ønsker for mulighet til å ha felles undervisning med deler av et emnes ukemønster.
  F.eks. så trenger vi det for MAT-INF1100L, hvor den første uken skal de følge MAT-INF1100 OG INF1100, de seks neste ukene skal være INF1100, og deretter MAT-INF1100 resten. (MN/MAT+BIO)
• JIRA: TP-289 Behov for å bestille aktivitetstider uten kollisjonsikring mot studentgrupper?

4. Eventuelt