Til stede:
Camilla Rogne (TF), Nina Merete Soelberg Johnsen (OD), Fridtjof Jerve (HF), Anne-Lise Siljeholm Hansen (MN), Ane Stenmark Lorentzen-Styr (SV), Mona Pedersen (EA), Paul Martin Lello (EA), Frode Fagerbakk (MF), Lillian Almaas (JF), Lee Ae Ran Aamodt (UV), Camilla Haugland (AF), Pål Erik Megaard (AF), Lars Bergseth-Hasle (AF), Michael Schøyen Grude (AF), Vibeke Braaten (AF).
Informasjonssaker:
1. Presentasjon av TP for institutsjonene i BOTT
TP er presentert som timeplanleggingssystem for de andre institusjonene i BOTT. (BOTT = Bergen, Oslo, Tromsø, Trondheim)
UiO ønsker å etablere et BOTT-samarbeid om timeplanlegging generelt, og eventuelt et systemsamarbeid om TP med mål om at man kan få enda mer ut av systemet.
2. Rehabilitering av Sophus Bugges hus
Tidsplan for rehabilitering av Sophus Bugges hus tilsier at huset skal være klart til bruk for undervisning til våren 2017.
Høsten 2016 må planlegges uten disse rommene. Kan man planlegge med disse rommene våren 2017? HF håper det. Det er viktig at EA ikke begynner med nye store prosjekter i bygg med undervisningsrom før arbeidet i Sophus Bugges hus er ferdig. Pga oppussingen er det ekstra stort press på andre undervisningsrom og undervisningsplanleggingen vil knele hvis flere bygg stenges.
3. Vortex/mine studier
Informasjon om status for ønsker opp mot vortex/mine studier. AF har videreformidlet ønsker fra TP-nettverket til USIT, men USIT har foreløpig prioritert annen utvikling. Vi håper at USIT setter at ressurser i 2016.
Gjennom de nye For-ansatte-sidene har det blitt lansert ny personlig timeplan for faglærere "min undervisning", som skal erstatte faglærertimeplanen direkte fra TP.
MF: Min undervisning (mine studier for faglærere) fungerer ikke som forventet og ønsket. Den inneholder ikke adgang til å laste opp og redigere adgangsbegrensede ressurser som faglærer bruker i undervisningen. De lenker nå heller videre til faglærertimeplanene i TP. Min undervisning viser uke for uke som man må bla seg igjennom. TP viser undervisningen i en liste, det er mer oversiktlig, særlig hvis man ikke har så mye undervisning. Når det ikke er mulig å redigere i timeplanen på nett kunne man like gjerne bare fått undervisningen opp i kalendersystemet.
UV: Har mangelfulle data i den nye løsningen fordi det ikke har kommet tydelig nok beskjed om betydningen av å legge inn faglærere i timeplanleggingen i TP. De har detaljert foreleser rett i Vortex, som ikke kommer frem i min undervisning. En toveis-integrasjon mellom TP og vortex vil løse problemet for fakultetene som detaljerer fagpersoner i vortex. Løsningen for dette fra TP er klar, men funksjonalitet for dette i vortex er et av punktene som USIT ikke har prioritert ennå.
Fakultetene bør ta problemene direkte med leverandøren av den nye tjenesten direkte i stedet for at det bare kommer gjennom TP-nettverket. TP-nettverket prøver å påvirke, men fakultetene må også på banen og gi tilbakemeldinger til prosjektet for for-ansatte-sidene.
4. TP/FS og Fronter
Status for problemet med innlevering i anonyme mapper
AF har ikke funnet noen enkel løsning, siden alle løsningsforslagene fører til nye problemer og rettighetskonflikter.
Problemet vil gå over med tiden etterhvert som man tar i bruk dig.eks system til innleveringer.
5. Eksamensplanlegging i TP
Informasjon om arbeid med eksamensplanlegging i TP.
AF har i samarbeid med en arbeidsgruppe med representanter fra HF, MN, JF og MED laget et forslag til kravspesifikasjon. Denne ble sendt på høring hos fakultetene i uke 51.
6. Utvikling TP
Informasjon om utvikling i TP. Se endringer i versjon 19
En av nyhetene er tidlig tilgang til TP:rombestilling for eksamensplanleggere. AF følger opp med å finne ut hvem som skal ha denne tilgangen og får på plass dette.
Arrangementer høst 2016
Veldig mange store arrangementer er planlagt høsten 2016. Åpen dag ble flyttet fra vår 2016 til høst 2016 pga UDs klimakonferanse, men nå er denne konferansen også flyttet til høsten 2016. To andre store arrangementer, Naturfagskonferansen og nasjonalt studieveileder seminar ønsker også torsdag og fredag. Faglig pedagogisk dag er også i høst.
Noen bør ta tak i prioriteringen her, hva skal få forrang hvis det blir for mange arrangementer? Det er fredager man holder av aud1 i GS til arrangementer. EA følger opp i forhold til hvordan de håndterer bestillingene.
Diskusjonssaker:
7. Status/oppsummering timeplanlegging våren 2016
Hvordan har timeplanleggingen for våren 2016 gått?
Timeplanleggingen for våren 2016 har gått veldig bra. Brukerne er fornøyd og det er få spørsmål om bruk av systemet.
UV: ILS har tatt i bruk studentgrupper og det har fungert.
MF: Skal snakke med AF om å ev ta i bruk studentgrupper
8. Hvordan skal brukere få informasjon om hva som er nytt i TP?
AF plukker opp at mange timeplanleggere ikke får med seg nye løsninger i TP, før vi er på arbeidsstuer. Hvordan bør AF/SSD gi ut informasjon om hva som er nytt i TP?
Det ble enighet om at AF sender informasjon om nye versjoner til nettverket, og koordinatorene sender videre til sine brukere. AF oppsummerer i e-posten av hva som er nytt og spennende.
9. Mine studier
Kontroll av datakvalitet i FS. Hva må være på plass for å få riktige data i mine studier?
Denne saken hoppet vi over.
10. Avbestille undervisning som ikke skal gå?
Undervisningsrom som ikke skal brukes bør avbestilles for å:
- fristille store auditorier til arrangementer (i dag fremstår det som at man uansett må flytte undervisning)
- fristille rom til eksamen (mye undervisning går etter at eksamen har vært)
Vi ser det er mye avlyst undervisning uten at rommene er fristilt.
- Er det mulig å avlyse de siste forelesningene i semesteret dersom de ikke brukes? i så fall når kan det avklares?
- Hva med enkeltavlysninger midt i semesteret?
- Undervisningsfrie datoer i timeplanen - trenger de være bestilt med et rom?
Er det ønskelig med påminnelse fra AF om å avbestille rom som ikke skal brukes?
Fakultetene vet ikke dette før det nærmer seg, det avklares underveis. Det vil uansett være lurt å informere om forventninger til håndtering av dette, f.eks. på arbeidsstuer. Når eksamensplanleging kommer i TP blir det lettere å finne og fristille rom hvor undervisning fortsatt er satt opp etter at eksamen har vært.
11. Integrasjon TP og FS - overføring mellom systemene
Overføring av data fra FS til TP
- Ny funksjon for at brukere kan overføre for alle emnene sine selv. Fakultetskoordinator kan overføre for alle "sine" emner, for hele fakultetet.
- Skal man avvikle den sentrale hovedoverføringen?
Fakultetene ønsker en anbefalt dato, ev frist for overføring selv om fakultetene skal gjøre overføringen selv. Det er ønskelig å ha en frist å jobbe mot, det legger også litt press på timeplanleggerne.
Overføring av data fra TP til FS
- Ny funksjon for at brukere kan overføre for alle emnene sine selv. Fakultetskoordinator kan overføre for alle "sine" emner, for hele fakultetet.
- Hvor ofte skal man overføre data fra TP til FS?
AF overfører fra TP til FS kun få ganger i løpet av semesteret. Koordinatorer kan så overføre hyppigere selv eller overlate det til brukerne, som også overføre for emner de har tilgang til.
- Aktivitetstider som opprettes i TP kan overføres tilbake til FS. Hvordan skal det fungere? AF vil ha en felles standard.
Fakultetene har ulike meninger. AF setter opp et utviklingsønske for funksjonalitet for å styre hvilke data som overføres.
12. Eventuelt
Det nevnes en problematikk rundt fagpersoner. JF sine behov skaper problemer for MED. Dette får bli en egen diskusjon senere.