1. Studinfo-arkivet
-
Spørsmål 1: Er dere enige i foreslåtte tidspunkt og hva som skal kopieres?
-
Spørsmål 2: Emneinformasjon i studinfo-arkivet: trenger vi to kopier pr. semester, eller er det tilstrekkelig med en gang pr. semester? I såfall når?
Etter oppgraderingen av emne- og programmalene er det nødvendig med noen justeringer av studinfo-arkivet som ligger på uio.no/studier/arkiv/ . Samtidig ønsker vi å revurdere tidspunktene for kopiering til arkiv og hva som skal kopieres, og se studinfo-arkivet i sammenheng med supplerende funksjonalitet på nettstedet.
Supplerende funksjonalitet til studinfo-arkivet
Versjonering
Vi har versjonering på alle emne- og programnettsider. Det er mulig å bla tilbake og se tidligere versjoner av en nettside, hvem som har redigert og tidspunkt siden ble endret. Versjonering fungerer bra for å se endringene som er gjort på en nettside i senere tid, f.eks. i forbindelse med klager fra studenter, men ikke for å se historikk år tilbake i tid, f.eks. finne emnebeskrivelsen som gjaldt for et emne høsten 2009. Versjonering går tapt når man kopierer en fil, så for å beholde versjoneringen må man benytte funksjonaliteten med arbeidsversjoner.
Hente fil fra disk
I tillegg kan Usit hente opp en fil fra disk slik den var på et gitt tidspunkt der det er helt spesielle behov for dokumentasjon.
Ephorte og FS
Saksbehandlingen i studiesaker dokumenteres i ephorte. Vedtatte endringer i emne- og programbeskrivelser skal oppdateres i emne- og programbeskrivelsene på nett (og f.eks ikke dokumenteres utelukkende i beskjedform). FS har historikk på dataene som registreres i FS.
Brukeroppgave studinfoarkivet
Gitt de andre, supplerende verktøyene vi har, vurderer vi at hovedbruksoppgaven for studinfoarkivet slik:
Studiekonsulenter og andre ansatte må kunne finne en en programbeskrivelse eller emnebeskrivelse + pensumliste slik den var et gitt semester/år. Fordi det etterspørres fra studenter som har tatt emnet/programmet og trenger beskrivelsen av hva de tok, eller fordi vi i intern saksbehandling trenger å bla tilbake og se hva som gjaldt et gitt semester og år.
Tilgang
UiO-tilsatte/ansatte. Arkivet fungerer pt. ikke som en selvbetjeningsløsning for studentene. Det forutsetter at vi har en viss historikk om emner tilgjengelig på nett en periode tilbake i tid.
Emner
På uio.no vil vi beholde semestersider med fullstendig innhold, hvertfall 3 år tilbake i tid (se pkt. 2). Etter så lang tid, vil mye av den semestervise informasjonen ha liten informasjonsverdi. Det vi da trenger å kopiere til studinfo-arkivet er det studieplan-spesifikke.
Forslag emneinfo i studinfo-arkivet
To kopier pr. semester:
- En kopi i starten av hvert semester (1. september og 1. februar) for å ha dokumentert hva som gjaldt ved registreringsfristen
- En kopi i slutten av semesteret (20. desember og 15. juni) for å få med eventuelle endringer som har skjedd i løpet av semesteret
Hva kopieres?
Den formelle studieplanen, det vil si emnebeskrivelsen + pensumliste-mappa for inneværende semester. Pensumlistene skal ligge på semestersidene, i mappen /pensumliste/ . Annen plassering av pensum er i strid med retningslinjene for studieinformasjon på nett, og vil være et hinder for å kunne gi full historikk for emnene tilbake i tid.
Vurderinger av de andre, faste dokumentene:
- Beskjeder: Bærende innhold i emne- og programbeskrivelsene skal ikke formidles utelukkende i beskjedform. Beskjedene har liten informasjonsverdi når de er mange år gamle.
- Tid og sted for eksamen: Hentes fra FS, historikk ligger i FS.
- Timeplaner: Hentes fra Syllabus. Liten informasjonsverdi når de er over mange år gamle.
- Undervisningsmateriale: Det bør være de siste semestrenes undervisningsmateriale som er mest aktuelt. Hvis materiale gjenbrukes, kan det flyttes ut av semestersidene til emnenivå.
Emnegrupper
- Kopi av hele emnegruppetreet + course groups 1 gang i semesteret, 1. februar og 1. september.
Programmer
- Ta kopi av alle html-filer (+gjenværende som fortsatt er i xml-format) i hele programmappa (norsk og engelsk) med unntak av følgende mapper og underdokumenter: karriereintervjuer, studiestart
- 1 gg. pr. semester - 1. februar og 1. september.
Utvekslingsavtaler
- Skal ikke kopieres inn i arkivet.
Brukervennlighet i studinfoarkivet:
Studinfoarkivet har blitt veldig uoversiktlig etter vi oppgraderte emne- og programmalene. Det bør gjøres grep for å øke brukervennligheten:
- Strippe bunnmeny og toppmeny
- Intern navigasjon i arkivet i topp/bunnmeny
- IA: som på UiO.no, strukturert på år og dato.
- Generere lenker til studinfo-arkivet fra studieprogrammer på uio.no (på en av arkfanene i admin) basert på refkomp
- Grafisk profil/design.
- Strippe tilbakemeldingsfunksjonen i dokumentene.
2. Rydde i gammel emneinformasjon på uio.no
-
Spørsmål 3: Har dere synspunkter på planen om å avpublisere den eldste semesterinformasjonen slik det er beskrevet?
-
Spørsmål 4: Har dere noen formening om hvor langt tilbake i tid gammel semesterinformasjon bør ligge åpent på nett?
Alle semestersidene tilbake til høsten 2003 ligger pr. i dag åpent på nett. Det er store mengder døde lenker på de gamle semestersidene, og vi ønsker å fjerne det eldste innholdet fra nett. I studinfo-arkivet på uio.no/studier/arkiv/ ligger gammel semesterinfo arkivert for dokumentasjonsbehov. Arkivet skal oppgraderes (som beskrevet i pkt. 1).
Hvor lenge skal emneinformasjon ligge åpent på nett?
Vi må tilby en viss historikk tilbake i tid på emnesidene. Det er naturlig at studentene selv kan finne tilbake til emne- og pensuminfo en viss periode tilbake i tid. F.eks. bør en student som fullfører et bachelorstudium kunne finne pensumlister for emnene han/hun har tatt i studiet, dvs. hvertfall 3 år tilbake i tid, kanskje mer. Det ønsker vi tilbakemelding fra fakultetene på. Vi kan også analysere trafikk til gamle semestersider og se om det er noen naturlige brekkpunkt.
- Vi avpubliserer semestermappene for høsten 2003 - våren 2006
- I forkant får fakultetene rapporter over innhold som fortsatt er høyt besøkt som ligger i disse semestermappene (typisk gamle eksamensoppgaver, undervisningsmateriale som fortsatt er i bruk og lenkes opp fra nye semestersider).
- De som ønsker, kan flytte innholdet før vi avpubliserer. Alternativet er å rydde opp i etterkant. Vi kan sette opp en arbeidsstue for å flytte innhold hvis fakultetene ønsker.
- De avpubliserte sidene får en egen feilmeldingsside som henviser til hvem man kan kontakte hvis man har behov for innhold på gamle semestersider (f.eks. pr. fakultet).
- Hvis avpubliseringen går bra, kan vi vurdere å avpublisere enda flere semestre.
- Hvis mange skulle etterspørre innhold som er avpublisert, kan vi revurdere opplegget (enten flytte og publisere enkeltfiler eller alt).
Forslag: avpublisere den eldste emneinformasjon på uio.no
Forslag
- Beholde semesterside-innhold i 5 år
- Emner som er nedlagte: alltid beholde de siste par semestersidene åpent tilgjengelig. Må tenke nøye igjennom flyt på emner som legges ned.
- Vurdere å beholde pensumlistene publisert i all tid tilbake, men avpublisere alt annet?
- Også slette noe av innholdet på uio.no/studier/emner/, i stedet for å bare avpublisere, f.eks. gamle beskjeder.
- Rydde i gammelt innhold i studinfo-arkivet også?