Formål
Denne prosedyre skal sikre at det velges medlemmer og varamedlemmer til lokale arbeidsmiljøutvalg på en korrekt og forutsigbar måte.
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder ved alle enheter på UiO som har opprettet eller skal opprette et lokalt arbeidsmiljøutvalg.
Ansvar
- Ledelsen i verneområdet har ansvar for at det er opprettet arbeidsmiljøutvalg dersom det er vedtatt at det skal være arbeidsmiljøutvalg i verneområdet.
- I verneområder hvor det alt er opprettet et arbeidsmiljøutvalg, har dette arbeidsmiljøutvalget ansvaret for å opprette et valgstyre for valg av arbeidstakerrepresentanter til arbeidsmiljøutvalget.
- Dersom et arbeidsmiljøutvalg beslutter at det skal opprettes et nytt arbeidsmiljøutvalg innen sitt verneområde, har det opprinnelige arbeidsmiljøutvalget ansvar for å opprette et valgstyre.
Fremgangsmåte
Planlegging/forarbeid
- Arbeidsmiljøutvalget oppnevner et valgstyre. Valgstyret må sette opp en tidsplan slik at valget er gjennomført før 1. november. Funksjonstiden for de som velges er 2 år.
- Valgstyret må finne fram til aktuelle kandidater. Alle ansatte og fagforeningene kan foreslå kandidater. Alle arbeidstakere er valgbare, også de som alt er valgt til verneombud.
- Valgstyret bør vurdere om det er hensiktsmessig å opprette en nettside for informasjon om valget eller om relevant informasjon kan legges ut direkte på enhetens sider om verneorganisasjonen.
Gjennomføring
- Valgstyret gjør kandidatenes og forslagstillernes navn kjent før valget.
- Alle ansatte har stemmerett med unntak av øverste ledelse.
- Det kan bare stemmes på kandidater som er foreslått, og det kan bare avgis stemme på inntil det antall medlemmer og varamedlemmer som skal velges. De som har fått flest stemmer, er valgt i den rekkefølge stemmetallene tilsier. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. Valget skal være hemmelig og skriftlig. Det er mulig å bruke en elektronisk løsning, dersom kravet om hemmelig valg ivaretas.
Andre medlemmer enn de valgte
Lokalt hovedverneombud evt ledende verneombud i arbeidsmiljøutvalgets virkeområde skal være medlem. Der det bare er ett verneombud i virkeområdet, skal vedkommende være en av de ansattes representanter i arbeidsmiljøutvalget.
Ledelsen peker ut sine representanter og vararepresentanter til arbeidsmiljøutvalget. En representant fra øverste ledelse skal være medlem i arbeidsmiljøutvalget.
Avtale med fagforeningene
Fagforeningene ved UiO har inngått en avtale med UiO om at arbeidstakerrepresentanter til lokale arbeidsmiljøutvalg, skal velges.
Rapportering
Valget dokumenteres gjennom skriftlig beskjed fra valgstyret til ledelsen om hvem som er valgt til medlemmer og varamedlemmer i det lokale arbeidsmiljøutvalget.
Arkivering
Definisjoner
- Med ”arbeidsmiljøutvalg” menes i denne prosedyren arbeidsmiljøutvalg på det aktuelle organisatoriske nivå.
- Med ”ledelse” menes i denne prosedyren ledelsen på det samme organisatoriske nivå som det aktuelle arbeidsmiljøutvalget.
- Med ”øverste ledelse” menes i denne prosedyre rektoratet, dekanat, instituttleder og administrativ leder, fagdirektører med nestledere, museumsdirektører med nestledere, universitetsbiblioteksdirektør med nestleder, senterledere med nestledere for sentre som ikke er underlagt et fakultet eller museum osv
- Med ”ansatt” menes i denne prosedyren de personene som UiO har arbeidsgiveransvar for.
Referanser
Regelverk og andre rammevilkår
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS og beredskap
- Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 19.05.2017
- Utgave: 3
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-98