Innledning
Når det gjelder definisjon av begrepet ”omstilling”, henviser partene til konkretiseringer som fremgår av Moderniseringsdepartementets veiledningshefte om statlig omstilling; ”Personalpolitikk ved omstillingsprosesser”.
Partene legger til grunn at omstillingsbegrepet knyttet opp til omstillingsavtalen omfatter nedbemanning, omstrukturering og formell organisasjonsendring, se avtalens pkt. 1.2 med nærmere konkretisering av virkeområde.
Denne avtalen gir generelle vilkår knyttet til omstilling ved UiO, og kan eventuelt suppleres med mer detaljerte tilleggsavtaler for den enkelte omstilling. Slike tilleggsavtaler tilpasses karakteren på det aktuelle omstillingstiltaket, samtidig som strategi og beredskap utformes i forhold til faktiske personalmessige konsekvenser. Tilleggsavtale utarbeides så tidlig som mulig i prosessen, dvs. når endringsbehov og konsekvenser er klarlagt. Rektor/universitetsdirektør kan ved større omstillinger forelegge utkast til eventuell slik avtale for universitetsstyret før det innledes formelle forhandlinger mellom partene.
Partene legger til grunn at de beste resultater oppnås gjennom samarbeid mellom arbeidsgiver, tjenestemannsorganisasjonene og arbeidstakerne.
Den enkelte medarbeider har også selv et ansvar for å bidra til gode løsninger, blant annet ved å delta aktivt i både omorganiseringsprosessen og gjennomføringen av de tiltakene som skal iverksettes.
På grunn av størrelsen på vår institusjon og gjennom den ressurs vårt personale representerer, har UiO solid potensiale for endringsberedskap og tilpassing til nye rammevilkår. Et utgangspunkt under omstillingsprosesser bør være at berørte medarbeidere skal stimuleres til kreativitet og gis nye muligheter og utfordringer, og gjennom det bidra til å utløse nødvendig endringskapasitet i organisasjonen. Partene legger således til grunn at oppsigelse som følge av omorganisering ikke vil være aktuelt før alle relevante alternativer er grundig vurdert.
Del 1
1.1 Formål
Partene henviser til hovedavtalens §1 pkt. 4, som legger til grunn at staten i dag stilles overfor nye krav som blant annet innebærer endring av arbeidsmåter, roller, organisering og regelverk, og at avtaleverket også skal være et redskap for omstilling, effektivisering og modernisering.
Omstillingsavtalens formål er å sikre ivaretakelse av arbeidstakere som berøres av inngripende endringer i sitt arbeidsforhold etter omstillingsprosesser. Avtalen skal sikre ansattes medbestemmelse og rettigheter i henhold til lov- og avtaleverk og sentrale personalpolitiske retningslinjer for omstillingsarbeid i statlig sektor. Videre skal avtalen være et redskap for partene til å skape ryddighet, likebehandling og rettferdighet.
For øvrig skal omstillingsavtalen bidra til å skape størst mulig forutsigbarhet og et godt arbeidsmiljø under omstilling.
Avtalen fastslår også hvem som i partssamarbeidet skal representere henholdsvis arbeidsgiver og arbeidstakerne under omstillingsprosesser ved UiO, se pkt. 1.4.
1.2 Virkeområde
Omstillingsavtalens regler om medbestemmelse gjelder for de deler av omstillingsprosessen som ikke er unntatt gjennom hovedavtalen og universitets- og høgskoleloven.
Avtalen omfatter ansatte i alle stillingskategorier ved UiO.
Partene er enige om at omstillingsavtalen kommer til anvendelse ved store endringer i personalets arbeidssituasjon, hvor det kreves tilpassede virkemidler og prosedyrer for å ivareta berørte arbeidstakeres interesser. Omstillingsavtalen skal gjøres gjeldende når flere arbeidstakere er, eller antas å bli, overtallige på kort eller lengre sikt, som følge av vedtak om organisasjonsendring og/eller nedbemanning
Ved endringstiltak som kan defineres som løpende utvikling, og ved individuell intern forflytning innenfor rammene av statsansatteloven § 16, kommer omstillingsavtalen ikke til anvendelse.
1.3 Lov- og avtaleverk
Omstillingsavtalen bygger blant annet på følgende lover, avtaler og retningslinjer for omstilling:
-
statsansatteloven
-
hovedavtalen i staten
-
tilpasningsavtalen ved UiO
-
statens retningslinjer for personalpolitikk ved omstillingsprosesser
-
Regjeringens intensjonserklæring om omstilling under trygghet
-
aktuelle særavtaler som for eksempel «særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested», «særavtale om flyttegodtgjørelse» og «særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs m.v».
Omstillingsavtalen begrenser ikke rettigheter eller plikter som er forankret i lover, forskrifter og øvrig avtaleverk.
1.4 Partsforholdet under omstillingsprosesser
Partsforholdet er regulert i UiOs tilpasningsavtale.
På tidspunktet for inngåelse av denne omstillingsavtalen er partsforholdet som følger:
Arbeidsgiverpart: Rektor/universitetsdirektøren eller den som bemyndiges
Det tas forbehold om eventuelle endringer som følge av vedtak om endret organisering, jf. universitet- og høyskoleloven § 9-2 nr. 4 og § 9-1 nr. 2.
Arbeidstakerpart: Representanter oppnevnt av organisasjonene under hovedsammenslutningene
Del 2
2.1 Informasjon
UiO og tjenestemannsorganisasjonene legger til grunn at åpne prosesser og størst mulig forutsigbarhet er viktige forutsetninger for en konstruktiv omstillingsprosess.
Partene er enige om at arbeidsgiver skal utarbeide tilpassede informasjonsrutiner forut for den enkelte omstillingsprosess, jf. hovedavtalen § 17 pkt. 7 og UiOs tilpasningsavtale. Opplegget skal drøftes med tjenestemannsorganisasjonene, og skal dekke såvel planleggings-, initierings- og iverksettingsfasen, som evaluering etter at omstilling er gjennomført. Informasjonen skal foregå jevnlig og i flere kanaler, og arbeidsgiver plikter å sørge for at informasjonen når de ansatte.
Lokal linjeleder har videre ansvar for å gi nødvendig informasjon til de ansatte om rettigheter etter lov- og avtaleverket, slik at de blir i stand til å ivareta sine interesser. Medarbeidere som berøres skal dessuten ha individuelle samtaler med sin leder om konsekvenser av omstillingen, og har da anledning til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen bisitter.
2.2 Medbestemmelsesordninger
Når det i endringsprosesser oppstår forhold som skal være gjenstand for avtalefestet samarbeid (hovedavtalen §§ 18 og 19), skal dette gjennomføres uten ugrunnet opphold i de vanlige fora for slike spørsmål. Dersom partene ikke blir enige om alternative samarbeidsformer slik det er åpnet for i UiOs tilpasningsavtale, gjelder hovedavtalens og tilpasningsavtalens ordinære rammer for medbestemmelsesordninger.
Arbeidsgivers plikt til forutgående drøfting skal utøves på en måte som sikrer organisasjonene aktiv deltakelse i prosessen. Det innebærer blant annet at drøfting må skje på et så tidlig tidspunkt at organisasjonene gis reell mulighet til å påvirke saksbehandlingen.
Tjenestemannsorganisasjonene skal medvirke reelt i omstillingsprosesser, og gjennom sin kunnskap og erfaring bidra til et bredt beslutningsgrunnlag. Det forutsetter at samarbeidet innledes allerede i planleggingen av omstillingen, og at initiativ tas fra det arbeidsgiverledd som forbereder prosessen. Partene henviser i denne forbindelse til UiOs tilpasningsavtale, som slår fast at linjeledere på alle organisatoriske nivåer er forpliktet i forhold til hovedavtalens og tilpasningsavtalens føringer.
Beslutningsmyndighet i forhold til UiOs interne organisering, ledelses- og styringsstruktur på alle nivåer er forankret hos universitetsstyret, jf. universitet- og høyskoleloven § 9-2 nr. 2.
Interne organisasjonsendringer som ikke behandles av universitetsstyret selv er gjenstand for forhandlinger mellom partene, såfremt vilkårene i hovedavtalen § 19 nr. 2 a er oppfylt.
Når universitetsstyret selv fatter vedtak om intern organisering, skal tjenestemannsorganisasjonene sikres innflytelse gjennom drøfting i forkant av styrebehandlingen. Referat fra drøftingsmøte skal foreligge ved universitetsstyrets realitetsbehandling av saken. Likeledes gjelder hovedavtalens og tilpasningsavtalens bestemmelser ved iverksettingen av vedtatt organisasjonsendring.
Del 3
3.1 Endring i arbeidsoppgaver og/eller overgang til ny stilling
Under omstillingsprosessen skal lokal linjeleder så tidlig som mulig kartlegge bemanningsmessige konsekvenser.
Det utarbeides bemanningsplan for den nye virksomheten i samarbeid med organisasjonene, jf. hovedavtalen § 18 nr. 1 d. Planen skal ikke være mer omfattende enn nødvendig.
Ved omstilling er utgangspunktet at den ansatte både har rett og plikt til å følge sine arbeidsoppgaver, selv om dette eventuelt innebærer skifte av lokalt tjenestested. For de som får faktisk endring i arbeidsoppgaver og/eller omdisponeres, skal arbeidsgiver så tidlig som mulig utarbeide en oversikt over arbeidsoppgaver og kompetansebehov før og etter omstilling. Fremtidige arbeidsoppgaver for den enkelte og/eller plassering i organisasjonen skal normalt ikke fastlegges før kartleggingssamtaler er gjennomført med berørte ansatte. Arbeidstakerens personlige ønsker og behov ved endring/overgang til nye arbeidsoppgaver/arbeidssted skal inngå i arbeidsgivers vurderingsgrunnlag ved omdisponering. Arbeidstakerens ønsker skal tas hensyn til så langt det lar seg forene med arbeidsgivers ansvar for omstilling.
I forhold til spesielt utsatte arbeidstakere, skal det foretas en særskilt individuell rimelighetsvurdering, hvor behovet for omdisponering avveies mot personlige konsekvenser for den aktuelle arbeidstakeren.
Når omstilling medfører at ansattes kompetanse må suppleres eller endres i forhold til nye oppgaver, skal lokal linjeleder sørge for at den enkelte tilbys faglig utvikling, og at det innenfor UiOs tilgjengelige budsjettrammer stilles tid og ressurser til rådighet for dette.
Nærmere konkretisering av kompetanseutviklingstiltak kan nedfelles i eventuell tilleggsavtale tilpasset den aktuelle omstillingsprosessen, men individuelle løsninger må tilrettelegges ut fra behov hos så vel den enkelte arbeidstaker som tjenestestedet.
Personalpolitikken ved UiO skal sikre personalet likeverdige muligheter til videreutvikling i forbindelse med omstilling. Rektor/universitetsdirektør har i den sammenheng overordnet ansvar for valg av virkemidler, koordinering og kontroll med at dette blir ivaretatt.
Det vises for øvrig til retningslinjer for personalpolitikk ved omstillingsprosesser i staten, og til Regjeringens trygghetserklæring.
3.2 Innplassering av arbeidstakere i den nye organisasjonen
Arbeidstakere som berøres av omstilling innplasseres administrativt i stillinger på bemanningsplanen, dersom det vesentlige av deres arbeidsoppgaver er videreført og de dermed har rettskrav på stillingen. Definisjon av «vesentlig» må i noen grad bli skjønnsmessig, men det forutsettes at hovedtyngden av arbeidsoppgaver er videreført og at stillingens ”grunnpreg” er uendret.
Det er arbeidsgiver som har ansvaret for innplasseringen av ansatte.
Normal prosedyre skal være at den enkelte ansatte gis mulighet til å fremme skriftlig ønske om hvilken stilling på bemanningsplanen vedkommende ønsker innplassering i. Under denne fasen skal det ved behov være aktiv dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, jf. omstillingsavtalens pkt. 3.1, tredje avsnitt. I møter med arbeidsgiver om individuell innplassering kan den ansatte la seg bistå av tillitsvalgt.
Er det flere som kan innplasseres i samme stilling/arbeidsoppgaver, skal utvelgelse baseres på en totalvurdering hvor stillingsbeskrivelse, kompetanse, erfaring/praksis og tjenestetid ved UiO legges til grunn.
Ledige stillinger skal ikke kunngjøres før det er kartlagt om det finnes aktuelle kandidater blant overtallige. Intern kunngjøring vurderes før beslutning om ekstern utlysing tas.
Innplassering ved rettskrav på stilling eller omdisponering innenfor rammen av statsansatteloven § 16 (dvs. innenfor vedkommende arbeidstakers stilling) er administrativt vedtak, og foretas av lederen på ansettelsesnivå.
Er det derimot tilbud om annen stilling som alternativ til oppsigelse (dvs. arbeidet er bortfalt), fattes vedtak av ansettelsesorganet, etter innstilling fra innstillingsorganet, jf tjenestemannslovens §13 nr. 5. Det gjelder både i forhold til tilbud om «annen likeverdig stilling» etter tjenestemannslovens §12, 2. punktum og «annen passende stilling» etter tjenestemannslovens §13. nr. 1.
Merknad
Tjenestemannsloven bortfalt med virkning fra 1. juli 2017.
Etter at det er tatt beslutning om innplassering skal arbeidsgiver orientere tjenestemannsorganisasjonene om resultatet. Slik orientering skal gis i møte, som holdes senest dagen før skriftlig underretning om innplassering formidles til berørte ansatte. Formålet er å gi organisasjonene innsikt i grunnlaget for arbeidsgivers beslutning. Slike møter har ikke status som ordinære informasjonsmøter om kollektive forhold etter hovedavtalens bestemmelser. Siden tema vil være individorientert, skal det ikke skrives referat fra møtene.
3.3 Frivillige omstillingstiltak
Under omstilling kan det være aktuelt med alternative virkemidler for mobilitet, jf. de tiltak som Kommunal- og distriktsdepartemenetet og hovedsammenslutningene har blitt enige om.
UiO og tjenestemannsorganisasjonene kan under konkrete prosjekter avtalefeste gjennom eventuell supplerende tilleggsavtale hvilke stimuleringstiltak som vil kunne være aktuelle.
Del 4
4.1 Tvisteløsing
Ved uenighet mellom partene i forhandlinger om organisasjonsendinger avgjøres spørsmålet i tråd med reglene i hovedavtalen § 24.
4.2 Omstillingsavtalens varighet
Denne omstillingsavtalen gjelder med virkning fra 15. februar 2005, og til en av partene sier den opp med 3 måneders varsel, jf. tjenestetvistloven § 12 annet ledd.