1. Morgenmøter
Hver mandag og torsdag starter med felles morgenmøter der alle som jobber på delegasjonen samles. Ambassadøren starter med å gå gjennom den generell informasjon om uken som kommer, før alle andre medarbeiderne forteller kort om det viktigste som skjer den uken innen deres fagfelt. Morgenmøtene er alltid spennende da de gir et godt helhetlig inntrykk av hva som skjer på delegasjonen og gir også et innblikk i hvordan man praktisk og effektivt utfører internkommunikasjon på en svært hektisk arbeidsplass.
2. Internkommunikasjon
Hver fredag sender FN-delegasjonen en ukerapport ut på utenriksdepartementets intranett. Ukerapporten er en samlerapport som tar for seg alle de viktigste hendelsen i FN den siste uke med et spesielt fokus på det som er viktig for Norge. Denne skapes ved at minst en fra hvert team skriver en kort oppsummering av det viktigste som har skjedd før presse og-mediehospitanten skriver det om til en sammenhengende tekst og deretter finner illustrasjonsbilder. Mange med stillinger høyt opp i Utenriksdepartementet leser FN-delegasjonens ukerapport og man hører ofte fra andre i departementet som er på besøk at de følger med hver uke. Som en hospitant langt ned i hierarkiet er det selvfølgelig kult å vite at det du skriver blir lest og at folk setter pris på det.
3. Fotografi
Har du en liten fotograf i magen? Da er en en hospitant stilling på en utenriksstasjon noe for deg, spesielt på FN-delegasjonen i New York. Som hospitant bli du med på arrangementer og møter for å tar bilder som kan benyttes i på nettsider og sosiale medier. Bruk av bilder er viktig for å fange oppmerksomhet og for å kunne illustrerer det som omtales i tekst på nettsider og i internrapporter. Her får erfaring med alle typer fotografi som er relevant i en organisasjon.
4. Sosiale medier
Alle mediestudenter er på en eller annen måte interessert i sosiale medier. På FN-delegasjonen hjelper du med å skape innhold og oppdatere sosiale medier som Twitter, Instagram og SnapChat. Bildene du tar av Norges representanter og det de gjør legges ut på diverse sosiale nettverk med en kort videreformidling av det de har gjort eller sagt i den gitte situasjonen. Norge både gjør og sier mye bra i FN, noe som gjør arbeidet med sosiale medier spesielt gøy. Som hospitant får du også mye tillit og får virkelig muligheten til å skaffe deg erfaring som er gull verdt i videre i arbeidslivet.
5. Nettsider
Som en del av kommunikasjonspakka har FN-delegasjonen en nettside knyttet til Norgesportalen. Nettsiden oppdateres hele tiden med nyhetssaker, fremtidige arrangementer og fulle versjoner av taler som de norske representantene holder i FN. Her får du erfaring med både tekstproduksjon og den tekniske delen av å holde en nettside oppdatert.
6. Arrangementer
Norges diplomater i New York holder alt fra lunsjmøter på delegasjonen til større arrangementer i FN. Som presse og mediehospitant er du ikke direkte ansvarlig for noe av dette, men du får muligheten til å være involvert i planlegging, invitasjoner, oppfølging av gjester og gjennomføringen av arrangementene om du stiller deg tilgjengelig til det.
7. E-post
Som hospitant er du ofte med som fotograf på arrangementer som Norge enten deltar på eller er med på å arrangere. I etterkant kommer det ofte forespørsler om bilder eller annet fra samarbeidspartnere på e-post. Utover dette får du diverse forespørsler fra andre lands delegasjoner før arrangementer eller fra kommunikasjonsenheten i Utenriksdepartementet hjemme i Norge om forskjellige måter du kan hjelpe de på. Det kommer mange e-poster, så her er det bare å henge med.
8. Holde orden i sakene
Det å holde orden i sakene er en stor del av jobben som hospitant. Du må oppdatere flickr med bilder slik at andre i mediebransjen enkelt kan laste ned bildene og benytte de dersom de ønsker å omtale noe vi har deltatt på. Det er også viktig å oppdatere interne mapper med bilder og informasjon, siden det kan være en ressurs for kommunikasjonsmedarbeidere på delegasjonene senere.
9. Networking
På FN-delegasjonen får du kontakt med norske politikere, journalister og andre som jobber i organisasjoner tilknyttet FN. Hvis du er politisk aktiv eller interessert i å jobbe med politisk kommunikasjon så er dette en gylden mulighet til å bli kjent med folk du kan lære mye av. Er du ikke typen som er utadvendt og komfortabel med å hele tiden «networke», så jobber du fortsatt side om side med et tyvetalls medarbeidere som er svært dyktige på sitt fagfelt. Alle på delegasjonen spiser lunsj sammen, så her er det bare å delta i samtalene rundt bordet og trekke til seg alt av kunnskap.
10. Det lille ekstra
På delegasjonen er alltid mulig å ta en tur innom kontoret til andre medarbeidere om du lurer på noe eller har tid til overs for andre arbeidsoppgaver. Kanskje noen trenger hjelp med noe på kontoret? Eller kanskje UD hjemme trenger en ekstra hånd i New York? Viser du engasjement og yter det lille ekstra kan du få muligheten til å bli med på arrangementer og prosjekter du ellers ikke ville hatt muligheten til.
Som hospitant styrer du mye av din egen tid og det er opp til deg hvordan du løser arbeidsoppgavene. Med andre ord har du muligheten til skaffe deg erfaring som passer deg, uansett hvilken retning du ønsker å gå etter endt mastergrad. Så hold sinnet åpent og søk på JOUR4900!