Oppfølging av timeregnskap

Registrering av arbeidsplikt

Gjennomført arbeid registreres i databasen "Aura" av administrasjonen på instituttet. Registrering baserer seg på faste satser. For oppgaver som ikke har faste satser eller ligger i timeplanen, skal det foreligge skriftlig bekreftelse fra instituttleder om at tid er avtalt.

Frikjøp legges inn i henhold til prosjektets budsjett.

Den enkelt ansatte har et selvstendig ansvar for å sjekke at timeregnskapet blir oppdatert, stemmer og er innenfor de retningslinjene som instituttet har satt. Aura-ansvarlig person i administrasjonen tilbyr gjennomgang av timene med den enkelte ansatte som ønsker det (be om avtale). Oppgaver som er utført mer enn 2 år før den ansatte selv kontrollerer sitt timeregnskap, vil ikke bli registrert.

Timeregnskapet skal over tid gå i tilnærmet balanse. Med tilnærmet balanse menes at pluss-/minustimer ikke utgjør mer enn ett semester plikt, som for vitenskapelig ansatte 59 år < tilsvarer 449 timer.

Hovedregel

• Vitenskapelig ansatte kan maksimalt registrere plusstimer opp til to semesterplikt, som for vitenskapelig ansatte 59 år < tilsvarer 898 timer. Timer som går ut over dette vil normalt ikke bli overført i timeregnskapet ved nytt kalenderår.
• Eventuelt overskudd på timeregnskapet bør tas ut i forbindelse med forskningstermin og nedskrives tilsvarende til tilnærmet balanse eller lavere. Den ansatte som har mer enn 449 timer, og som søker forskningstermin har mulighet for å regne om plusstimer over ett semesters plikt til månedsverk og få forlengelse av forskningstermin opp til max 6 måneder.
• Planlegging av nedskrivning av timeregnskapet (gjennom reduserte oppgaver eller som i punktet over ) tas i forbindelse med årlige medarbeidersamtaler. Den ansatte og instituttleder lager en skriftlig avtale med plan for nedskriving. Avtalen følges opp av administrasjonen med nødvendige justeringer i timregnskapet og lagres på et lukket område.

Tiltak for ansatte som har minustid

• Frikjøp skal som hovedregel tas fra både undervisningsdelen og forskningsdelen av stillingen. Det er som hovedregel kun anledning å frikjøpes maks 50% av stillingens undervisningsandel.
• Budsjettering med frikjøp og egenandeler i eksternfinansierte prosjekt skal avklares med instituttledelsen i god tid før søknadsfrist. Et notat hvor avtalen nedfelles skal foreligge før søknaden kan sendes inn. Notatet skal arkiveres sammen med søknaden i arkivsystemet.

Hovedregel for gjennomføring av arbeidsplikt for stipendiater og postdoc

• For ansatte i rekrutteringsstillinger skal gjennomføring av undervisningsplikten avtales nærmere med instituttledelsen. Hvis det er utfordringer med å gjennomføre undervisningsplikten, skal den ansatte ta det opp med instituttledelsen.
• Undervisningsdelen i stillingen utgjør et samlet antall timer som fordeles over ansettelsesperioden. Ved forelengelse av ansettelsen grunnet permisjon, sykdom og lignende, endres normalt ikke timetallet for undervisningsdelen.
• Stipendiater kan opparbeide overtimer ett semester med tanke på redusert plikt senere i perioden. Stipendiater på utenlandsopphold i minimum 3 måneder i løpet av ett semester gis fritak for plikt dette semesteret.
• Plikt knyttet til forskningsgrupper/ prosjekter skal avtales med instituttleder og forskergruppeleder/ prosjektleder på forhånd. Se nærmere informasjon om inngåelse av avtaler om arbeidsoppgaver som ikke er knyttet til IPEDs studietilbud.

Sykdom eller annet fravær

• Fast ansatte: Om man er sykemeldt ett år eller ett semester har man ingen plikt den tiden det gjelder. Ellers er det et fradrag på 75 timer per måned for fast ansatte.
• Stipendiater og postdoc: Ved sykdom eller annet lov- og tarifffestet fravær får stipendiater  forlengelse av ansettelsesperioden etter fravær. Denne ordningen gjelder fra1.7.2023.