1. Lagre filen i M:\ området ditt, fortrinnsvis samme sted som «Høst»-profilen.
2. Åpne filen
3. Aktiver innholdet
Klikke på "Enable Content" og trykk på "ja", når du blir spurt om du vil gjøre dette til et "klarert dokument" ("trusted document").
Hvis du svarer nei på dette, eller hvis du ikke aktiverer innholdet, kommer ikke dokumentet til å fungere som det skal. Husk å lagre.
4. Oppdater datafilene i kilden, ved å koble filen til databasen.
Knappen "Oppdater" ser slik ut:
Når du klikker på "Oppdater" henter du ny informasjon fra planleggingsdatabasen som oppdaterer tabellene i profilen din.
Hvis det er første gang du gjør dette, vil du bli spurt om du vil koble til planleggingsdatabasen.
Du blir spurt om dette flere ganger, fordi det er flere tabeller og spørringer med informasjon om din arbeidsplikt, fradrag og arbeidsoppgaver som skal lastes ned til filen. Du ser ikke disse tabellene, men det er det filen bruker for å oppdatere tabellene som er synlig for deg.
Hvis du klikker nei på noen av disse henvendelsene kommer ikke filen til å fungere som det skal.
5. Du må si ja til alle.
Husk å lagre.
Profilen er nå klar.
Det er en profil for høstsemesteret og en profil for vårsemesteret. Du får ikke nye filer. Disse gjenbrukes hvert semester. Semestrene er tydelig markert i tittelen og fanene i dokumentet.
Fanene i vårprofilen ser slik ut:
Fanene i høstprofilen ser slik ut:
6. NB! Husk å lukke filen når du er ferdig.
Det er også viktig at du ikke forsøker å redigere filen, og at du ikke setter den i «edit»-eller «entermodus». Filen er utstyrt med en makroinstruksjon som lukker filen etter 5 minutter med inaktivitet. Men denne makroen fungerer ikke, hvis filen er i «enter»-eller «editmodus». Filen er beskyttet med passord og kan ikke endres.
Så lenge profilen din er åpen, kan ikke vi i administrasjonen oppdatere planleggingsdatabasen.