Ferieavvikling: rettigheter og plikter

Antall feriedager og kvoter i selvbetjeningsportalen

• Alle har rett til å avvikle 5 uker ferie pr år. Ansatte over 60 år har en ekstra ferieuke. Hvis du tiltrer etter 30. september, har du rett til å avvikle 1 uke ferie dette året.

• Ansatte med full feriepengeopptjening får opprettet kvoten «Ferie med lønn» i selvbetjeningsportalen. Slik sjekker du din kvote (dfo.no).

• For deltidsansatte er full feriekvote beregnet ut fra antall arbeidsdager per uke. Det vil si at en medarbeider i 60 %-stilling med arbeid 3 dager i uken vil få en kvote på 15 feriedager. En med 60 %-stilling med arbeidstid fordelt på 5-dagers uke vil ha en kvote på 25 feriedager.

• Ansatte uten full opptjening fra fjoråret får opprettet 2 kvoter i selvbetjeningsportalen, «Ferie med lønn» og «Ferie uten lønn», tilsammen 5 uker (25 dager). Dersom den ansatte ønsker å avvikle færre enn 25 feriedager på grunn av manglende opptjening, kan dette avtales med nærmeste leder. Slik sjekker du din kvote (dfo.no).

• Ansatte som tiltrer i inneværende år får kun opprettet kvoten «Ferie uten lønn» i selvbetjeningsportalen. Slik sjekker du din kvote (dfo.no).
• Alle har plikt til å avvikle minst det antall feriedager som kompenseres med opptjente feriepenger, maksimalt 25 dager (30 dager for ansatte over 60). Dersom du ikke ønsker å benytte hele eller deler av kvoten «Ferie uten lønn», kan dette avtales med nærmeste leder. Merk: Plikten til å avvikle ferie gjelder også når feriepengene ble opptjent hos en annen arbeidsgiver, også når disse feriepengene er blitt utbetalt.
• Feriekvoten i selvbetjeningsportalen viser antall dager du har til rådighet for ferie i det inneværende året. Denne kvoten reduseres straks du har sendt inn en søknad om ferie, altså allerede før den er godkjent av din leder. På denne måten viser selvbetjeningsportalen deg hele tiden antall tilgjengelige feriedager som du kan opprette en søknad for.

Tidspunkt for ferieavvikling

• Tidspunktet for ferie må avtales med nærmeste leder, se søke om ferie.
• Alle kan kreve 3 uker sammenhengende ferie i perioden 1. juni - 30. september, men arbeidsgiver bestemmer endelig periode.
• Hver av de to øvrige ferieukene kan kreves avviklet som hele uker, men ikke sammenhengende.

Frist for å søke om ferie

• Du kan søke ferie gjennom hele året, men husk å søke i god nok tid til at leder kan planlegge for fraværet. 
• Du bør gå i dialog med leder om når du skal avvikle hovedferien din innen 1. mai. Formålet med dette er at leder skal ha mulighet til å påse at ferieavviklingen  gjennomføres på en forsvarlig måte og sikre at alle ansatte får avviklet ferie med tilstrekkelig varsel. 
• Det sendes en automatisk påminnelse fra lønnssystemet om å søke hovedferie ferie innen 1. mai hvert år. 

Ansatte over 60 år

• Fra det året du fyller 60 år har du rett til 1 uke ekstra ferie. Disse dagene kan kreves avviklet samlet, men ikke nødvendigvis sammenhengende med resten av ferien.
• Merk at seniordager ikke er ferie.
• Les mer om seniorpolitiske tiltak ved UiO.

Overføring av ferie

• Regelverket tillater overføring av inntil 14 feriedager til neste år (10 dager  iht. ferieloven, 4 dager iht. Hovedtariffavtalene).
• Ansatte skal søke om overføring av ferie i selvbetjeningsportalen hvor leder godkjenner denne, se søke om overføring av ferie.
• Der ansatte i strid med regelverket har mer enn 14 dager ferie som overføres til neste ferieår, skal det gis en begrunnelse i selvbetjeningsportalen.

• Søknad om overføring av ferie kan registreres inn mot slutten av året og må senest registreres innen 31. januar påfølgende år. Søknaden skal først registreres når den ansatte har tatt ut de feriedagene som han/hun har rett og plikt til å ta ut i inneværende år og vet antall gjenstående feriedager som kan overføres.

• Ved endring av søknad må det søkes på nytt og kommentar om dette må legges inn i feltet «Merknad til godkjenner»

Forskuttering av ferie

• Det kan gis forskuddsferie med inntil 10 feriedager (2 uker).
• Forskuddsferie kan kun innvilges dersom du har tilstrekkelig feriepengeopptjening.
• Melding om forskuddsferie skjer på eget papirskjema (odt) - nynorsk (odt), som skal sendes lokal personaladministrasjon.

Sykdom og ferie

Det gjelder ulike regler avhengig av om tidspunktet for ferien er bestemt:

Sykdom som inntreffer før ferien

• Hvis du blir 100 % sykmeldt før ferien, kan du kreve ferien utsatt. Kravet må fremsettes sammen med legeerklæring senest siste arbeidsdag før ferien skulle begynt.
• Arbeidstakere som har vært 100 % sykmeldt og derfor er blitt forhindret fra å avvikle all ferie innen årets avslutning skal overføre uavviklet ferie til påfølgende ferieår.

Sykdom som inntreffer i ferien

• Du kan kreve feriedager utsatt dersom sykdommen har vart i minst 1 arbeidsdag.
• Sykdommen må være i 100 % og legitimeres med sykmelding fra lege. Blir du sykmeldt av en lege i utlandet, må du i tillegg til sykmeldingen levere egenerklæring for utenlandske sykmeldinger - NAV 08-09.06 (nav.no) slik at UiO kan søke refusjon av sykepenger fra NAV.
• Ved utsettelse av sykmeldte feriedager må feriefritiden avvikles på et senere tidspunkt i ferieåret.

Ferie i periode med sykmelding

For ansatte som er delvis sykmeldt skal ferie avvikles som normalt. Det er ikke mulig å kombinere ferieavvikling og sykmelding ved å avvikle ferie kun på de dager du skulle vært i arbeid.

Registrering av ferie i selvbetjeningsportalen (dfø)

Det er ikke mulig å søke om ferie i selvbetjeningsportalen dersom det fra før av er registrert sykmelding i samme periode. Du vil få feilmelding.

Du avtaler ferie med din nærmeste leder. Det er søknad om sykepenger som er fasit på hva som har skjedd i perioden med sykmelding. Dersom du har avviklet ferie er det viktig at du på spørsmålet «har du avviklet ferie?» svarer «ja», samt oppgir i hvilken periode. Når søknaden er sendt vil ferien blir registrert i selvbetjeningsportalen innen et par virkedager.

Ferie i perioder med fridager og høytidsdager

Lovpålagt ferie må ikke forveksles med UiO-fridager og offentlige høytidsdager. Disse dagene skal ikke oppgis som ferie i søknad om sykepenger. Se oversikt over hvilke fri- og høytidsdager det gjelder

Langtidssykefravær

• Langtidssykmeldte som skal over til uførepensjon og/eller arbeidsavklaringspenger (AAP) bør inngå avtale med arbeidsgiver om å avvikle ferie i sykmeldingsperioden, eller før uførepensjon/AAP starter.
• Den totale stønadsperioden med rett til sykepenger vil bli tilsvarende forlenget.
• Melding om slik ferieavvikling må sendes til Gruppe for fravær og NAV-refusjoner i Seksjon for lønn.
• Les mer om ferieavvikling ved langtidssykefravær.

Spørsmål?

• Se hvem som kan hjelpe deg.