For nyansatte og ansatte ved SMN

Første kontakt, hvem spør du om alt?

Senter for materialvitenskap og nanoteknologi består av fem forskergrupper. Hver forskergruppe har en forskningsrådgiver, se tabellen nedenfor. Disse kan spørres om alt, og hvis de ikke kan svare så vet de hvem du kan gå til. De sitter i nærheten av gruppeleder. Du kan også spørre kontorsjef, Kristin Hubred Nygård, om alt. Forøvrig har UiO et meget utfyllende intranett. Åpne UiO og trykk "For ansatte", søk og les!

Forskergruppene ved senteret er:

Personalrådgiver: Olga Holmlund kan svare på spørsmål om lønn og arbeidskontrakter. 

Før du starter på UiO

Når du vet oppstartsdato, vennligst orienter HR (Olga Holmlund), prosjektlederen din og gruppens forskningsrådgiver slik at vi kan forberede kontorplass og lignende.

Ny ved UiO

Velkommen! Du har valgt Norges eldste og ledende kunnskapsinstitusjon med et spennende arbeidsmiljø som ditt nye arbeidssted. Introduksjon som nyansatt

• Her finner du oss – veibeskrivelse til Universitetet i Oslo (engelsk)
• LENS/seksjon for halvlederfysikk holder til i tredje etasje i Kristen Nygaards hus, Gaustadalléen 23A, 0373 Oslo. Dørklokken er merket "LENS" - ring og noen vil komme og åpne opp for deg.
• Elektrokjemi og Strukturfysikk holder til i Forskningsparken, Gaustadalléen 21, 0349 Oslo.
• NAFUMA og Katalyse holder til i Kjemibygningen, Sem Sælands vei 26, 0371 Oslo.

På din første arbeidsdag ber vi deg komme innom forskningsrådgiveren for å få utlevert nøkler, tilgangskort og IT-konto.

Ansattkort

For å utstede et ansattkort må du møte personlig på SiO kundesenter. SiO kundesenter  ligger i Kristian Ottosen-bygningen på Blindern Campus. For mer informasjon om SiO kundesenters åpningstider. Husk å ta med gyldig ID, for eksempel et pass eller førerkort.

Ansattkortet virker også som adgangskort.

Merk: Adgangskortet gir deg ikke automatisk tilgangen(e) til byggene du du trenger. Så når du har fått ansattkortet, kom innom en av forskningsrådgiverne, og de vil søke om tilgang til deg. Dette kortet fungerer også som et utlånskort på universitetets biblioteker. Les mer om dette på UiO sine sentrale nettsider.

Dersom du trenger adgang til Forskningsparken eller til MiNaLab trengs det egne adgangskort for disse bygningene. Kontakt forskningsrådgiveren for tilgang til Forskningsparken. For å få et adgangskort til MiNaLab snakker du med en av senioringeniørene i laboratoriet, for øyeblikket Viktor Bobal.

IT-tjenester 

Registrering og formalia ved nyansettelser foretas av administrasjonen. Kontorsjefen foretar registrering i UiOs lønns- og personalsystem.

For å få en UiO brukerkonto må du kontakte lokal IT-støtte ved fysisk eller kjemisk institutt. Oftest er dette gjort for deg av forskningsrådgiveren. 

Mer nyttig informasjon om IT-tjenester. 

UiO-brukerkonto

1-3 dager etter at du har startet arbeidskontrakten, vil du få personlig UiO-brukerkonto og e-post. Kom til forskningsrådgiveren for å få konto- og passordinformasjon.

Når du har fått brukerkonto kan du også gå på din "for-ansatt"-side. Her finner du linker til det meste av regler, rutiner og retningslinjer ved UiO. Siden kan tilpasses ditt eget behov. 

E-post

Du kan få tilgang til e-posten og kalenderen din på flere måter, f.eks. ved å logge inn på mail.uio.no. Les mer e-post ved UiO her.  

Hjemmeområdet

Du har et eget lagringsområdet tilknyttet UiO-brukeren din. Det anbefales at du lagrer alle filer på dette området. Universitetet sikkerhetskopierer hver natt slik at dersom noe skulle skje med filen din kan du få gårsdagens versjon gjenopprettet.

E-postlister

Når du har mottatt din permanente UiO e-postadresse vil du legges til felles e-postlister for senteret og forskergruppen. Du kan se oversikt over ulike lister, og abonnere på flere via SYMPA.   

Ansatt på UiO

Selvbetjeningsportalen: Arbeidstid, ferier, fravær og sykdom

Selvbetjeingsportalen brukes for registrering av arbeidstid, fravær fra arbeid, reiser og høytider. Arbeidsuken for vitenskapelig ansatte er 37,5 timer per uke. Lunsj på 30 minutter per dag kommer i tillegg. Normal arbeidstid for personalet er fra kl. 08:00 - 17:00 ytre ramme, og en forventes å være til stede i kjernetimene 9:00 - 14:30 året rundt. Vær oppmerksom på at du ikke nødvendigvis trenger å registrere arbeidstiden din, dette er bare tilfelle for de teknisk-administrative ansatte. Selvbetjeningsportalen finner du under For-ansatt-sidene. Les mer om arbeidstid. 

Lønn

Lønnen din blir utbetalt den 12. hver måned. I desember måned betaler du halvparten av normal skatt. I juli måned er lønnen din det som kalles feriepenger. Inntil skattekortet ditt er levert, blir du trukket 50 % i skatten. For mer informasjon om dette sjekk ut UiOs sider om Lønn.

Ferie

Vennligst sjekk nettsiden for generell informasjon om ferie. I selvbetjeningsportalen søker du om ferie. All ferie skal godkjennes av nærmeste leder, normalt er det prosjektleder. Reglene når det gjelder høytider kan være litt komplekse, så hvis du har spørsmål du kan snakke med Olga Holmlund eller forskningsrådgiveren.

Alle offisielle helligdager er fridager og er merket i selvbetjeningsportalen.

Før du reiser på ferie, må du markere fraværet i din elektroniske kalenderen og skrive en automatisk fraværsmelding i e-posten din. Gi også forskningsrådgiveren beskjed om at du skal på ferie.

Sykdom

Når du er syk, må du informere din nærmeste leder. I tillegg må du logge deg inn på selvbetjeningsportalen for å levere egenmelding for fravær på grunn av sykdom. Egenmelding kan brukes når du har jobbet ved UiO i minst to måneder, og det er gyldig i maksimalt 8 dager per sykdom innen 16 kalenderdager og maksimalt i 24 dager per år. Utover disse dagene må du sende inn sykemelding. Sykemelding kan fås av lege og må leveres digitalt via NAV. Les mer på UiO sine sentrale nettsider om sykefravær.

Reise

All reiseaktivitet må være godkjent av prosjektleder eller gruppeleder i forkant, og utføres på en miljøvennlig og kostbesparende måte. De enkelte gruppene har forskjellige rutiner for godkjenning av reiser, hør med forskningsrådgiveren på din gruppe.

Tenk over om digitale møter eller telefonkonferanser kan erstatte en reise. For spørsmål om hvem som kan godkjenne reiser og hvor du kan få det dekket, ta kontakt med kontorsjef Kristin Hubred Nygård.

Alle reiser må bookes gjennom UiO sitt reisebyrå Berg-Hansen. Det anbefales å bruke kredittkort til å betale for reiser. Skal du ha et opphold i utlandet krever dette god planlegging i forkant. Les mer om reiser (intranett). 

Når du skal ut på reise, må du fylle ut et nettskjema i forkant slik at senteret har kontroll på hvor du er og hvor lenge du er borte.

For å få tilbakebetalt kostnadene må du beholde alle kvitteringer dine fra reisen din, dette inkluderer boardingkort fra flyreiser. Dette betyr at du må være ekstra oppmerksom på eventuelle kvitteringer hvis du betaler kontant. Du registrerer og sender inn alle reisekostnadene dine i selvbetjeningsportalen.

Velferd

Som ansatt ved Universitetet i Oslo har du tilgang til flere flotte velferdsgoder. Dette
kan være barnehage, konserter og tilgang til billige treningssentre. Som et eksempel kan du få tilgang til SiO treningssentre til rabattert pris (omtrent ½ av kostnadene for kommersielle treningssentre). For mer informasjon om treningssentrene, sjekk ut www.sio.no.

Printere

Printere er plassert i lokalt gruppene. De fleste har pull-print funksjon som gjør at du kan skrive ut fra hvilken som helst printer på UiO, velg et printernavn med pullprint i seg. Du henter utskrifter ved hjelp av ansattkortet ditt. 

Det er også mulig å koble til netttilkoblede skrivere med pushprint. Koble kontormaskinen til en skriver ved å åpne ‘file explorer’ og skrive inn \\ pushprint  i kartfilfeltet. Søk etter ‘maskinnavnet’ og dobbeltklikk.  

Kontortelefon

For å ringe til UiO-intern telefonnumre trenger du bare slå inn de 5 siste sifrene. For å ringe eksternt må man slå 0 først.  

Trådløst nett, UiO, eduroam:

Universitets trådløse nett heter eduroam: Du logger på med [UiO-brukernavn]@uio.no og passord. Eduoroam gir deg også tilgang til trådløst nett på flere andre utdanningsinstitusjoner i Norge samt enkelte flyplasser.

Det opprettes en personlig personside både på norsk og på engelsk for alle ansatte. Du vedlikeholder personsiden din selv. Dette gjøres ved å klikke på 'Administrer dokumenter' på
nederst på siden og logge på ved å bruke UiO-brukernavn.

Prosjekt-kode

Prosjekt-id til prosjekter ved UiO heter "kontostreng" består av tre ledd, "Stedkode - delprosjektnummer". Kontostrengen for ditt prosjekt kan du få ved henvendelse til forskningsrådgiveren.

Innkjøp

Alle innkjøp på universitetet må gå gjennom universitets innkjøpssystem som forvaltes av forskningsrådgiverne, kontakt dem når du trenger noe. Du kan ikke bestille på egenhånd, og du har ikke tilgang til systemet.

Publikasjoner - Cristin

CRIStin er det nasjonale systemet som brukes av UiO for registrering av akademiske aktiviteter og resultater. Du må registrere alle journalpublikasjoner, bøker, bokkapitler, foredrag, plakater, artikler i media osv., ettersom informasjonen som er lagt inn i dette systemet brukes til å generere rapporter om vitenskapelig aktivitet, inkludert informasjon om samarbeid internt, nasjonalt og internasjonalt. Hvis du har problemer med å bruke Cristin, kan du kontakte forskningsrådgiverne.
Hvis du publiserer i et mindre kjent fagfellevurdert tidsskrift, må du forsikre deg om at tidsskriftet blir anerkjent på nivå 1 eller 2 i henhold til databasen for statistikk og høyere utdanning.  

Laboratorier

Laboratoriene bruker et reservasjonssystem kalt LIMS og/eller BookitLab. Før første bruk av laboriatoriene må du ha gjennomgå HMS-kurs, og kontakte forskningsrådgiverne for å få labjournal. Les mer om de enkelte laboratoriene under gruppenes sider.  

Sosiale aktiviteter ved SMN

De enkelt gruppene arrangerer egne sosiale aktiviteter. SMN har normalt tre fellesaktiviteter: Vinterseminar i januar, Sommerfest og Julebord.  

Å lære seg norsk

Postdocer eller doktorgradsstipendiater anbefales å delta på norskkurs. Men, å snakke norsk er kun obligatorisk for ansatte i undervisningsstillinger på bachelornivå.
UiO tilbyr norskkurs av ulike typer og nivåer. Alle kurs tilbys mot avgift. Sjekk med prosjektlederen din om forskningsprosjektet ditt kan sponse avgiften din. 
Hvis du vil øve på norsk på egenhånd, har UiO listet opp noen nyttige lenker her.
LearnNoW er et godt eksempel på et gratis online kurs. 

Nyheter, seminarer og arrangementer

Hold deg oppdatert med hva som skjer på instituttet ved å følge med på våre lokale arrangementsider. Vi setter også pris på om du vil følge senteret på facebook og LinkedIn. 

Retningslinjer

Du bør også lese gjennom universitetets nettsider angående forskrifter og retningslinjer:

Sørg for å lese de etiske retningslinjene og personalets retningslinjer spesielt.
Gjør deg også kjent med brannsikkerhetsrutinene.   

Post

Posthyllene finnes i nærheten av forskningsrådgiverne. Post til SMN kan adresseres slik, spør evnt forskningsrådgiveren.

Universitetet i Oslo, SMN
Att: Ditt navn
Postboks 1126 Blindern
0318 Oslo

Forlate UiO

• Lever labjournal og data til veilederen (du kan hente USB stick på sentrallageret)
• Spør veileder hvilke prøver hen vil ha og hvor de skal lagres.
• Rydd labplassen din, så at den er ren og kan brukes av en ny person.
• Rydd kontorplassen din så at den er helt tom og kan brukes av en ny person.
• Lever kontornøkkel forskningsrådgiveren eller til sentrallageret dersom du har kontor i Kjemibygningen.
• Du får fratredelsesskjema tilsendt av personal. Husk og send dette til Kristin Hubred Nygård siste uken din.
• Hvis du skal fortsette å jobbe på en publikasjon eller avhandling så kan du få forlenget tilgang til UiO-brukeren din inkludert e-postadresse. Sjekk med veilederen og forskningsrådgiveren.
• Du mister tilgang til selvbetjeningsportalen når kontrakten din avsluttes. Husk derfor å hent ut lønnslippene dine fra selvbetjeningsportalen før dette.
• Husk og ta kopier av filer du trenger på hjemmeområdet ditt.