Hensikten med behovsspesifikasjoner er å beskrive kjøperens behov for en vare/tjeneste. Innholdet skal være konkret og detaljert i en slik grad at potensielle leverandører får en klar og tydelig forståelse av behovet, formålet og hva de skal levere.
Det er ingen formkrav til innmeldingen. Dette er kun et foreløpig notat og et utgangspunkt for det videre anbudsarbeidet. Når du får tildelt en anskaffelsesrådgiver vil dere i samarbeid bli enige om videre prosess, bl.a. kan det være aktuelt med markedsundersøkelse, i tillegg til at det vil være behov for en rekke avklaringer for å sikre best mulig behovsdekning.
I utformingen av behovsspesifikasjonen, både for utstyrskjøp og annet varekjøp, er følgende elementer viktige å tenke på:
- Hvilke egenskaper/funksjoner/kvaliteter er obligatoriske/"must have"? (merk at leverandører som ikke oppfyller dette kan få tilbudene sine avvist)
- Hvilke egenskaper/funksjoner/kvaliteter er nyttige/"nice to have" (tilbudet blir ikke avvist hvis kravet ikke er oppfylt, men dere får mulighet til å verdsette egenskapene opp mot hverandre)
- Er det bestemte krav knyttet til levering, eksempelvis frist, plassering og adkomstveier?
- Vil det være behov for testing og godkjenning før utstyret aksepteres som levert? I så fall hva slags (dette er viktig å tenke på mht. når garantien skal løpe fra)
- Vil det være forbruksvarer som må kjøpes til utstyret i etterkant? Er det i så fall krav om originalprodukter, eller kan universalprodukter brukes?
- Er det behov for service, opsjoner om tilleggskjøp o.l.?
- Er det i forbindelse med leveransen behov for å formidle navn på, eller andre opplysninger knyttet til personer (ansatte, studenter eller andre) til leverandøren?
Er IT-programmer/-utstyr eller IKT en del av leveransen, må behovshaver ha skaffet IKT fagressurs før innmelding av sak. Ta kontakt med IT-avdelingen (USIT).
Tjenestekjøp
Skal du kjøpe en tjeneste, følger du samme prinsippene som for varekjøp.
Andre forhold
Gjennom sine anskaffelser er UiO pålagt å fremme en rekke forhold, i tillegg til at UiO har egne ambisjoner som går ut over det som er pålagt ved lov. Dette omfatter blant annet klima, miljø, lærlinger og universell utforming. I oppstartmøtet vil anskaffelsesrådgiver stille spørsmål om disse temaene.
Markedsundersøkelse
Foreta gjerne en uformell markedsundersøkelse i forkant av innmeldingen for å avklare muligheter og relevans med hensyn til ovennevnte temaer og andre forhold. Vær påpasselig med å ikke oppgi taushetsbelagt informasjon/potensielle firmahemmeligheter på tvers av leverandørene.
En eventuell formell markedsundersøkelse gjennomføres i samråd med anskaffelsesrådgiver etter at saken er tildelt, dersom det skulle være behov for det.
Habilitetsvurdering for gjennomføring av konkurranse
Ta stilling til om du er inhabil i anbudsprosessen allerede nå, dersom du har kjennskap til leverandører som kan levere tilbud. Anskaffelsesrådgiver vil minne deg på dette i oppstartsmøtet og kan gi noe veiledning, men det er alltid ditt eget ansvar å passe på egen habilitet.
Finansieringsbekreftelse
Hvert kjøp skal finansieres av den kjøpende enhet og budsjettet må være avklart før innmelding av behovet for anskaffelse. Dette bekreftes i innmeldingsskjemaet og anskaffelsesrådgiver vil raskt etter oppstart be dere fylle ut og signere et Mandat og fullmaktsskjema.