Saksgang og administrativt ansvar ved ph.d.-opptak av eksterne søkere - detaljbeskrivelse

Dette dokumentet tar sikte på å gi en oversikt over rutinene ved opptak av søkere med ekstern finansiering til fakultetets ph.d.-program.

Les mer om nærings- og offentlig ph.d. her

Søkere søker via nettskjema. Det norske nettskjemaet ligger på websiden, det engelske må etterspørres. Kontakt Ingebjørg Hovde. 


Behandling av søknadene fram til avgjørelse om opptak.

Merk: ARENA, C-REX, SUM og KHM må søke til eksternfinansierte søknadsfrister, men får kun tilleggsavtale, ikke avtale med ekstern part.

Merk: Søknader som kommer direkte til instituttet skal sendes til arkivet.

 Ansvarlig

 Oppgave

 Ev. merknader

 Arkiv

1) Legger søknad med alle vedlegg inn i ePhorte 

Se arkivplan for SV-fak.

 

Phd-konsulenten på den aktuelle enheten

1) Sjekker at søknadene er komplette og etterspør evt. manglende informasjon.

2) Legger frem søknad med innstillingsskjema for de faglige ansvarlige. Innstillingen skal godkjennes av ph.d.-ansvarlig eller instituttleder.

3) Innstillingsskjema sammen med oversendelsesnotat sendes til fakultetet i ePhorte. Bruk sekvensiell godkjenning.
 
Rekkefølge:
1.  ph.d.-ansvarlig, forskningsleder eller instituttleder.
2. Rådgiver ved fakultet (Ingebjørg)
3. Forskningsdekan

NB! Det finnes ingen varsling i ePhorte. Det er derfor viktig å informere via e-post om at noe er sendt på godkjenning.
 

Sjekkpunkter for ph.d.-konsulent ved utfylling av innstillingsskjema:

  1. Er prosjektbeskrivelsen innenfor retningen det er søkt opptak ved?
  2. Har vedkommende lang nok og relevant forutdanning med gode karakterer?
  3. Hvis ikke, er opptak særskilt begrunnet?
  4. Er det vedlagt finansieringsbevis som kan godtas?
  5. Er finansieringen på 3 år eller mer?
  6. Skal kandidaten sitte i et aktivt forskningsmiljø?
  7. Er det foreslått minst en veileder fra SV?
  8. Hvis den foreslåtte hovedveileder ikke er ansatt ved enhet må dette begrunnes i innstillingsskjemaet.
  9. Dersom prosjektet behandler personopplysninger må databehandleransvar være avklart

 

Saksbehandler på fakultetet

Behandler instituttets innstilling til opptak.

  

Forskningsdekanen

Behandler instituttets innstilling til opptak.

  

Saksbehandler på fakultet

Ved 
1)positiv innstilling uten forbehold, utarbeides svarbrevet som sendes til søker, sammen med avtale om opptak.

2) negativ innstilling eller positiv med forbehold, tar saksbehandler formuleringen i svarbrevet opp med institutt før utsending gjennomføres

  

Ferdigstilling av opptaksavtalene og registrering i FS

 Ansvarlig

 Oppgave

 Ev. merknader

Saksbehandler på fakultetet

1) Sørger for at det utarbeides avtaler

2) Sørger for at kandidaten får studierett i FS som ph.d.-kandidat ved fakultetet.

To avtaler: Fullført opptaksavtale og en med ekstern arbeidsplass.  SUM og KHM regnes som interne ved utarbeidelse av ekstern avtale. 
Saksbehandler fakultet Sender avtalene pr. e-post til søker, med kopi til ph.d.-konsulenten. E-posten redegjør for sirulasjonsordningen med underskriftene
Søker, nå ph.d.-kandidat Sjekker avtalene, skriver ut og får signatur fra eksterne veiledere og sender originalen til phd-konsulenten ved enhet. Kandidaten tar kontakt med saksbehandler ved fakultet uklarheter eller feil.

Ph.d.-konsulenten og instituttleder
 

Sørger for signatur fra interne veiledere og instituttleder. Sendes deretter til adm. ansvarlig på fakultetet.

Personprofil opprettes av kommunikasjon på enheten
Saksbehandler fakultet Sørger for signatur fra fakultetsdirektøren,   

 Saksbehandler

1) Sender kopi av avtalene til partene

2) Kontrollerer kandidatenes opptaksperiode/annen info i FS

3) Sender avtalene til arkiv, som oppretter mappe i ePhorte.

 
Publisert 30. juli 2015 08:34 - Sist endret 31. jan. 2024 13:33
Del på e-post