Politikk og retningslinjer for forskningsdatahåndtering

«Å gjøre så mye som mulig tilgjengelig for så mange som mulig» (rektor Svein Stølen 22. august 2017)

Hva er forskningsdata[1]?

Forskningsdata er fremstillinger av observasjoner, objekter eller annet materiale brukt som belegg eller grunnlagsmateriale i forskning.  ​

Observasjonsdata: Opptak eller beskrivelser av fenomen. Disse kan være samlet inne manuelt eller ved bruk av maskiner. Inkluderer tid og sted, er i noen tilfeller longitudinelle studier. Behovet for bevaring er typisk stort fordi slike data er vanskelige å gjenskape.  ​

Beregningsdata: Data fra modeller, simuleringer og andre beregninger. Om det er inndata og/eller utdata samt algoritme som bør bevares vil avhenge av hvor komplisert og kostnadskrevende det er å kjøre beregningene på nytt. ​

Eksperimentelle data: Resultater fra kontrollerte forsøk. Arkiveringsbehovet avhenger av hvor komplisert og kostnadskrevende det er å gjenta eksperimentet. Hvis forholdene for eksperimentet ikke kan gjenskapes kan det være behov for å bevare dataene.   ​

Kildedata: Dokumenter, opptak, registre og andre kilder blir forskningsdata når det brukes som grunnlagsmateriale i forskning. Ofte vil disse være tilstrekkelig godt bevart andre steder og det er nok å dokumentere hvor de befinner seg. I tilfeller der kilder ikke har et stabilt lagringssted eller er vanskelig tilgjengelige vil det være fornuftig å lagre en kopi. 

UiO ønsker å forvalte forskningsdata etter internasjonale standarder, som FAIR-prinsippene, CARE-prinsippene og gjennom dette støtte utviklingen av et globalt forskningssamfunn hvor forskningsdata deles bredt. Dette skal bidra til:

• forbedret kvalitet i forskningen gjennom bedre mulighet til å bygge på tidligere arbeider og sammenstille forskningsdata på nye måter
• gjennomsiktighet i forskningsprosessen og bedre mulighet for etterprøvbarhet av vitenskapelige resultater
• økt samarbeid og mindre duplisering av forskningsarbeid
• økt innovasjon i næringsliv og offentlig sektor
• effektivisering og bedre utnyttelse av offentlige midler

UiO vil legge til rette for at ansatte og studenter enklest mulig skal kunne følge det til enhver tid gjeldende regelverk. Dette innebærer at UiO skal ha klare retningslinjer for datahåndtering, samt tilstrekkelig opplæringstilbud, nettsider, støttefunksjoner, IT-tjenester og eInfrastruktur. Hele organisasjonen må samarbeide, inkludert med relevante eksterne samarbeidspartnere/finansiører, for å implementere god praksis under de rammebetingelsene som er satt av lovverket og finansiører.

Forskningsdata skal være:

• nøyaktige, fullstendige, ekte og pålitelige
• gjenfinnbare, tilgjengelige, interoperable/samspillsevne[3] og gjenbrukbare
• forsvarlig lagret og/eller arkivert, enten sentralt ved egen institusjon eller i nasjonale/internasjonale/domenespesifikke arkiver
• forvaltes i samsvar med juridiske og forskningsetiske forpliktelser
• delbare med andre i tråd med relevante etiske prinsipper for deling av forskningsdata

Forskningsdata skal arkiveres så lenge de er av verdi for forskeren og et bredere forskningsmiljø samt så lenge finansiøren har angitt i patentbestemmelser, lovverk, embargokrav og andre myndighetskrav. Den minste arkiveringsperioden for forskningsdata er tre (3) år etter publisering/offentliggjøring med mindre lovverket tilsier noe annet. I de fleste tilfeller vil forskningsdata beholdes lenger enn minstekravet på tre år. Generelt bør forskningsdata tilgjengeliggjøres på tidligst mulig tidspunkt, men etter en førstebruksrettsperiode for forskerteamet selv.

Når forskning er støttet av en kontrakt/avtale/stipend som inneholder spesifikke bestemmelser om eierskap, oppbevaring av og tilgang til forskningsdata, vil bestemmelsene i denne avtalen/kontrakten ha forrang.

Hvis forskningsdata skal slettes eller tilintetgjøres, enten fordi den avtalte perioden for oppbevaring er utløpt eller på grunn av juridiske bestemmelser, skal dette gjøres i samsvar med juridiske og etiske prinsipper, samt finansiørers og samarbeidspartnernes krav, og med særlig hensyn til konfidensialitet og sikkerhet.

Retningslinjer

1. Forskningsdata skal gjøres åpent tilgjengelig for videre bruk

• Forskningsdata skal gjøres åpent tilgjengelige, under like vilkår, så fremt det ikke er juridiske, etiske eller sikkerhetsmessige grunner til ikke å gjøre det

2. Forskningsdata bør gjøres tilgjengelig på et tidlig tidspunkt

• Data som ligger til grunn for vitenskapelige artikler bør gjøres tilgjengelig så tidlig som mulig, og aldri senere enn ved publiseringstidspunkt
• Andre data som kan være av interesse for annen forskning, bør gjøres tilgjengelig innen rimelig tid, og aldri senere enn tre år etter endt prosjekt

3. Forskningsdata skal utstyres med en datahåndteringsplan

• Datahåndteringsplanen er et dokument som beskriver hvordan dataene vil bli tatt vare på både i løpet av forskningsprosjekt og etter at det er avsluttet
• Datahåndteringsplanen skal beskrive hvordan dataene skal gjøres tilgjengelig i tråd med internasjonale standarder
• De vitenskapelige ansatte skal ha et bevisst forhold til hvordan forskningsdata som er vurdert til ikke å ha langsiktig verdi, skal forvaltes/håndteres, eventuelt destrueres/slettes etter en viss tid

4. Forskningsdata skal ha metadata og dokumenteres

• Metadata og dokumentasjonen skal gjøre andre i stand til å søke etter og gjenbruke data
• Metadata skal følge internasjonale standarder der de finnes
• Metadata og dokumentasjon bør inkludere en beskrivelse av datakvaliteten

5. Forskningsdata skal arkiveres på en forsvarlig måte

• Data skal arkiveres, enten sentralt ved egen institusjon eller i nasjonale/internasjonale arkiver

6. Forskningsdata skal utstyres med lisenser for tilgang, gjenbruk og videredistribusjon

• Lisensene bør være internasjonalt anerkjente
• Lisensene bør legge så få begrensninger som mulig på tilgang, gjenbruk og videredistribusjon av dataene

7. Forskningsdata bør gjøres fritt tilgjengelig, men reelle kostnader til distribusjon bør dekkes

• Metadata skal gjøres tilgjengelig uten kostnad og publiseres slik at de kan høstes maskinelt og brukes i søk etter forskningsdata

UiO

UiO har ansvar for å tilrettelegge for informasjonsflyt, kompetansetiltak og forskningsstøttesystemer som forenkler gjennomføringsprosessen til de prinsipper og krav som er nevnt ovenfor.

Universitetsansatte og studenter

Forskere og studenter har ansvar for å håndtere forskningsdata i henhold til de retningslinjer, prinsipper og krav som er gitt ovenfor. Veiledere for ph.d.-kandidater og studenter har et særlig ansvar for å følge opp at kandidatene og studentene følger opplæring i å håndtere forskningsdata etter retningslinjene som er beskrevet ovenfor.  Dette betyr at alle forskere og studenter må planlegge, utvikle og dokumentere klare prosedyrer for innsamling, lagring, arkivering, bruk, gjenbruk, tilgang og oppbevaring eller destruering/sletting av forskningsdata i forbindelse med sin forskning. Dette skal inkludere ansvarsdeling i samarbeidsprosjekter med andre institusjoner. Planleggingen av nevnte aktiviteter skal beskrives i en datahåndteringsplan. Juridiske rammebetingelser og krav fra finansiører skal ivaretas.

Unntak for åpen tilgang til forskningsdata

Sikkerhetshensyn

• I tilfeller hvor tilgjengeliggjøring av data kan true enkeltmenneskers eller nasjonal sikkerhet, skal datasettene ikke gjøres åpent tilgjengelig.

Personsensitive data

• I tilfeller hvor tilgjengeliggjøring av dataene ikke kan anonymiseres blant annet for å oppfylle gjeldende regelverk for personvern, skal datasettene ikke gjøres åpent tilgjengelig.

Andre juridiske forhold

• I tilfeller hvor tilgjengeliggjøring av dataene strider med andre juridiske bestemmelser, skal datasettene ikke gjøres åpent tilgjengelige.

Kommersielle forhold

• Data som har kommersiell verdi og er generert i prosjekter der en bedrift har kontrakt med UiO, kan unntas fra det generelle prinsippet om åpen tilgang. I disse tilfellene anbefales det at forskningsdataene gjøres tilgjengelig etter en gitt periode, forslagsvis etter tre eller fem år.

Andre forhold

• I tilfeller hvor tilgjengeliggjøring av data får store økonomiske eller praktiske konsekvenser for dem som har generert/samlet inn dataene, eller for UiO, kan datasettene unntas fra det generelle prinsippet om åpen tilgang dersom det argumenteres tilfredsstillende for dette.