SØKNADER OM FINANSIERING
– TENK EVALUERING
Nøkkelen til å lykkes med et prosjektforslag har mange likhetstrekk med salg av varer og tjenester. Sørg for at evaluatoren blir interessert – allerede i første avsnitt av prosjektforslaget. Noen begynner derfor søknaden med å fortelle en liten solskinnshistorie om hvordan resultatene fra prosjektet vil få praktisk nytteverdi. Uansett, du må unngå å trekke evaluatoren inn i vitenskapelige detaljer før du har redegjort for prosjektet på overordnet nivå. Begrens deg til 3-4 strategiske hovedmål. Disse bør være mest mulig konkrete og helst målbare.
GJØR DET MORSOMT
Det er viktig å bruke ord og uttrykk som gjør at evaluatoren ser nytteverdien av prosjektet – før han/hun har lest detaljene. Ikke vær redd for å bruke diagrammer. En pedagogisk figur sier mer enn tusen ord. Gjør det morsomt og ukomplisert å lese prosjektforslaget. Evaluatoren har neppe mer enn én time til hvert prosjektforslag, og han kan være sliten når han leser ditt. Du kan like det eller ikke, men skjebnen avgjøres faktisk i løpet av de første 10 minuttene. Hvis budskapet er uklart etter 20 minutters lesning, har prosjektforslaget definitivt ”tapt”.
Tenk også på det visuelle inntrykket. Har du typografisk designtalent, kan prosjektforslaget stille sterkere.
SØKNADSSKRIVINGEN
Å skrive et prosjektforslag er en omfattende jobb. Mange velger å fordele skrivingen på flere av prosjektdeltagerne.
Slike prosjektforslag blir nesten alltid som ”lappetepper” med inkonsistent stil og terminologi.
Dessuten blir slike søknader vanligvis altfor lange. Det er en dødssynd å overskride grensene for antall sider. Jobben med å skrelle bort andres tekstbidrag er heller ikke hyggelig. Involver derfor færrest mulig i selve søknadsskrivingen. Pass imidlertid på at alle i prosjektet har fortløpende mulighet til å påvirke teksten.
Når du er ferdig med skrivingen, gjenstår to ting: (1) Språkvask av en som har engelsk som morsmål, og (2) kvalitetssikring av minst én uavhengig person som har evaluert tilsvarende søknader før.
VÆR TAKTISK
Leveransene må være beskrevet i klartekst slik at det ikke blir diskusjon om hva som skal gjøres i prosjektet. Upresise beskrivelser av leveransene kan føre til uenighet i konsortiet. Dessuten blir det vanskelig å utføre kvalitetskontroll. Verre er det hvis Kommisjonen ikke godkjenner leveransene, for da blir det ingen betaling.
Mange har 1–3 hovedleveranser og 1–2 mindre viktige leveranser fra hver arbeidspakke. Dette er av taktiske hensyn. Da har man noe å forhandle på dersom Kommisjonen ønsker å redusere budsjettet i løpet av kontraktsforhandlingene.
HVA ER VERDISKAPENDE
Hensikten med FoU-prosjekter er å bringe verden et lite stykke fremover. Tenk på målgruppen som om de er ”kunder” av prosjektet. Definer hvem som er ”kunden”. Spør deg selv om hva som skal til for at ”kunden” skal ”kjøpe” resultatene fra prosjektet. Vær krystallklar på hva som er nåværende ”state-of-the-art”. Leveransene fra prosjektet må relatere seg til dette. Da blir det lettere å forstå fremskrittet fra prosjektet. Og det blir lettere å forstå hvordan resultatene kan komme til nytte.
OPPDELING AV PROSJEKTET
Det er kanskje fristende å la ambisjonene få fritt spillerom. Setter man urealistiske mål, vil imidlertid evaluatoren stille spørsmål til gjennomføringsevnen i prosjektet. Alle vet at store prosjekter må splittes opp med hensyn oppgaveløsning, fremdrift og økonomi.
PROSJEKTSTRUKTUR
God gammeldags prosjektstyring kan aldri overdrives. Det er viktig å demonstrere kompetanse på dette i fagområdet. Lag en WBS (work breakdown structure) og la denne gjennomsyre alle beskrivelser av leveranser, kostnader, fremdrift og ressursallokeringer. Det kan også være smart med Gantt Chart og/eller PERT diagram.
RISIKO
Evaluatorene er også opptatt av risiko – fallgruver som kan oppstå underveis i prosjektet. Uklare organiserings- og ansvarsforhold er et vanlig problem i prosjekter. Skriv derfor prosjektforslaget slik at dette ikke gir opphav til bekymring. Pass også på å nevne noe om avvikshåndteringen i prosjektet. All erfaring viser at dette er en viktig risikofaktor som kan avstedkomme forsinkelser og budsjettsprekk. Et sjakktrekk kan være å sette søkelyset på suksessfaktorene i prosjektet. Har man disse for øyet, vil evaluatoren beundre ditt klarsyn og evne til praktisk planlegging av prosjektet.
START I TIDE
Hverken Rom eller en prosjektsøknad bygges på en dag. Du må starte i god tid for å kunne lage en skikkelig søknad.
Husk:
- at det er en god del arbeid mellom en prosjektidé og et prosjektforslag.
- at når du har et prosjektforslag så er det et godt stykke til du har et ferdig førsteutkast.
- at et ferdig førsteutkast krever en skikkelig innsats for å få det til å bli en endelig søknad.
- at det tar lang tid å samle de riktige samarbeidspartnerne.
- at det tar en stund å få kommentarer, budsjetter, intensjonserklæringer osv fra partnerne.
- at det kreves både diplomati og finsnekring til for å justere partnernes budsjetter, tekster og plass i prosjektet.
- at partnernes viktighet ikke gir grunnlag for hvilken arbeidsinnsats de legger ned.
- at det er en del brev, bekreftelser og lignende som tar tid.
- at det er ikke sikkert at alle andre er klare for å hoppe når du har lyst til å hoppe.
Andre tips og råd i forbindelse med EU-søknader
Stian Nygaard i Sintef Materialer og kjemi
- Bruk de nasjonale kontaktpunktene (NCP) i Forskningsrådet. De vet hva som er viktig å få med i en søknad og bidrar til at avstanden til Brussel blir mindre. NCP-ene har tett kontakt med EU-kommisjonen og får tidlig tilgang på informasjon som de gjerne deler videre. De tar også med seg synspunkter fra norske forskningsmiljøer og industri til Kommisjonen.
- Reis ut og delta på nettverkssamlingene (brokerage event) om de ulike temaene i Horisont 2020 og på konferansene til teknologiplattformene.
- Sett av interne ressurser slik at nøkkelpersoner blir gode til å skrive EU-søknader og til å finne partnere.
- Start som deltaker i et EU-prosjekt. Da har du ansvaret for en arbeidspakke, og slipper ansvaret som coordinator
Sean McCarthy, Hyperion Ltd
Answer these questions within the first 15 seconds of the proposal:
APPLIED RESEARCH
- Why bother? (what problem are you trying to solve?)
- Is it a European priority? Could it be solved at a national Level?
- Is the solution already available? (Product, service, transfer?)
- Why now? (What would happen if we did not do this now?)
- Why you? (Are you the best People to do this work?)
BASIC RESEARCH
- Why bother? (What new knowledge are you generating?)
- Will this establish Europe as International leader?
- Is the knowledge already available? (state-of-the-art?)
- Why now? (Why was this not done before?)
- Why you? (Are you the best People to do this work?)