Ved start av et prosjekt skal det opprettes et saksnummer i ePhorte og nødvendig materiale legges inn. Arkivet kan være behjelpelig med dette.
Sjekkliste i word (OBS - det må avklares hvilken versjon av sjekklisten som skal legges her)
Interne rutiner:
Mappen for hvert prosjekt skal innholde:
E-post fra saksbehandler med søknad om prosjektkode Prosjektopprettelses skjemaet Budsjett - en Buddy utskrift og en utskrift av budsjettet som er oversendt Riksantikvaren og tiltakshaver. Vedtaket til RA Alle relevante sakspapirer for hvert prosjekt Prosjektcontroller er ansvarlig for at alle dokumenter i prosjektet blir lagt til arkivering
Prosjektcontroller oppretter anmodning om prosjektoppretting og sender dette til prosjekt@admin.uio.no som tildeler prosjektkode. Normalt tar denne tildeling fra timer til et døgn. Prosjektansvarlig oppfordres til å purre på forespørselen etter 3 dager.
Fra "Avslutning":
Sett inn her rutinebeskrivelse av (rapportering, regnskapsrapportering underveis, avslutning/lukking av prosjektregnskap, gjennomgang av oppgaveporteføljen)
Sakset fra UiO's sentrale (nye) sider som stadig er "under arbeid":
I avslutningsfasen skal prosjektkontroller i dialog med prosjektleder avklare hvorvidt prosjektet kan avsluttes, eller om det er grunnlag for en prosjektforlengelse. Enheten må selv sjekke levetiden for prosjektet. Denne skal normalt være 6 mnd. etter avtalt sluttdato (12 mnd. for EU). Når prosjektaktiviteten er bekreftet avsluttet, skal prosjektleder få bistand til utarbeidelse av økonomisk sluttrapport for prosjektet.