UiO har en totalkostnadsmodell (TDI)- herunder leiested- for å beregne de indirekte og direkte kostnadene knyttet til eksternt finansiert virksomhet. Infrastrukturkostnader inngår ikke lenger i de indirekte kostnadene, men utgjør en direkte kostnad i form av leiested. Dette betyr at den enkelte enhet må utarbeide leiestedskalkyler for aktuelle leiested.
Les mer om TDI- og leiestedsmodellen
Frister som gjelder for alle søknader:
- tre uker før søknadsfrist/planlagt innsending av søknad: Ta kontakt med instituttet v/ forskningskonsulent for å starte budsjetteringsarbeidet.
- en uke før søknadsfrist/planlagt innsending av søknad: Send endelig budsjett (inkludert egenbidrag) og et kort prosjektsammendrag til godkjenning. Budsjettet og prosjektsammendraget sendes til instituttet v/ kontorsjef.
- to dager før søknadsfrist/planlagt innsending av søknad: Instituttledelsen har gitt godkjenning for å sende inn søknaden.
Seks viktige ting å huske for potensielle søkere:
1. Avklaring hos seksjonsleder
Grovskisse av søknaden skal avklares med seksjonsleder. Dvs. ressursbruk, (overordnet) mål med prosjektet etc.
2. Totalbudsjettering
Alle prosjekter skal totalbudsjetteres- se punkt ovenfor om hvem som skal kontaktes for administrativ bistand. Søk ekstern støtte for bruk av eget teknisk personell i den grad utlysningen åpner for det. Husk også å budsjettere bruk av leiesteder, i den grad det er aktuelt.
Ifm. totalbudsjetteringen er det utarbeidet en sjekkliste for å få på plass den informasjonen som trengs for budsjetteringen. Sjekklisten skal benyttes for hver enkelt søknad.
3. Infrastruktur/laboratorium
Søkermiljø må finne ut av hvilken infrastruktur/laboratorium (inkludert Elektronikklaboratoriet (ELAB) og Instrumenteringslaboratoriet (I-lab)) som er aktuell å bruke. Ved spørsmål om leiestedene (priser etc.) kan administrativ leder Lars Bernhardsen kontaktes. Om det er snakk om etablering av evt. nye leiesteder, må man kontakte økonomiavdelingen v/ Inger Anne Pedersen. Oppretting av nye leiesteder er en ganske tidkrevende prosess, og økonomiavdelingen må derfor involveres i god tid før søknad skal sendes inn dersom nye leiesteder skal inn i søknaden.
Følgende gjelder for budsjettering av leiesteder:
- Alle søknader skal budsjettere med leiested dersom det er vesentlig for gjennomføring av prosjektet!
- Prosjekter som bruker leiested skal i utgangspunktet betale full timepris, dvs ingen FI egenandel.
- Eventuelle egenandeler skal synliggjøres; FI egenandel = Full timepris minus bidrag fra ekstern finansiør (Forskningsrådet eller andre som dekker leiestedskostnader).
- Full timepris på hhv. ELAB og I-lab er (disse oppjusteres normalt årlig):
* I-lab: Kr 825,- per time (det betyr max. 575,- per time i egenandel)
* ELAB: Kr 850,- per time (som betyr max. 600,- per time i egenandel)
(Det er egne priser for bruk av rentrom på ELAB)
- Husk å avklare leiested med leder for leiestedet før avklaring av budsjett med instituttledelsen. Eventuelle egenandeler SKAL avklares med instituttleder.
Viktig informasjon for brukere av Sigma 2 for tungregning/lagring:
UiO og de andre BOTT universitetene (UiB, NTNU og UiT) vil få økte faste kostnader knyttet til bruken av Sigma 2. Alle nye prosjekter skal derfor inkludere alle kostnader knyttet til tungregning/lagring ved Sigma2 i budsjettet. Oppdaterte priser for CPU og lagring ved Sigma2 finner dere på nettsiden https://www.sigma2.no/user-contribution-model
4. Godkjenning fra instituttledelsen
Alle søknader skal godkjennes av instituttledelsen før søknaden sendes inn. Godkjenning gjøres basert på innsendt totalbudsjett og et kort sammendrag av prosjektet.
Er det behov for avklaringer knyttet til instituttets egenandeler på leiesteder osv. må prosjektleder ta kontakt med ( v/ forskningskonsulenten eller direkte med kontorsjef) i god tid før søknad skal sendes. Ved behov setter vi opp møter mellom instituttledelse og prosjektleder.
Instituttets hovedmålsetting er å komme i dialog med potensielle søkere på et tidlig stadium, slik at vi sammen kan bidra til at det produktet som sendes inn i form av en søknad, holder best mulig kvalitet, med høyest mulig sannsynlighet for gjennomslag hos Forskningsrådet eller andre finansiører.
Merk at instituttledelsen kommer til å trekke tilbake søknader som evt. er sendt inn uten at godkjenning er gitt.
5. Bistand med tips etc. til søknaden
Forskningsleder Andreas Gørgen vil kunne bistå i søknadsprosessen ved at han leser igjennom søknaden og gir tips til eventuelle punkter som kan forbedres. Dette forutsetter selvsagt at han kontaktes tidlig nok i prosessen. Han vil prioritere yngre søkere fremfor mer erfarne søkere dersom det av tidshensyn blir nødvendig å prioritere.
6. Plan for datahåndtering (nytt fra 2019)
Forslag til tekst som kan benyttes i søknaden til Forskningsrådet:
"I dette prosjektet ønsker vi å følge Fysisk institutts anbefalte plan for datahåndtering (klikk på lenken). Vi har valgt å bruke et av følgende system for arkivering av data som er godkjent av UiO: NIRD, Zenodo, NSD (Norsk Senter for Forskningsdata) eller DataverseNO. Dataene skal publiseres fortløpende og senest ved samme dato som publikasjoner basert på dataene blir offentliggjort. Hvis spesielle forhold oppstår blir det foretatt en egen vurdering fortløpende i samarbeid med administrasjonen. Dersom personsensitive data skal lagres, følges egne retningslinjer for dette. Dataene lagres med en fullstendig beskrivelse og i et standard (e.g. ASCII, netCDF) eller evt. fullstendig beskrevet lagringsformat slik at fagfeller kan gjenbruke eller sjekke resultatene uten å trenge mere informasjon."