For prosjektledere ved Matematisk institutt

Før oppstart

Kontrakt og samarbeidsavtaler

Før vi kan sette i gang prosjektet (og begynne å bruke penger), må alle avtaler være på plass. For alle prosjekter skal det skrives en kontrakt med finansiøren, og i tillegg må det ofte lages samarbeidsavtaler med partnere som skal være med i prosjektet. Dette hjelper forskningskonsulenten deg med.

Budsjett

Samtidig som vi ordner med kontrakter og avtaler går vi gjennom budsjettet som vi satte opp i søknaden. Ofte må det mindre justeringer til i forbindelse med oppstarten av prosjektet. Når budsjettet er ferdig vil økonomene hjelpe oss med å opprette et "økonomiprosjekt", altså en konto i UiO-systemet som kan brukes til å ta vare på prosjektets økonomi, både inntekter og utgifter.

Nettsider

De fleste prosjekter har en egen nettside. Dette er ofte et krav fra finansiøren. Her finner du listen over instituttets prosjekter. Ta kontakt med instituttets nettredaktør for å få satt opp en slik nettside. 

Oppstartsmøte

Før prosjektstart kaller forskningskonsulenten inn til et oppstartsmøte. Hvem som deltar på møtet avhenger av prosjektets karakter. Mulige deltagere kan være kontorsjef, økonom, personalkonsulent osv. i tillegg til prosjektleder og andre sentrale deltagere i prosjektet. På dette møtet kan prosjektleder informere om prosjektet, og vi kan gå gjennom alle praktiske spørsmål som må avklares før prosjektet starter.

Datahåndteringsplan

De fleste finansiører krever at prosjektet har en datahånderingsplan. Les mer om hva en datahåndteringsplan er og hvordan du lager en slik her.

Når prosjektet er i gang

Hold oversikten - lag en liste

Når vi skal rapportere fra prosjektet trenger vi en oversikt over hva som har skjedd i prosjektet. Hvem har reist hvor og snakket om hva, hvem har vært på besøk og holdt seminar, hvilke publikasjoner er sendt inn osv osv. Vi anbefaler derfor at prosjektleder har to lister som oppdateres gjennom prosjektperioden. En liste over gjennomførte aktiviteter og en liste over prosjektutgifter. Dette gjør det mye lettere å rapportere og holde oversikten underveis. 

Ansettelser

I mange prosjekter skal det ansettes noen, ofte phd-er og postdocer. Ved oppstart lager vi en plan for ansettelsestidspunkt, og avvik fra denne planen må avklares med finansiøren. Kontorsjefen bistår med ansettelsesprosessen (utlysning, komitésammensetning osv). Ved ansettelser må prosjektleder/komitémedlemmer sette seg inn i gjeldende regelverk og støtte seg på tilsettingsutvalget. Husk å holde forskningskonsulenten oppdatert på avvik fra ansettelsesplanen, slik at vi kan informere finansiøren.

Arrangere konferanser og møter/motta gjester

Skal du arrangere en konferanse eller workshop, husk å planlegge i god tid. Ta en titt på UiOs nettsider om arrangementsstøtte for informasjon. Konferansens nettside skal ligge på UiOs nettsted (ikke på andre servere). Ta gjerne kontakt med forskningskonsulenten eller kontorsjefen og be om hjelp til å finne ut av regler og muligheter. 

Ekspedisjonen ved Matematisk institutt kan hjelpe med matbestilling, hotellbestilling for gjester osv. 

Les mer om reiser for UiOs ansatte her. 

Rapportering og årlige prosjektmøter

De fleste finansiører har krav om periodisk rapportering i prosjektets levetid. Det er også viktig at vi med jevne mellomrom går gjennom økonomi og de administrative sidene ved prosjektet. Forskningskonsulenten innkaller derfor til årlige møter med hver enkelt prosjektleder for å gjennomgå disse tingene. Hvis du ønsker slike møter oftere er det bare å ta kontakt.

Adresse og "takk" på publikasjoner

Husk å bruke UiO-adresse på alle publikasjoner. Du kan lese mer om adressering på publikasjoner her. I tillegg har mange finansiører krav om at man "takker" finansiøren i artikkelen. Her er et eksempel (ERC - Horizon 2020) på en slik takketekst (husk å sjekke om din finansiør har angitt en standardtekst i kontrakten.):

This project has received funding from the European Research Council (ERC) under the European Union's Horizon 2020 research and innovation programme (grant agreement n° xxxx"

Spør instituttets Cristinsuperbruker hvis du har spørsmål om dette.

Registering av publikasjoner

Alle publikasjoner tilknyttet prosjektet skal registereres i Cristin og det skal lastes opp en fulltekstversjon av publikasjonen. (Dette er krav fra de fleste finansiører).  Les mer om Cristin og hvordan dette gjøres her. Spør instituttets Cristinsuperbruker hvis du har spørsmål om dette.

Krav til Åpen tilgang

De fleste finansiører har krav om at forskningen som kommer ut av prosjektet er åpent tilgjengelig. Les mer om dette på Universitetsbibliotekets sider. 

Hva skjer når noe ikke går som planlagt?

De færreste prosjekter går akkurat som planlagt. Dersom noe skjer som du trenger hjelp med, ikke nøl med å ta kontakt. Administrasjonen ved instituttet har lang erfaring med å drifte prosjekter og kan som oftest hjelpe til med å finne en løsning på problemet.

Prosjektslutt

Rapportering

De fleste finansiører krever en sluttrapport som inneholder både økonomi og faglig rapportering. Fristen for en slik rapport er 30-60 dager etter prosjektslutt (avhengig av finansiør). Sluttrapporten lages i samarbeid mellom administrasjonen og prosjektleder, slik at vi får dekket alle krav fra finansiøren.

Økonomiavslutning

Når sluttrapporten er innsendt og godkjent blir hele prosjektets økonomi gjennomgått og kontoen i UiOs økonomisystem avsluttes. Det er derfor viktig at alle fakturaer og reiseregninger kommer inn så raskt som mulig når prosjektet skal avsluttes. 

..og hva nå? 

I god tid før prosjektavslutning bør du tenke gjennom: er det noe vi kan ta med oss videre fra dette prosjektet? Kan det legge grunnlag for nye nettverk, nye søknader, ny aktivitet? Som vanlig er det bare å ta kontakt med forskningskonsulenten for å diskutere muligheter.