Forkortelser
- FS: Forskningssjef
- PL: Prosjektleder
- FGL: Forskningsgruppeleder
- ØK: Økonomigruppa nhm-okonomi@nhm.uio.no, nhm-prosjekt@nhm.uio.no, nhm-innkjop@nhm.uio.no
- RC: Forskningskoordinator
- HR: Personal nhm-personal@nhm.uio.no
- IT: drift@nhm.uio.no
- UT: Kommunikasjonsleder NHM (UTAD)
- EU: Matnats EU kontor : eu-team@mn.uio.no
Før oppstart
1. Prosjektidé |
||||
|---|---|---|---|---|
| Hva | Ansvar | Fullmakt | Adm.støtte | Når/Frist |
|
Prosjektleder oversender skisse til prosjektidé til Forskningssjef (FS) og Forskningsgruppeleder (FGL) for foreløpig godkjenning. Skissen skal indikere
|
PL | FS | RC / FGL |
Min. 4. uker før søknadsfrist |
2. Prosjektsøknad |
||||
|
Prosjektleder utarbeider forslag til prosjektsøknad. For å starte denne prosessen fyll ut nettskjemaet: |
PL | FS | RC | Min. 2 uker før frist |
| UiOs budsjettmal skal fylles ut i samråd med ØK. | ØK | FS | ØK | |
3. Godkjennelse |
||||
| Prosjektforslaget forelegges forskningssjef for godkjennelse | PL | FS | RC | Min. 1 uke før frist |
| Innsendt søknad, tildelelse/avslag, all korrespondanse av betydning for prosjektet skal arkiveres. | PL | RC | RC | |
4. Avtaleinngåelse/avslag |
||||
|
Forskningssjef skal signere alle NHMs kontrakter. |
PL/FS | FS | RC, ØK, HR | Avhenger av mottaker og svarfrister |
| For-EU søknader gjelder egne rutiner. | PL/FS | UiO sentralt | RC/ØK/EU-team | Avtaler signeres sentralt ved UiO |
| Prosjektleder med støtte fra RC skal sørge for at inngåtte/signerte kontrakter arkiveres i Ephorte, og underskrevet kontrakt sendes tilbake til finansiør. | PL | FS | RC | Når foreligger |
|
Kontakt personal (HR) snarest vedr. ansettelser/kontrakter og arbeidsplass og IT for prosjektansatte. |
PL | FS | RC / HR | Når signert kontrakt er mottatt |
| Avslag evalueres for eventuelle senere søknader. | PL | RC / FS |
Når mottatt |
|
|
Kommunikasjonsstrategi :
|
PL
FS / PL |
RC
RC |
||
5. Ansettelser/kontrakter og totalbudsjett |
||||
|
Totalbudsjett (punkt 2) revideres iht. inngått kontrakt. |
PL / ØK | FS | ØK | 1-2 uker etter avtaleinngåelse, forutsatt at pkt 4 er i orden |
| Plan for fakturering/videresending av midler avtales med ØK. | PL | PL | ØK | Etter avtale |
| Ansettelser/Kontrakter avtales med HR: | PL | FS/HR | HR, IT | Innen 4 uker etter at kontakt er underskrevet av NHM |
| Husk egne avtaler med samarbeidspartnere | PL | FS | ØK / RC | Ved behov |
6.Oppstart av prosjektet |
||||
|---|---|---|---|---|
| Hva | Ansvar | Fullmakt | Adm.støtte | Når/Frist |
|
Prosjektnummer tildeles og sendes PL, ØK |
ØK | FS | ØK |
Straks etter tildeling fra ØK forutsatt at pkt 6 er fulgt |
|
Oppstartsmøte med ØK, HR og RC (for store prosjekter) |
RC | RC/ØK/HR |
I starten av prosjektperioden |
|
7. Drift av prosjektet faglig og administrativt |
||||
|
Administrative avgjørelser/korrespondanse arkiveres Se egne rutiner for HR/ØK/LAB Prosjektdrift støttes av RC om nødvendig |
PL, FGL | FS | ØK, HR, RC | Fra igangsatt til avsluttet prosjekt |
8. Rapportering / Markedsføring / Publisering |
||||
| Faglig og administrativt til finansiør, FS/FGL og administrasjon | PL/ØK | PL | ØK, RC, HR, UT | Ved behov iht. kontrakt med finansiør. Markedsføring underveis i prosjektet. |
9. Endringer/Forlengelser |
||||
|
Varsle om alle endringer av betydning for prosjektet: forsinkelser, forlengelser, rammebetingelser, sykemelding, barsel mm. Må meddeles FS, FGL, ØK, HR og Finansiør/Oppdragsgiver. Endringer/forlengelser av prosjekt arkiveres. Endringsrapport støttes av RC og ØK om nødvendig Prosjektendringer skal godkjennes av FS |
PL RC |
FS
FS |
RC, ØK, HR RC
RC |
Snarest. Ved forlengelse av prosjektet min. 2 uker før fastsatt frist. |
10. Sluttrapport til finansiør/oppdragsgiver |
||||
|
Leveres til finansiør/oppdragsgiver |
PL |
PL/FGL | ØK, RC | Ved behov iht kontrakt med finansiør |
11. Evaluering |
||||
|
Prosjektprosessen evalueres etter prosjektslutt ved behov. |
FS, ØK, HR, RC | Etter levert sluttrapport | ||
12. Resultater |
||||
|
Publisering, kommunikasjon |
PL |
FS |
RC/UT |
Ved behov også underveis i prosjektet |
Se også