Du har fått midler til prosjektet ditt. I den forbindelse må du huske på følgende før du kan sette deg ned med den faglige biten.
Hvem skal informeres?
Enhetsleder og administrativ leder
Tilsagnsbrev
Først og fremst må instituttet få tilsagnsbrevet fra finansiør. Det er brevet der finansiør orienterer om tilsagnet og er det første beviset på at prosjektfinansieringen er tildelt. Et tilsagnsbrev forteller hvem som finansierer, hvilket prosjekt som finansieres og hvor mye prosjektet finansieres med.
I en del tilfeller er det slik at man ikke får hele beløpet man søkte om, og i slike tilfeller må budsjettet og prosjektet revideres. De fleste finansiører krever et revidert budsjett med en beskrivelse av hvordan prosjektet kan gjennomføres med de tildelte midlene. Du som prosjektleder trenger uansett et revidert budsjett der utgiftene er spesifisert så detaljert som mulig, for best mulig å kunne styre prosjektet.
Dette gjøres i samråd med forskningskonsulent og økonomikonsulent.
Opprette prosjekt ved UiO
Hva må til for å teknisk kunne opprette et prosjekt på UiO?
- søknad
- tilsagnsbrev
- prosjektbeskrivelse
- budsjett
Når det er opprettet et prosjekt i UiOs sentrale system, får prosjektet et nummer. Ved hjelp av dette prosjektnummeret følges prosjektet økonomisk gjennom hele prosjektperioden, og du skal henvise til prosjektnummeret når prosjektet skal dekke de ulike utgiftene.
Kontrakt
Forskningskonsulenten skal kvalitetssikre alle kontrakter og ingen kontrakter skal undertegnes før dette er gjort.
Hvilken kontrakt skal brukes? Det finnes mange muligheter, og mange standardkontrakter. UiO, EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra alle andre finansiører skal sendes til UiOs jurister for juridisk kontroll. Dette gjør forskningskonsulenten.
Disse tingene kontrolleres spesielt:
- rettigheter til publikasjonene
- hva slags type prosjekt er dette? Oppdrag eller bidrag?
- er prosjektet merverdiavgiftspliktig?
- hvordan skal utbetalingene foregå?
Det er kun enhetsleder og administrativ leder som er bemyndiget til å underskrive kontrakter på enhetenss vegne.
Stillinger?
Skal det utlyses stillinger i prosjektet? Dette kan være en langvarig prosess, så snakk med administrativ leder i god tid.
Personverndatabasen
Skal det samles inn data som hører inn under melde- og konsesjonsplikten for forskningsprosjekter, så skal prosjektet meldes inn til NSD som er oppnevnt som Personvernombud for forskning.