Horisont Europa vs. Horisont 2020
Med EUs nye rammeprogram Horisont Europa (2021-2027) gjelder nye regler (f.eks. for rapportering av timer og beregning av lønnskostnader), samtidig som prosjekter finansiert av Horisont 2020 (2014-2020) vil fortsette å løpe i flere år. Man må vite hvilket rammeprogram ethvert prosjekt er finansiert av for å ivareta dokumentasjonskravene.
- Sentrale retningslinjer H2020: Management and Reporting of Horizon 2020 Projects
- Sentrale retningslinjer Horisont Europa: Management and Reporting in Horizon Europe
Opprettelse av nytt EU-prosjekt
Prosjektopprettelse
- Prosjektet skal navngis i tråd med UiOs sentrale rutiner, denne koden bør følges i alle mappenavn/alle systemer, og skal inneholde rammeprogram (HE for Horisont Europa), prosjekttype (ERC - MSCA - CL2/HLTH - EIC), EU-prosjektnummer (Grant Agreement no.) og kortnavn/akronym.
- Eksempel: H2020-MSCA-722581-PLATO
- Eksempel: HE-HLTH-101057429-environMENTAL
- Eksempel: HE-CL2-101095142-REDIRECT
- Uten denne navnekonvensjonen kan ikke regnskap knytte utgifter til et EU-prosjekt
- Den samme navngivingen brukes på prosjektmapper på fellesområdet med bilag
Personalkostnader
Ansettelser
- Dokumentasjon av ansettelse av prosjektmedarbeidere. Av stillingsutlysningen og arbeidsavtalen skal det fremgå at stillingen er knyttet til et prosjekt finansiert av EU, inkl. prosjektnavn og prosjektnummer.
- For Marie Sklodowska-Curie prosjekter finnes egne krav til både utlysning og vedlegg til arbeidsavtalen. Dette er såkalte «lump sum»-prosjekter med andre dokumentasjonskrav enn øvrige EU-prosjekter. Les mer om UiOs rutiner for Marie Curie prosjekter. Forskningsrådgiver, leder og personal må i dialog for å:
- sikre at rekrutterings- og ansettelsesprosessen er i tråd med UiOs og EUs regelverk
- fastsette lønnsnivå ut fra EU-bevilgning, eurokurs og lokal lønnspolitikk
- sørge for riktig dokumentasjon av ansettelsesprosess og arbeidsforhold iht. EUs krav, inkludert arbeidskontrakt og vedlegg til denne
Arbeidstid
- Alle som lønnes av EU-prosjekter fører timer/dager for den tid de jobber på prosjektet
Horisont Europa
- Lønnskostnader rapporteres som en dagsrate – med unntak for prosjekter som opererer med enhetskostnader (unit costs) som MSCA. UiOs prinsipper for beregning av lønnskostnader skal følges.
- Timelønnete (typisk vitenskapelige assistenter) fyller ut timelister per måned
- Erklæringer for arbeidsdager brukt på prosjektet skal fylles ut månedlig
- Se skjema under Prosjektøkonomi (EFP) - EUs rammeprogram
Horisont 2020
- Timelister fylles ut månedlig. UiOs maler for timelister skal brukes
- Horisont 2020: Timeregistrering 2022 H2020 (xlsx)
- Personer som lønnes og jobber 100% på et EU-prosjekt, kan signere en «Declaration on exclusive work on the action» i stedet for å føre timelister. Man må da signere én erklæring per rapporteringsperiode som spesifiserer tidsperioden for fulltid på prosjektet.
- Standard for ansatte på MSCA-prosjekter
- Kan også brukes av ansatte på andre EU-prosjekter
Utregning og dokumentasjon – hvem gjør hva på SV-fakultetet
- Forskningsrådgiver skal veilede ansatte som lønnes av EU-prosjekter når det gjelder dokumentasjon av arbeidstid (f.eks. orientere om EUs strenge regelverk for lønnskostnader, avklare dokumentasjonsrutiner på prosjektet: timelister, månedslister eller 100%-erklæring, tilpasse og oversende UiO-maler, arkivere dokumentasjonen)
- Arbeidsavtaler arkiveres i prosjektmappe i ePhorte (HR/administrativ leder)
- Forskningsrådgiver holder oversikt over hvilke personer som lønnes på prosjektet for hver rapporteringsperiode i et eget dokument med info om prosjektansatte (inkludert hvilke(n) WP hver jobber på), og oppbevarer følgende signerte dokumenter per prosjekt:
- Timelister (H2020) og månedserklæringer (HEU) skrives ut og signeres fysisk av prosjektmedarbeider og prosjektleder månedlig. Timelister for prosjektleder signeres av prosjektleder og instituttleder.
- Erklæring om fulltidsstilling (spesielt MSCA) skrives ut og signeres fysisk av prosjektmedarbeider og nærmeste leder etter endt rapporteringsperiode.
- Prosjektøkonom regner ut lønnskostnader for rapporteringsperioden og innhenter informasjon fra HR om permisjoner, sykefravær, lønnsopprykk eller andre endringer underveis i perioden som påvirker utregningen
- Prosjektøkonom sørger for at UiOs rutiner for rapportering av personalkostnader følges ved rapportering.
- Horisont Europa: Management and Reporting in Horizon Europe
- Horisont 2020: Dokumentasjonskrav for personalkostnader i Horisont 2020
Driftskostnader
Reiser og andre refusjoner
- Alle reiser og refusjoner skal være nødvendige og relevante for gjennomføringen av prosjektet.
- Eksempler på refusjoner kan være utlegg for prosjektmiddag i utlandet, kompensasjon/gavekort til forskningsdeltakere, bøker, konferanseavgift, abonnementer, software, tilgang til data.
- Bestilling av reise: Den som skal reise følger UiOs rutiner og regelverk ved bestilling av reiser.
- I etterkant av reisen: Den som har reist leverer reiseregning i DFØ-selvbetjeningsportalen med dokumentasjon som viser at reisen er knyttet til og nødvendig for prosjektet. Dette kan dokumenteres gjennom bl.a.:
- (Personlig) invitasjon
- Program, hvor det fremgår at forskeren skal delta i arrangementet
- Deltakerliste fra arrangør hvor forskeren er oppført
- Andre trykksaker fra arrangementet
- Kopi av presentasjon som er holdt
- Bilder fra arrangementet
- Regnskap sjekker at dokumentasjonen oppfyller kravene før utgiften godkjennes for utbetaling, og etterspør eventuelt utfyllende dokumentasjon.
- Ved godkjent utbetaling lagrer regnskap komplett reise/refusjon med bilag som PDF i prosjektmappe som alle har tilgang til (forskningsrådgiver, prosjektøkonom, regnskap)
- Forskningsrådgiver (eller prosjektøkonom?) legger til utfyllende dokumentasjon i samme mappe der dette er nødvendig for å oppfylle EUs krav (f.eks. endelig program, bilder, signert deltakerliste, dokumentasjon på at reisen ikke ble dyrere reise ved forlenget opphold privat)
Organisering av arrangement i regi av prosjektet
- Alle arrangementer skal som hovedregel være beskrevet i Grant Agreement Annex B.
- Den som organiserer arrangementet, er ansvarlig for å følge UiOs rutiner for innkjøp.
- Følgende dokumenter må legges til bilaget og arkiveres etter arrangementet:
- Endelig program
- Deltakerliste(r), fortrinnsvis signert av deltakerne (per dag hvis over flere dager)
- Navneliste for middag hvis ikke identisk med deltakerlisten over
- I tillegg kan kopi av presentasjoner, eventuelle trykksaker fra arrangementet og bilder med fordel arkiveres
- Hvis det holdes ytterligere møter i forlengelse av arrangementet (også bilaterale prosjektmøter) lagres dokumentasjon på dette (e-post, møteagenda) dersom dette ikke fremkommer av programmet og fører til ytterligere kostnader (f.eks. forlenget opphold for gjester kostnadsført på prosjektet, ekstra bevertning).
- Faktura med bilag lagres av BDM/forskningsrådgiver i prosjektmappe som alle har tilgang til (forskningsrådgiver, prosjektøkonom, regnskap)
Kjøp av tjenester og andre innkjøp (other goods and services)
- Utgifter skal som hovedregel være beskrevet i Grant Agreement Annex B.
- Den som bestiller er ansvarlig for å følge UiOs rutiner for innkjøp.
- Forskningsrådgiver må bistå ved innkjøp og sørge for at dokumentasjonskravet ivaretas og arkiveres.
Kjøp av tjenester (subcontracting)
- Utgifter må være beskrevet i Grant Agreement Annex B og budsjettert på egen budsjettpost, eller avklares med Project Officer om behovet oppstår i løpet av prosjektperioden. Kan kreve kontraktsendring.
- Den som bestiller er ansvarlig for å følge UiOs rutiner for innkjøp.
- Kostnaden vil ofte kunne være så stor at det vil utløse krav om anbudsprosess, som også må dokumenteres.