Før selve du kan begynne med selve forskningen:
Oppstartsmøte
Når du har fått tilsagn om prosjekt innkaller forskningskonsulenten til et oppstartsmøte med prosjektleder, senterleder, administrativ leder og prosjektcontroller for å gjennomgå og planlegge prosjektet. Møtet tar utgangspunkt i SVs skjema for prosjektstyring og tar for seg følgende punkter:
- Prosjektinfo
- Kontrakt(er)
- Retningslinjer/rutiner
- Deltakelse/roller
- Økonomi (inkl. ansettelser/frikjøp)
- Aktivitetsplan
- Rapportering
- Nettsider
- Handlingsplan/tidsfrister prosjektleder
- Handlingsplan/tidsfrister adm.
- Arkivering
- IT
Prosjektoppretting
Husk å informere andre om suksessen: senterleder, admin.leder og forskningskonsulent. Forskningskonsulenten står for videre oppfølging.
Vi må få tilsagnsbrevet fra finansiør, også kjent som det første beviset på prosjektfinansieringen. Et tilsagnsbrev forteller hvem som finansierer, hvilket prosjekt som finansieres og hvor mye prosjektet finansieres med.
Dersom budsjettet er redusert i forhold til hva man søkte om, så må prosjektet og budsjettet revideres. Dersom tilsagnet kommer fra NFR vil de kreve et revidert budsjett med en beskrivelse av hvordan prosjektet kan gjennomføres med de tildelte midlene. Dette gjøres i samråd med forskningskonsulent og økonomikonsulent.
Prosjektet opprettes i UiOs systemer på bakgrunn av søknad, tilsagnsbrev, prosjektbeskrivelse og budsjett. Når vi har opprettet et prosjekt i UiOs sentrale system, får vi et prosjektnummer. Ved hjelp av dette prosjektnummeret følges prosjektet økonomisk gjennom hele prosjektperioden, og du skal henvise til prosjektnummeret når prosjektet skal dekke de ulike utgiftene.
Kontrakter
Forskningskonsulenten skal kvalitetssikre alle kontrakter og ingen kontrakter skal undertegnes før dette er gjort. UiO, EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra alle andre finansiører skal sendes til UiOs jurister for kontroll. Dette gjør forskningskonsulenten.
Disse tingene kontrolleres spesielt:
- rettigheter til publikasjonene
- hva slags type prosjekt er dette? Oppdrag eller bidrag?
- er prosjektet merverdiavgiftspliktig?
- hvordan skal det utbetales?
Det er kun senterleder og kontorsjef som er bemyndiget til å underskrive kontrakter på TIKs vegne
Stillinger som skal lyses ut
Skal det utlyses stillinger i prosjektet? Snakk med kontorsjef i god tid; ting tar tid!
Personverndatabasen
Skal det samles inn data som hører inn under melde- og konsesjonsplikten for forskningsprosjekter, så skal prosjektet meldes inn til NSD som er oppnevnt som Personvernombud for forskning.