Hvem skal informeres?
Enhetsleder, administrativ leder, forskningsrådgiver og økonomikonsulent.
Tilsagnsbrev fra finansiør
Først må instituttet få tilsagnsbrevet fra finansiør. Et tilsagnsbrev forteller hvem som finansierer, hvilket prosjekt som finansieres og hvor mye prosjektet finansieres med.
Revisjon av prosjektbeskrivelse og budsjett
I en del tilfeller er det slik at man ikke får hele beløpet man søkte om. Det kan også foreligge andre endringer som har budsjettmessige konsekvenser. I slike tilfeller må budsjettet og prosjektet revideres. De fleste finansiører krever et revidert budsjett med en beskrivelse av hvordan prosjektet kan gjennomføres med de tildelte midlene.
Dette gjøres med hjelp av forskningsadministrasjonen og økonomiseksjonen, og i samråd med ledelse.
Fra søknadsbudsjett til driftsbudsjett
Det skal settes opp et så detaljert budsjett som mulig for driften av prosjektet. Hvis det er partnere med i prosjektet som skal få refundert utgifter og/eller delta med egenandel skal det utarbeides et eget budsjett for hver av disse. Det må avklares om partnerne skal håndtere og bokføre utgifter til drift iht til avtalte aktiviteter og få dette refundert på faktura etter avtalte perioder, eller om midler skal overføres i forkant og partnerne skal forevise dokumentasjon på at midlene er brukt iht avtale på periodiske tidspunkt. Dette må vurderes iht kontrakten med finansiør.
Dette gjøres med hjelp av forskningsadministrasjonen og økonomiseksjonen, og i samråd med ledelse. Partneres budsjett skal avklares med det ledernivå hos partnere som har myndighet til å disponere ressurser.
Forslag til kontrakt fra finansiør
Etter å ha blitt enige med finansiør om revidert prosjekt og budsjett, vil finansiør sende et forslag til kontrakt.
Forskningsadministrasjonen skal kvalitetssikre alle kontrakter, i samråd med prosjektleder, økonomiseksjon og ledelse og ingen kontrakter skal undertegnes før dette er gjort. UiOs juridiske avdeling kan bistå med vurdering av kontraktsforslag fra finansiør.
EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra alle andre finansiører skal sendes til UiOs jurister for juridisk kontroll. Dette gjør forskningsadministrasjonen.
Disse tingene kontrolleres spesielt:
- rettigheter til resultater
- hva slags type prosjekt er dette? Oppdrag eller bidrag?
- er prosjektet merverdiavgiftspliktig?
- hvordan skal utbetalingene foregå?
Hvis det er andre institusjonelle partnere med i prosjektet vil finansiør kreve at det inngås samarbeidsavtaler som skal forevises finansiør før kontrakten signeres.
Samarbeidsavtaler med partnere
Det er ulike krav til samarbeidsavtaler hos ulike finansiører, for ulike typer prosjekter og for ulike typer partnere. UiO har en nettside som veileder om valg av avtaletyper og en juridisk avdeling som kan bistå i valg og utforming av samarbeidsavtaler.
Finansiører stiller ikke krav om at det skal inngås samarbeidsavtaler med partnere fra andre enheter ved UiO. Ved UV-fakultetet er imidlertid regelen at prosjektsamarbeid skal avtalesfestes, også når samarbeidet er internt ved UiO. Dette for å sikre enighet og felles forståelse blant prosjektdeltakerne og sikre at deltakelsen er forankret hos ledelsen ved de involverte enhetene. UiO-internt samarbeid kan imidlertid avtales med bruk av en forenklet avtale om samarbeid.
Signering av kontrakt med finansiør
Når vi har kommet til enighet om kontraktens innhold med finansiør og signerte samarbeidsavtaler med partnere er forevist finansiør kan kontrakten med finansiør signeres. Dette gjøres vanligvis elektronisk. Det er kun enhetsleder og administrativ leder som er bemyndiget til å signere kontrakter på enhetens vegne.
Opprette prosjekt i UiOs økonomisystem
Før prosjektdeltakerne kan begynne å belaste prosjektet med kostnader må prosjektet bli registrert i UiOs økonomisystem og få et prosjektnummer.
Økonomiseksjonen søker om oppretting av nye prosjekter i UiOs økonomisystem.
Dette kan gjøres når kontrakten med finansiør er formelt godkjent av begge partner, og følgende dokumenter er arkivert i ePhorte (dette gjør forskningsadministrasjonen):
- søknad
- prosjektbeskrivelse
- tilsagnsbrev
- budsjett
- samarbeidskontrakt med partnere
- kontrakt med finansiør
Økonomiansvarlig melder så inn en søknad om prosjektopprettelse.
Når det er opprettet et prosjekt i UiOs sentrale system, får prosjektet et nummer. Prosjektnummeret skal oppgis når utgifter skal kostnadsføres på prosjektet.
I forbindelse med prosjektoppretting vil økonomiseksjonen også avtale hvordan prosjektleder og prosjektøkonom følger opp prosjektet både ift intern og ekstern styring og rapportering.
Klar - ferdig - Gå!
Da er alt klart til å bestille det som trengs til prosjektets faglige kick-off!
Og husk! Forklar økonomihåndteringen til prosjektdeltakerne
Prosjektleder har ansvar for økonomihåndteringen av prosjektet. Dette inkluderer å sørge for at prosjektdeltakerne kjenner til budsjettrammer for aktiviteter de har ansvar for eller er involvert i, at de kjenner til UiO's regler og rutiner for bestilling og kostnadsføring og at disse overholdes.
Ved behov kan prosjektleder få bistand fra økonomiseksjonen for å gjennomgå dette med prosjektdeltakerne.