Datoer for prøver og bestilling av rom
I samråd med administrator og doktorand må instituttet så snart som mulig etter oppnevning bestemme datoer for prøveforelesning og disputas. I denne sammenheng må det beregnes minimum 7 uker fra innstillingsfrist til disputas. Fakultetet underrettes umiddelbart om datoene.
Instituttet reserverer rom til prøvene. Tradisjonelt brukes disse dagene/tidspunktene:
- Prøveforelesning ph.d.: torsdag kl. 16.15-17.00; rommet reserveres fra kl. 15.00-17.00.
- Prøveforelesninger dr.philos.: torsdag kl. 16.15-18.00; rommet reserveres fra kl. 15.00-18.00.
- Disputas (begge grader): fredag kl. 9.15-ca.12.00; rommet reserveres fra kl. 8.00-13.00, eller kl. 13.15-ca.16.00; rommet reserveres fra 12.00-17.00.
Merk at lokalene alltid bestilles en time før prøven skal begynne, slik at kandidaten, disputaslederen og komiteen har anledning til å komme en stund i forveien og forberede seg.
Prøvene kan gjerne holdes andre dager enn torsdager og fredager, men merk at det er mange administrative utfordringer ved disputaser på lørdager (se neste punkt om rom). For ph.d.-kandidater er det mulig å holde begge prøver på samme dag, med prøveforelesning fra 9.15-10.00 og disputas fra 10.15-ca.14.00. Det vil da være lunsj i pausen mellom første- og andreopponenten, fra ca. kl. 12.00-13.00.
Rom
Til prøveforelesningen kan i prinsippet de fleste auditorier benyttes, men det er viktig å tenke på størrelsen. Auditoriet bør verken være for stort eller for lite. Vanligvis brukes aud. 2 og 3 i Helga Engs hus, aud. 2 i Georg Sverdrups hus (UB) og aud. 2 og 3 i Sophus Bugges hus. Flere av auditoriene i Eilert Sundts hus har også en passelig størrelse. Ragnar Frischs auditorium på Ullevål kino kan også brukes.
Til disputasen ønsker mange et litt finere lokale enn auditoriene i Sophus Bugges hus og Eilert Sundts hus. De lokalene som vanligvis brukes, er Universitetets gamle festsal, aud. 2 i Georg Sverdrups hus og aud. 2 og 3 i Helga Engs hus. Men fordi romsituasjonen er presset, må vi iblant bruke andre lokaler enn disse. Merk for øvrig at aud. 14 i Sentrum (Domus Bibliotheca) ikke er spesielt velegnet til disputaser.
Auditorier på Blindern bestilles gjennom Finnrom. Universitetets gamle festsal reserveres ved å sende e-post til Teknisk avdeling i Sentrum; nina.fyhn@admin.uio.no / booking-sentrum@admin.uio.no. E-posten skal inneholde navn på kandidat og hvilken grad vedkommende framstiller seg for, hvilket tidsrom lokalet skal reserveres for og når disputasen begynner, samt hvilket fakultet kandidaten disputerer ved. Lokalet er populært og må som regel bestilles i svært god tid (flere mnd.) før disputasen.
Merk at Gamle festsal kun er åpent fra 8.00-16.00, noe som gjør at ettermiddagsdisputas (kl.
13.15) ikke kan holdes i dette lokalet. Videre er Gamle festsal stengt på lørdager. Lokaler på Blindern kan reserveres på lørdager, men det må søkes spesielt om dette i god tid før disputasen. Mer informasjon og søknadsskjemaer.
Arne Næss' auditorium i Georg Morgenstiernes hus holdes av til HFs disputaser på fredager. For å bestille dette lager du en avtale med fakultetets saksbehandler senest seks uker før disputas. For å holde av auditoriet til prøveforelesning gjør du som vanlig gjennom FinnRom.
Møter i bedømmelseskomiteen
Fakultetet dekker normalt ikke utgifter til møter i bedømmelseskomiteen. Komiteene fatter sine beslutninger over e-post og/eller telefonkonferanse. Det finnes også webløsninger som fungerer godt til virtuelle møter. Dersom det skulle foreligge helt spesielle behov for et slikt møte, må instituttet sende en begrunnet søknad til fakultetet minst fire uker før møtet skal finne sted. Instituttet står naturligvis fritt til å dekke slike utgifter dersom ønskelig.
Innstilling
Komiteen skal i fellesskap utarbeide en innstilling som konkluderer med hvorvidt avhandlingen kan godkjennes for forsvar i disputas. Frist for innsending av innstilling oppgis i oppnevningsbrevet til komiteen, som sendes i kopi til instituttet. Administrator sender den ferdige innstillingen til instituttet, som har ansvar for at fakultetet mottar innstillingen innen fristen. Dersom det skulle oppstå forsinkelser, må fakultetet underrettes om dette.
Det eksisterer ingen mal for utarbeiding av dokumentet, men en sjekkliste finner du i dokumentet Vurdering av doktorgradar. Det finnes også en egen veiledning for bedømmelse av norske doktorgrader, både på norsk og engelsk. Det er særlig viktig å kontrollere at konklusjonen i innstillingen er tydelig, og videre at det er samsvar mellom innstillingens premisser og konklusjon. Innstillingen skal undertegnes av samtlige medlemmer i komiteen (originale signaturer). For at ikke signeringen skal forsinke saksgangen, kan fakultetet i første omgang få en utgave av innstillingen som kun er signert av administrator. Det må da foreligge e-poster fra de øvrige medlemmene som kort bekrefter at de har lest og slutter seg til den endelige innstillingen. E-postene sendes til fakultetets saksbehandler.