- Billetter og hotell
- Disputasleder
- Henting av kappe
- Pressemelding/foto
- Trykking og distribusjon av avhandling
- Klargjøring av lokaler og blomster
- Middag og lunsj
- Kontrakter, reiseregninger, kontoinformasjon
Som vedtatt i Fakultetsstyret 28. oktober 2011, skal instituttene fra 2012 betale alle utgifter ved disputaser, bortsett fra utbetaling av komitémedlemmenes honorar. Instituttene får overført en rundsum fra fakultetet slik at kostnadene kan dekkes.
Billetter og hotell
Bruk UiOs leverandøravtaler og bestillingssystemet (innkjøpssystemet).
Instituttene har gjort alle bestillingene i forbindelse med disputasene tidligere, men husk at instituttenes egne bestillerkoder nå må oppgis siden fakturaene ikke lenger skal sendes til fakultetet.
Administrator og instituttadministrasjon har i fellesskap ansvar for å kontakte medlemmene og avklare deres behov og ønsker i forbindelse med reise og opphold ved disputasen.
Normalt har det blitt dekket to netter i enkeltrom med frokost for eksterne medlemmer som kommer fra Norge og europeiske land, og tre-fire netter for medlemmer som reiser fra land i andre verdensdeler. Dersom reiseutgiftene reduseres betydelig ved et lengre opphold, og det er aktuelt for medlemmet kan instituttet vurdere det som en løsning.
UiO har leverandøravtaler med en rekke hoteller, og vi må bruke disse avtalene når vi bestiller opphold til komitémedlemmene. Bestillinger gjøres via bestillingssystemet, med mindre noe annet en spesifisert i leverandøravtalen.
Instituttet betaler for alle reiseutgifter for den sakkyndige. Den sakkyndige kan be instituttet om hjelp til å bestille flybilletter, eller han/hun kan bestille disse selv. I det siste tilfellet vil kostnadene bli refundert over reiseregningen etter at disputasen har funnet sted. Merk at flybilletter ikke skal bestilles før avhandlingen formelt er godkjent for forsvar i disputas. Det skal normalt bestilles billetter i rimeligste klasse. Følg UiOs leverandøravtaler for bestilling av reiser.
Normalt har det ikke blitt dekket utgifter for veilederes reiser og opphold i forbindelse med disputasen, og normalt ikke for eventuelle hotellopphold for administrator. Det har heller ikke blitt dekket reise og opphold for sakkyndiges ektefelle. Instiututtet kan avtale med hotellet ved bestilling at det betaler prisen for et enkeltrom, mens den sakkyndige dekker det overskytende beløpet til et dobbeltrom.
Disputasleder
Fakultetet avklarer disputasledelse med dekanatet. Hvis dekanatet har mulighet til å lede en eller flere disputaser vil instituttadministrasjonen bli informert om dette så snart svaret fra dekanatet foreligger. For de disputasene der dekanatet ikke kan stille som ledere er det instituttadministrasjonens ansvar å finne disputasledere. Instituttadministrasjonen må melde tilbake til fakultetet når disputasledelse er avklart. Dette bør skje senest to uker før disputasen. Aktuelle kandidater er instituttleder og viseinstituttleder, forskningsleder, ph.d.-utvalgsleder og tidligere dekaner. Kandidatens veiledere kan ikke lede disputasen.
Henting av kappe
Hvis disputasen avholdes i Universitetets gamle festsal trenger man ikke tenke på henting av kappe, da kapper for samtlige fakulteter henger der. Hvis man derimot skal lede en disputas på Blindern må man hente kappe senest dagen i forveien hos fakultetets saksbehandler.
Pressemelding/foto
Fire uker før disputasen skal kandidaten sende fakultetet en pressemelding om sin avhandling, samt et foto av seg selv. Fakultetet publiserer pressemeldingen i egne oppslag på UiOs og HFs nettsider samt i HF-aktuelt, i tillegg til å sende den ut til en rekke pressekontakter. Instituttets informasjonskonsulent skal bistå kandidaten med utforming av pressemelding og elektronisk fotografi dersom ønskelig. Informasjon om utarbeidelse av pressemelding
Trykking og distribusjon av avhandling
Når avhandlingen er godkjent og disputasen fastsatt av fakultetet, vil avhandlingen normalt bli trykket hos 07-Gruppen. Kandidaten skal sende rekvisisjonsskjema for trykking til instituttet.
Når doktoranden har fylt ut den delen av skjemaet som er merket ”Fylles ut av doktoranden” sendes rekvisisjonsskjemaet per e-post (som word-fil) til forskningskonsulenten ved doktorandens institutt. Forskningskonsulenten sørger for å fylle ut skjemaet på vegne av instituttet, kontrollere kandidatens bestilling og innhente signatur fra instituttledelsen. Forskningskonsulenten sørger også for å scanne dokumentet, konvertere det til PDF-fil og returnere det til kandidaten per e-post.
Dersom avhandlingen inneholder mer enn 40 sider med fargeillustrasjoner bør doktoranden søke instituttet om støtte til trykking av fargesidene i god tid før manus leveres til trykking (hvis avhandlingen har 40, eller færre, sider med fargeillustrasjoner trenger doktoranden ikke å søke).
Instituttet dekker fra og med 2012 trykking av alle eksemplarer av avhandlingen til disputas.
- 10 eksemplarer skal fakultetsadministrasjonen ha
- 7 skal til Nasjonalbiblioteket avd. Rana
- doktoranden får 10 eksemplarer
- minimum 10 eksemplarer skal bestilles til instituttet (plikteksemplarer). Instituttet kan bekoste tilleggseksemplarer dersom ønskelig.
Doktoranden står fritt til å velge andre ordninger enn trykking i regi av 07-Gruppen, men da vil hun måtte dekke trykkekostnadene selv. Årsaken til dette er at fakultetet og instituttet er bundet av UiOs gjeldende rammeavtale for trykketjenester. Som en følge av rammeavtalen kan vi ikke dekke kostnadene hvis kandidaten velger å benytte en annen leverandør av trykketjenester enn 07-Gruppen.
10 eksemplarer av avhandlingen sendes direkte fra 07-Gruppen til fakultetet. Instituttet får de øvrige avhandlingene oversendt fra 07-Gruppen og må snarest mulig distribuere disse videre. Instituttet skal sende 10 til kandidaten. 7 eksemplarer sendes av 07-Gruppen til Nasjonalbiblioteket (avdeling Rana, Pliktavlevering, 8607 Mo i Rana).
Fakultetets saksbehandler sender ett eksemplar av avhandlingen til Universitetsbiblioteket (UBO - Humsam, Tilvekstkontoret, Postboks 1009, Blindern), for å oppfylle kravet fra § 17.2 i ph.d.-forskriften, som sier at "Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig ved Universitetsbiblioteket senest to uker før dato for offentlig forsvar av avhandlingen". Etter disputas oversender fakultetets saksbehandler eventuelle avhandlingseksemplarer som har blitt til overs, til instituttets forskningskonsulent.
Klargjøring av lokaler og blomster
Gamle festsal: Ved bestilling av Gamle festsal til disputas vil Gruppe for arrangementsstøtte uten nærmere beskjed gjøre lokalene klare i forkant av disputasen. Det innebærer å sette bord og stoler i riktig posisjon, rigge opp mikrofoner, sette fram vann osv. Instituttet må avklare med kandidat og komité på forhånd om det er behov for bruk av spesielt teknisk utstyr under prøvene. Slike behov må meldes inn til nina.fyhn@admin.uio.no / booking-sentrum@admin.uio.no noen dager før prøvene.
Auditorier på Blindern: Ved bestilling av auditorier på Blindern må egen beskjed gis til Teknisk avdeling minst to uker før prøvene om klargjøring av lokalene. Teknisk avdeling er organisert i underavdelinger som har ansvar for de ulike bygningene (nedre Blindern, vestre Blindern etc.). Oversikt over bygningene og e-postadresser til avdelingene finner du på Teknisk avdelings nettsider. Husk å gi utfyllende informasjon om arrangementet.
Georg Morgenstiernes hus: Arne Næss' auditorium er holdt av til HFs disputaser på fredager. For å bestille auditoriet sender du e-post til fakultetets saksbehandler, minst fem uker før disputas. Vær oppmerksom på at auditoriet ikke er holdt av til prøveforelesninger på torsdager, men det kan bestilles i FinnRom. I tillegg må du gi teknisk østre beskjed om at det skal settes fram bord og stoler til disputas (og eventuelt prøveforelesning). Instituttet rigger mikrofonene og sjekker at utstyr fungerer selv (ta kontakt med AV-tjenesten på HF hvis det oppstår problemer).
I tillegg må forskningskonsulenten ved instituttet sende en egen beskjed noen dager før prøvene dersom det er meldt inn behov for spesielt teknisk utstyr. Husk både å gi beskjed om prøveforelesning(er) og disputas. Beskjed om utstyr sendes til:
Eilert Sundts Hus: teknisk-ostre@admin.uio
Georg Morgenstiernes hus: AV-tjenesten på HF
Georg Sverdrups hus: teknisk-ostre@admin.uio
Helga Engs hus: it-hjelp@uv.uio.no
Sophus Bugges hus: AV-tjenesten på HF
Instituttet har for øvrig ansvar for å kontrollere at lokalene ser ryddige ut i forkant av prøvene, og må kontakte Teknisk avdeling dersom noe ikke er i orden. Instituttet har også ansvar for at komité og kandidat får den nødvendige tekniske bistand underveis i prøvene.
Instituttet bestiller og betaler blomster til lokalene, og må selv besørge at blomstene leveres til riktig sted.
Middag og lunsj
Instituttet administrerer, bestiller og betaler middagen etter prøveforelesningen og disputaslunsj.
Ved en del restauranter er det anledning til å gjøre avtale på forhånd om at kostnadene kan faktureres, slik at administrator slipper å legge ut for middagen etter prøveforelesningen.
Lunsjen bør bestilles omtrent en uke i forkant av disputasen. Deltakere i disputaslunsjen er kandidat, bedømmelseskomité, disputasleder og eventuelle veiledere. Til veilederne må det på forhånd sendes invitasjoner, og det kan også være hensiktsmessig å sende kandidaten en egen beskjed om lunsjen. Husk å informere både administrator og disputasleder om tid og sted for lunsjen, samt om hvem som skal delta. Dersom disputasen begynner kl. 13.15 og lunsjen dermed finner sted før prøven, må alle deltakerne informeres på forhånd. Ellers er det administrators ansvar å informere de eksterne medlemmene.
Hvis disputasen foregår på Blindern bestilles lunsjen hos gjeldende leverandør, alt etter hvor lunsjen skal spises. Ved disputas i Gamle festsal har det vært vanlig at lunsjen foregår i Vinterhaven, Hotell Bristol. Lunsjlokale på Blindern kan for eksempel være Klubben eller personalkantinen i 10. etasje i Administrasjonsbygget, eventuelt andre passende lokaler.
Utgiftene til lunsjen bør holdes innenfor rimelige økonomiske rammer og har vanligvis hatt et tak på maks 1500 kroner. Merk at det kan være vanskelig å holde dette taket hvis lunsjen skal spises i Vinterhaven. Det bestilles for korrekt antall deltakere, som vil variere fra 5-8 avhengig av antall komitémedlemmer og antall veiledere. I tillegg til den lunsjmeny instituttet bestemmer seg for fra leverandør og restaurant har det vært vanlig å bestille wienerbrød, kaffe og te, samt mineralvann og alkoholfritt øl. Ved reservasjoner i Vinterhaven har det vært vanlig å oppgi at garderobeavgiften for deltakerne dekkes.
Kandidatene har ikke hatt anledning til å arrangere lunsjen selv og få utgifter refundert i ettertid
Kontrakter, reiseregninger, kontoinformasjon
Ved oppnevning av komiteen sender fakultetet ut informasjon til medlemmene om utbetaling av honorar og reiseutgifter. Eksterne medlemmer bosatt i utlandet får tilsendt kontoopplysningsskjema (payments abroad-skjema), som de blir bedt om å fylle ut og returnere. Deretter får de en kontrakt (to eksemplarer) fra fakultetet, som skal signeres og sendes inn sammen med reiseregningen og eventuelle bilag til reiseregning.
Komitémedlemmene skal selv fylle ut dokumentene, men erfaringsmessig vil de ha behov for bistand, spesielt til utfylling av reiseregningen. Instituttet sørger for å kontrollere at reiseregningen er utfylt, instituttet konterer, attesterer, anviser og videresender til Lønningsseksjonen. Alle dokumenter må være korrekt og komplett utfylt for at utbetalingene skal kunne foretas. Ved feil og mangler vil dokumentene returneres fra den sentrale Lønningsseksjonen, noe som medfører store forsinkelser.
Instituttet videresender kontrakten til fakultetet, som sørger for utbetaling av honorar til komitémedlemmene. I enkelte, helt spesielle tilfeller kan medlemmene ha ønske om å få utbetalt honoraret per sjekk når de er i Oslo. Dette krever en del ekstra administrasjon og bør avklares med Lønningsseksjonen i god tid før disputasen.