Gjennomføringsstipend ved ILN

ILNs rutine for inngåelse av avtale om gjennomføringsstipend

• Stipendiaten varsler ph.d.-konsulenten (PK) om ventet innlevering 6 måneder før innleveringsdato
• PK sjekker sannsynlighet for innlevering på tid med veileder
• PK gir undervisningsleder (UL), forskningsleder (FL) og studieleder (SL) fagkoordinator (FK) og studiekonsulent (SK) beskjed om ventet innleveringstidspunkt
• Stipendiaten melder seg på Uniped-kurs, og gir PK beskjed om dette per e-post. Se informasjon og LINKs kurskalender. PK gir beskjed om påmelding til adm.leder.
• Adm. leder sender Uniped e-post og bekrefter at stipendiaten skal prioriteres
• PK setter opp standardavtale og utkast til avtale om arbeidsoppgaver (individuell del) og sender disse til stipendiaten, UL, SL, FK og SK. Senest 2 uker etter varsel om innleveringsdato innkaller UL til et møte med stipendiaten, PK og UK, der det informeres om hvordan undervisningen er lagt opp og hva som skjer i undervisningsplanleggingen, og med en tydelig forventningsavklaring mellom alle parter.
• UK inviterer til møte med SK og stipendiaten, innen 3 uker etter det første møtet, hvor de setter opp tentativ plan for undervisningen og andre arbeidsoppgaver i gjennomføringsperioden, og sender avtalen per e-post til UL for godkjenning. UK foreslår en mentor for gjennomføringsperioden.
• 2-3 uker før innlevering: Standardavtalen signeres av stipendiat og instituttleder, stipendiaten sender signert avtale i epost til PK. PK sørger for arkivering.
• Dokumentet lagres i studieadministrasjonens mappe for gjennomføringsstipendiater, og studiekonsulentene fyller inn endringer etter hvert som undervisningsplanleggingen er ferdig.
• Etter at undervisningsplanleggingen for hele gjennomføringsperioden er avklart, med alle endringer som blir gjort underveis, sender stipendiaten "Avtale om arbeidsoppgaver i gjennomføringsperioden" til PK, som sørger for signatur fra instituttleder.
• Ferdig avtale fungerer som sluttrapport for gjennomføringsperioden.