Planlegging og sensurregistrering
Innhold og omfang
De generelle retningslinjene for studiepoeng, se § 8 i Forskrift for ph.d.-graden ved Universitetet i Oslo. Utgangspunktet er at ett studiepoeng etter ECTS svarer til 25-30 arbeidstimer for kandidaten.
Før oppstart
- Alle ph.d.-emner må formelt godkjennes ved enheten.
- Opprettelse av emne i FS
- Emnesider på nett - Følger egen mal utarbeidet sentralt.
Semestersider opprettes automatisk hvert semester, hvis emnebeskrivelsen er publisert og det er registrert undervisningsaktivitet på emnet i FS. Innhold på disse sidene burde inkludere informasjon om påmelding, eksamensform, innleveringsfrister, pensum og undervisningstidspunkt. Husk tydelige kontaktpunkter for kandidatene.
- Forskerkursportalen - du skal ha redigeringstilgang til forskerkursportalen. Ta kontakt med rådgiver på fakultetet for hjelp
- Påmeldingsrutiner - Det alle kandidater skal registreres i FS, slik at deltakerlister og etterarbeid også samles der, se informasjon om personoppretting (for studenter som ikke ligger i FS fra før). Se også forslag til prioritering av søkere
- Tilgjengelige rom (dersom ikke emnet er forhåndslagt i TP) og evt. bestillinger (lunsj o.l.)
- Pensum - dette må være på plass i god tid! Se sidene til Akademika.
- Deltakerlister - Husk at det er mulig å legge obligatorisk oppmøte som en del av kurset etter § 4.4 i Forskrift om studier og eksamener ved UiO. I så tilfelle, husk å skrive ut deltakerlister til fagansvarlig for signaturer fra kandidatene.
Etterarbeid
Sensurregistrering:
- Sjekk sensurrutiner for ph.d.
- Om sensurregistrering i FS.
- Dersom emnet har kandidater som ikke er registrert i FS er det opp til instituttet selv å skrive ut karakterutskrift til kandidatene.
Prioritering av søkere
Hovedregelen er at man prioriterer søkere som har søkt innen fristen og som er formelt kvalifiserte. Ved tilfeller av mange kvalifiserte kandidater kan det være hensiktsmessig å ha en prioritering av søkere:
- kandidater med dette emnet som obligatorisk komponent i sin studieplan
- kandidater ved enheten som organiserer kurset
- vitenskapelige ansatte ved enheten
- søkere som tilhører søsterenheter ved annet norsk universitet
- søkere innen andre fagområder ved UiO
- hospitanter (master/profesjonsstudenter ved organiserende enhet; ferdigutdannede innen fagområdet; andre)
Sensurrutiner ph.d.
Arkiveringsrutiner for ph.d.-emner ved SV-fakultetet. Diskutert i ph.d.-nettverket. Godkjent i GIR 28. april 2016.
Sensurregistrering i FS
•Som hovedregel skal alle ph.d.-emner opprettes i FS, dette gjelder også for ikke-faglige/generiske kurs.
•Så langt det er hensiktsmessig skal alle kandidater registreres i FS. Sensur skal alltid registreres i FS for kandidater som er opprettet i FS.
ePhorte
•All ph.d.-sensur skal være tilgjengelig i ePhorte.
•Det opprettes én mappe per studieretning per år for sensor, se arkivplan.
•Mappen skal inneholde både deltakerliste og sensurprotokoll for hvert ph.d.-emne.
•Mappen opprettes av ph.d.-konsulenten.
(For informasjon om oppretting av mapper i ePhorte, se beskrivelse: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/saksbehandling-arkiv/ephorte/saksbehandler/saksmapper/7-1-opprette-ny-sak.html eller ved import: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/saksbehandling-arkiv/ephorte/saksbehandler/e-post/4-2-importere-epost.html).
Godkjente former for sensurprotokoll
•Merk alle former for sensurprotokoll skal være signert av sensor.
•Sensurprotokoll fra FS.
•Sensurprotokoll som word-dokument med kandidatnavn.
•E-post fra sensor med oversikt over alle godkjente kandidater (eventuelt flere e-post med færre kandidater per e-post). E-post sendes til ph.d.-konsulenten som importerer e-posten til ePhorte.
•Protokoller kan scannes og sendes på e-post til ph.d.-konsulenten som importerer e-posten til ePhorte. Protokoller med original sensur skal sendes til arkiv for scanning.
Dokumentasjon av godkjent emne
•For kandidater som er opprettet i FS er karakterutskrift fra SV-infosenter dokumentasjon på godkjent ph.d.-emne.
•For kandidater som ikke er opprettet i FS skal det lages en "kursbekreftelse" i word. Det er ikke nødvendig med sensors signatur på denne dokumentasjonen.
•Kursbekreftelser legges på samlemapper med tittelen: ”Kursbekreftelser for eksterne Ph.d.-kandidater + enhet + semester”. Se beskrivelsen i arkivplan.