Endring eller supplering av ph.d.-veiledere

Etter UiO-forskriften er det "fakultetet selv" som oppnevner veiledere. Oppnevningen skjer ved godkjenningen av søknaden om opptak. Fakultetet tolker bestemmelsen slik at endringer eller suppleringer av veiledere kan delegeres til enhetene, etter en prosedyre og retningslinjer gitt av fakultetet. Fakultetet forutsetter at instituttene gjennomfører veilederskiftet etter rutinebeskrivelsen under og etter de krav som stilles i Forskriften for å bli oppnevnt som veileder.

Skiftet trenger ikke rapporteres til fakultetet.

Rutinebeskrivelse for endring eller supplering av veileder

1) Initiativtakeren (kandidaten, veilederen)  varsler per e-post phd-konsulenten om at det er ønskelig med et skifte eller en supplering av veileder. Her opplyses det om årsaken, og det bekreftes at gammel/ny veileder er informert og har akseptert. Merk at dersom det er forhold internt ved instituttet som tilsier skifte av veileder for en kandidat, så kan administrasjonen ta initiativ til endring.

2) Phd-konsulenten tar henvendelsen opp med faglig ansvarlig, og de sørger for akseptene over dersom de av rimelige grunner ikke er bekreftet.

3) Når endringene er akseptert av alle berørte parter, svarer phd-konsulenten på e-posten til kandidaten/veilederen ut fra malen under, og med kopi til de berørte partene.
Dersom det ikke er enighet om endringen, tas det opp med ledelsen ved instituttet, og med fakultetet dersom det klages skriftlig på instituttets vedtak.

4) Phd-konsulenten laster e-posten inn i kandidatmappen i ePhorte.

5) Phd.konsulenten tar initiativet til at de nødvendige, formelle avtaler med nye/tidligere avtaler blir gjennomført.

6) Phd-konsulenten legger endringen av veileder inn i FS.

Mal for e-posten
 

Kandidat/veileder....,

Vi viser til e-posten under.

[Enheten]  slutter seg til forslaget under om at [ny veileder, med tittel], [arbeidssted], går inn i stedet for oppnevnt medveileder ….. .
Skiftet skjer formelt fra [dato].

Fordelingen av/honoreringen for (gjenstående) veiledningstimer blir ...

Skiftet skjer i forståelse med [gammel veileder].

[ny veileder] er gjort kjent med veilederes plikter og rettigheter, jf.websiden
http://www.sv.uio.no/studier/forskerutdanning/regler/rettigheter.html

Vi gjør samtidig oppmerksom på at alle som veileder ph.d.-kandidater ved Det samfunnsvitenskaplige fakultet må delta på et veilederseminar: https://www.sv.uio.no/english/research/phd/supervision/seminar-for-supervisors.html

På vegne av [enheten] og faglig leder av ph.d.-programmet ved instituttet,

Vennlig hilsen
[phd-konsulenten]

Veilederopplæring

31. januar 2019 vedtok programrådet at alle veiledere på ph.d.-nivå skal gjennomføre fakultetets veilederseminar.