Mens man jobber med komitéforslaget ved instituttet
- de potensielle komitémedlemmene må fylle ut habilitetserklæringer (norsk / engelsk) og returnere disse til instituttet. Habilitetserklæringene kan fylles ut elektronisk. Siden komitémedlemmene skal ta stilling til publisering med blant andre hverandre bør instituttet ha en tentativ komitésammensetting klar før det sender ut skjemaene.
- hvis instituttet får habilitetserklæringer som har kryss på ja-punktene har instituttet følgende handlingsalternativer:
a) dersom instituttet mener at medlemmet er habilt argumenterer det for dette i komitéforslaget.
b) dersom instituttet mener medlemmet er inhabilt finner det et annet medlem.
c) dersom instituttet har problemer med avgjørelsen sendes saken til fakultetet for en vurdering.
Når forslag til komité foreligger ved instituttet
-
instituttet sender kopi av forslaget først til kandidaten med spørsmål om merknader, og med oppfordring til kandidaten om å melde tilbake til instituttet dersom vedkommende ikke har merknader å komme med (har frist på en uke)
-
når instituttet har fått tilbakemelding fra kandidaten, eventuelt etter at det er gått en uke, oversender instituttet sitt forslag til fakultetet med informasjon om eventuelle merknader fra kandidaten
-
Instituttet fremmer forslag til bedømmelseskomité overfor fakultetet via ePhorte, habilitetserklæringene ligger som vedlegg til forslaget
Det bør ikke gå mer enn én måned (utenom feriene) fra innlevering til kandidaten får melding om komiteens sammensetning.
Dersom ingen av de tre er ansatt ved fakultetet, kan instituttet gi en av de faglig ansatte ved enheten i oppgave å stå for den praktiske koordineringen/administreringen av komiteen og dens arbeid.
Hva som skal være med i forslaget til bedømmelseskomité:
- hvilke tre medlemmer komiteen består av
- datoen kandidaten leverte inn sin avhandling
- nøyaktig tittel på avhandlingen, og hvilken grad den er levert inn til (ph.d. eller dr.philos.)
- om avhandlingen er en monografi eller en artikkelsamling
- tittel og arbeidssted på de foreslåtte medlemmene i komiteen, bekreftelse på at de har sagt seg villig til å bli foreslått i komiteen
- en kort, faglig begrunnelse for forslaget, og en bekreftelse på at forslaget dekker avhandlingen totalt sett
- eventuelle begrunnelser for at forskriftens kriterier til sammensetning av komiteen ikke er fulgt
- angivelse av hvem av komitémedlemmene som er administrator, eventuelt om en ansatt som ikke er i komiteen skal stå for den praktiske
- hvem som har vært veileder(e)
- at kandidaten har blitt forelagt forslaget og om hvorvidt kandidaten har merknader til forslaget
- bekrefte at søkeren har fullført kursprogrammet
- at forslagsstiller har vurdert habilitetsspørsmålet, og kan ikke se at inhabilitet gjelder her (ev begrunnelse for avvik). Habilitetsreglene i Forvaltningslovens § 6 gjelder for komiteens medlemmer. Ingen av de foreslåtte komitemedlemmene skal ha hatt fellesarbeider med veilederne, kandidat eller hverandre. Hvis et institutt likevel velger å anbefale at en forsker oppnevnes på tross av dette må dette argumenteres for overfor fakultetet. Det kan være forskerens spesielle og sterke faglige kompetanse til å vurdere avhandlingen, i tillegg til at samforfatterskapet er langt tilbake i tid eller at det dreier seg om en artikkel med mange forfattere. Fakultetet har utarbeidet et eget skjema for vurdering av habilitet som kan benyttes.
- at forslaget sendes på vegne av ph.d.-leder ved instituttet, alternativt at forslaget er sendt til godkjenning hos ph.d.-leder. Dersom ph.d.-leder er inhabil skal forslaget sendes på vegne av instituttleder.
Forskningsdekanen er gitt fullmakt til å godkjenne instituttets forslag til bedømmelseskomité på vegne av fakultetet. Fakultetet sender forslaget med påtegning om godkjenning direkte tilbake til instituttet, og instituttet sender kopi til kandidaten.