Oppgaver overfor kandidaten
Ved positiv innstilling skal ph.d.-konsulenten sende ut til kandidat:
- innstilling per e-post, med merknadsfrist (14 dager)
- presiser at tittel på prøveforelesning vil foreligge 10 dager før prøveforelesning
- tidspunkt for prøveforelesning og disputas
- for dr.philos-graden kommer i tillegg at kandidaten bes om å foreslå emne for den selvvalgte prøveforelesningen. Dette forslaget skal instituttet ha minst fire uker før disputas. Forslaget skal oversendes bedømmelseskomiteen
Etter at innstillingen er klar må kandidaten få en påminnelse om at han/hun så raskt som mulig skal:
- sende inn eventuell errataliste (instituttet vurderer de foreslåtte endringene, skal bare være ikke-substansielle)
- sende ferdig utfylt rekvisisjonsskjema for trykking av avhandling til instituttet
- Bruk koststed 17001000 og delprosjekt 102623003
- klargjøre avhandling for trykking
Kandidaten må få beskjed om å sende dette til instituttet senest fire uker før disputas:
- bilde til nettsiden om disputasen
Oppgaver overfor fakultetet
Dersom kandidaten ikke har levert inn populærvitenskapelig sammendrag på norsk, må enheten sørge for at dette leveres.
Oppgaver overfor bedømmelseskomiteen
Den oppgitte prøveforelesningen arrangeres som regel samme dag som disputasen, men det er mulig å arrangere den dagen før om det passer best for de involverte.
Prøveforelesningen skal gis og holdes på engelsk eller norsk, og av de to vanligvis på det språk som avhandlingen helt eller i hovedsak er skrevet på. Etter samråd med kandidaten kan komiteen snu om på det sistnevnte.
For dr.philos.-graden: Siden forelesningene skal avvikles før disputasen, og komiteen skal delta på alt, er det mulig å avvikle de to prøveforelesningene dagen før disputasen. Det kan samles på en dag, dersom kandidat og komité er enige.
Instituttet avklarer med komiteens koordinator/leder om instituttet skal bestille hotell og/eller flybilletter til komitémedlemmer, og om noen av opponentene (eller doktoranden) trenger teknisk utstyr under prøveforelesninger eller disputas (power point, ”mygg”, osv). Instituttet sørger for bevertning til disputasleder, komité og kandidat.
Administrative oppgaver spesielt i tilknytning til prøveforelesning og disputasen
Når administrasjonen får signaler om at det bærer mot en positiv konklusjon kan prosessen med å finne en disputasleder begynne.
- Rekkefølge for forespørsler: instututtleder, forskningsleder, professorer
- dersom ingen ved enheten har anledning, send e-post til fakultetet med forespørsel om dekanatet kan stille
- register settedekan i FS
Instituttet har videre ansvaret for å:
- spre info om disputasen/prøveforelesningen (til Uniforum, uniforum(at)uio.no, (med bilde), kommunikasjonsrådgiver på fakultetet, be SV-infosenter om å få det på monitoren, og send informasjonsepost til liste e-postlister)
- bestille dekankappen i god tid. En kappe befinner seg som regel hos betjentene i Aulaen, og 2 hos SV-info, men det må sjekkes, 1 ved PSI
- bestille lokaler i god tid til prøveforelesningene og disputas
- ved bruk av lokaler utenom sentrum (Gamle festsal, Aulaen) må instituttet bestille rengjøring ved husøkonomen i Eilert Sundts hus. Det er viktig at husøkonomen og betjentene i ESH får beskjed i god tid før lokalene skal brukes
- dersom det er behov for teknisk personale utenom ordinær arbeidstid, kontakt områdelederen for driftsområdet
- sørge for at komiteen har et rom de kan oppholde seg i pauser under disputasen
- sørge for at disputasens leder har leksa i norsk eller engelsk versjon
- bestille/sørge for at kaffe og mineralvann er tilgjengelig for komité og doktorand i pausen mellom første og annen opposisjon under disputasen
- sørge for/sjekke at lokalet hvor prøveforelesninger og disputas er åpent, og ryddet/rengjort (tavle, bord og lokalet for øvrig)
- sørge for at eventuelle tekniske hjelpemidler er i lokalet som kandidat/doktorand og opponentene trenger, og sjekke om de er i god stand
- sjekke at/sørge for at det er glass og vann til kandidat/doktorand, og at blomstervasen som disputasleder skal dele ut er hentet på fakultetet
- sørge for at ekstra avhandlinger er på plass
- sørge for at bedømmelseskomitéens koordinator får to protokoller (skjema), der komitéen undertegner at henholdsvis prøveforelesninger og disputas er tilfredsstillende gjennomfør
- sørge for å sende underskrevne protokoller til arkivet ved fakultetet
Hvem skal ha eksemplarer av avhandlingen?
Instituttet har ansvaret for å fordele/sende
- 6 eksemplarer av avhandlingen til Nasjonalbiblioteket, avd. Rana, 8607 Mo i Rana,
- 2 eksemplarer til Humsam-biblioteket
- 1 eksemplar til disputasens leder
- 3 til komité
- 1 eksemplar til instituttet
- 1 eksemplar til kandidaten