1. Toralf Nystøl fra arkivet gjennomgikk arkivrutiner for ph.d., se arkivplan for forskerutdanning ved SV-fakultetet
Sakene Toralf gjennomgikk i møtet:
a) Hva skal arkiveres? Forvaltningsloven: §2 (hva er et vedtak, inkl. avvisninger), §11 (saksbehandlingsfrister, veiledningsplikt), §23 (skriftlig), §27 (underretning), §28/29 (klageadgang). FS vs ePhorte: ePhorte er eneste godkjente arkivsystem.
b) Ny rutine for opptak (innstillinger på sekvensiell godkjenning). Innstillingsskjema og brukerveiledning til ePhorte er tilgjengelig på våre for-ansatte-sider. Husk alle søknader med søknadsskjema vil legges i ePhorte - ufullstendige søknader kan avvises via e-post i ePhorte. Det vil gå ut en e-post til enhetene med informasjon om de nye rutinene så snart de er godkjent av forskningsdekan.
c) Nyttig: Hvordan sende vedtak (ekspedere) via e-post i ePhorte?
d) Nyttig: Hvordan sende kopi med e-post fra ePhorte?
e) utfordringer i kandidatmappene: fremdriftsrapporter (utsettes til H13), kursgodkjenninger er enkeltvedtak (opplyse om klageadgang ved avslag), obs: i arkivplan mangler info om merknader (som skal innhentes ved oppnevning av bedømmelseskomité og innstillling).
f) Ønske fra enhetene at "Tillegg til arbeidsavtale" (ved tilsetting av stipendiater) og veiledningsavtaler legges på kandiatmappe/ gjøres leselig for ph.d.-konsulentene
2. Kvalitetssikringssystemet
NOKUT kommer på besøk til UiO i juni. Vi har frist til 1. mai på å oppdatere kvalitetssikringssystemet vårt (inkl. årshjulet). Alle sender innspill til endringer av beskrivelse/ansvarskart og styringsårshjul til nettverket. Cecilie forbedrer sidene og presenterer de på møte 7. mai. (Vurdere å legge inn info om program- og emneevalueringer, bruke lenker aktivt i dokumentene, se hvordan studier jobber, rette tekst om tilsettingsorgan for stipendiater, endre tekst om håndboka, annet?).
3. Oppfølging av nettverksseminaret 8. mars + arbeidsstue 4. april
a) Alle er ferdige med "sine" for-ansatte-sider: Vi er klare for publisering! Når publiseringen er foretatt går det ut mail til alle.
b) Vi lager en plan for arbeidet med programsidene i møtet 7. mai (arbeidet må være klart innen 1. juni, jfr NOKUT-besøk). Mål: informasjon til både stipendiatsøkere og søkere med ekstern finansiering, relevant informasjon til de som er på program og de som er veiledere. Tenke på regler for å skrive på web. Unngå at brukere går seg vill eller må klikke for mange ganger for å finne relevant info. Følge IA-malen. Bruke HFs websider som inspirasjon. Alle kikker på våre sider og HFs sider før neste møte og tenker gjennom hva vi ønsker. Neste trinn er å jobbe med lokale ph.d.-sider.
4. Informasjon til bedømmelseskomiteer
Anna ga en statusrapport fra arbeidsgruppen i møtet. Notatet er omstrukturert, kuttet og gjort om til punkter. Notatet blir presenterert i neste møte, det skal godkjennes av forskningsdekanen og vurderes presentert for Programstyret.
5. Saker til Programstyret for ph.d.-programmet 23. mai 2013
Innkallingen skal sendes ut torsdag 16. mai.
Se arkivrutiner for søknader om å endre studieplaner (Last opp ny studieplan og legg ved en beskrivelse av endringer i et eget notat). FRIST:
6. Diverse:
- Veilederforum 23. mai: Kun 11 påmeldte - send invitasjon igjen!
- Ph.d.kurs i populærvitenskapelig formidling - 11. og 12. juni - fullt på muntlig presentasjon, ledig på de andre modulene (ny info sendes fra Cecilie, videresend til kandidatene)
- Forsker grand prix 2013 (Alle enheter har sendt ut informasjon til kandidatene - hvem kommer til finalen fra SV i år???)
- Valg av ph.d.-kandidater til Programstyret for ph.d.-programmet: 30. april kl. 12.15-14.00 (aud. 6, ES-hus)
- Vera foreslo at fakultetet tar ansvar for opplæring av studenter/stipendiater som sitter i råd og utvalg - tema "rolleforståelse og hvordan representere gruppen?". Cecilie melder videre til studieleder Tone Vold-Johansen.
- Cecilie sjekker tidsplan og oppmeldingsbrev for arbeidsgruppen som skal evaluere vitenskapsteori - informerer nettverket i neste møte.
- Tips: Matthew (ISS/SAI) kan muligens påta seg språkvask
- Spørsmål fra Tina: En søker til en stipendiatstilling med opptak på ph.d.-program i Oxford - hva gjelder av lovverk ifht opptak på flere programmer parallelt? Er det noen som vet hvilket lovverk som regulerer dette? (TIK kan vise til kutt i ansettelsesperiode på bakgrunn av avlagte emner/ arbeid med prosjekt før tilsetting).
- NYE SAKER: Forskerkursportalen hadde samling for nasjonale superbrukere, i Oslo, 8. april. Veldig nyttig! Portalen skal presenteres på nasjonalt fakultetsmøte i Kristiansand 22.-23. april. Spørsmål om vi ønsker å søke SAK-midler til videre nasjonal koordinering av ph.d.-opplæringen. Er noen av dere sekretærer for nasjonale fagråd? De vil spille en viktig rolle i en eventuell koordineringsprosess.
- Noen ideer til tiltak for forskerutdanningen som vi bør jobbe for å få inn i årsplanen for 2014?
NESTE MØTE: Torsdag 7. mai - 12.000-14.00 (møterom 648)