Saker:
1. Samarbeid med personal
Aud-Jorun fra personal møtte nettverket og fikk innspill ifbm tilsettingssaker, forlengelser/permisjoner og innsyn i personalmapper. Ph.d.-konsulentene skal stå som kopimottakere og få tilsendt både tilsettingssaker og forlengelser automatisk fra personal. Aud-Jorun tar saken med videre til de andre personalkonsulentene. Tips til søk i ePhorte - søk med kandidaten som journalpostmottaker. Aud-Jorun og Cecilie vil fortsette diskusjonen om hvilke formuleringer som må inn i /beholdes i arbeidsavtaler/tilleggsavtaler for å sikre at forskriftens krav til individuell prosjektbeskrivelse følges opp.
.
2. "FS-kvarter"
Kari Henriksen - FS-koordinator ved SV - møtte oss for å snakke med oss om videre arbeid med ph.d.-programmet og FS. Spørsmål/ kommentarer:
a) Studentweb ser ikke bra ut for ph.d.-kandidatene - hva skjer/kan gjøres? Kari undersøker.
b) Ph.d.-kandidatene (særlig utlendinger) forstår ikke hva de skal gjøre i Studentweb. Kan vi få til en felles presentasjon for kandidatene? ISV har en PPT-presentasjon om Studentweb for eksterne kandidater - kan den benyttes av andre? Guro sender ut.
c) Kari undersøker hvordan kandidater på bachelor og master får informasjon om pin-kode og Studentweb - kan noen av disse rutinene brukes av oss? Saken tas med til neste møte.
d) Meld fra til Kari dersom dere har ønsker om nye/ endrede brukerveiledninger.
3. Fremdriftsrapportmalene
Rapportmaler ble gjennomgått i møtet og sendt ut av Tina etter møtet. Husk kandidatenes rapporteringsfrist 1. oktober og enhetenes frist for rapportering til fakultetet 1. februar (eller før).
4. Notat til bedømmelseskomiteer - spørsmål om frist for innstilling:
Notatet skal presenteres for Programstyret 10. oktober - deretter vil det sendes til oversetting og legges på web. Diskusjonen om kortere tid fra innlevering av avhandling til disputas tas med til Programstyret (med spørsmålene under). Kom gjerne med innspill til forbedringer av teksten til Cecilie innen 1. oktober.
Saken ble diskutert i møtet:
Forskningsdekanen ønsker at tida fra innlevering av avhandling til disputas skal kuttes. Han ønsker at frist for innstilling skal være fire uker før disputas. Saken skal opp i programstyret 10. oktober. Hvilken praksis har dere for ulike trinn i prosessen i dag? (se vedlagte oversikt)
a) tid fra innlevering til oppnevning av bedømmelseskomité - er det mulig å være mer effektive her? I prinsippet kan bedømmelseskomiteer oppnevnes før kandidaten har levert avhandlingen. Er dette praktisk mulig å gjennomføre? Er det ønskelig? Har dere oversikt over hvor lang tid dette tok for kandidater som disputerte i 2012/2013?
b) Hvor raskt mottar komiteen avhandlingen etter at komiteen er oppnevnt. Kunne dette vært organisert på en mer effektiv måte?
c) I forkriftens §14.3 heter det at komiteens innstilling skal foreligge innen tre måneder. MN praktiserer 6 ukers frist. Har vi noe å tjene på å kutte fristen? Hva er ulempene ved kortere frist? Vi har praksis for å telle juli som feriemåned - bør vi det?
d) Når komiteens innstilling foreligger har kandidaten anledning til å komme med merknader til innstillingen (frist i Forskriften: 10 arbeidsdager). Er det noen forsinkelser her som kan unngås? Er det andre momenter i saksbehandlingen som forsinker prosessen?
Beskrivelse av prosessen:
- Instituttets saksbehandler får innstillingen fra komiteen, kopi sendes kandidaten - kandidaten har 10 arbeidsdagers merknadsfrist (2 uker)
- Instituttets saksbehandler oversender innstillingen til fakultetet for godkjenning (ePhorte), med eventuelle merknader fra kandidaten
- Fakultetets saksbehandler mottar innstillingen og sender den til forskningsdekan for vedtak
- Forskningsdekan kan velge å be om utfyllende informasjon fra bedømmelseskomité/ eventuelt ønske uttalelser fra sakkyndige
- Vedtaket oversendes til instituttets saksbehandler som informerer kandidat og veileder om utfallet
- Kandidaten fyller inn skjema med personaliaopplysninger, leverer sammendrag og får utdelt rekvisisjon til trykking
- Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig senest to uker før dato for offentlig forsvar av avhandlingen. Akademika forlag ber om å ha avhandlingen 4-6 uker før disputas, for å kunne levere i tide: http://www.akademikaforlag.no/node/1431. Etter å ha mottatt filen, klargjør AF den for trykk og sender den til gjennomsyn på mail. AF sender ingenting til trykk før de har mottatt en godkjennelse. Trykkeriet bruker 6-8 virkedager etter at AF har sendt filene til trykk. I høysesong er leveringstiden inntil to uker.
e) Når fakultetets vedtak foreligger sier Forskriften at offentlig forsvar av avhandlingen normalt skal finne sted innen to måneder (§18.2).
5. FS-kurs i godkjenningsmodulen
Fredag 20.september 9:30-11:00 i 241 i Helga Engs hus. (OBS: kurset 19. september er avlyst).
6. Tekst om midtveisevaluering er oversatt til engelsk
7. Hvordan gi eksterne ph.d.-kandidater UiO-rettigheter
Send fødselsdato og navn til IT-hjelp - de oppretter brukerrettigheter. Du kan hente brukernavn og passord hos IT, som sendes til kandidaten (eventuelt leses opp på tlf). Kandidatene vil da få tilgang til å logge på UiO-nettet, bruke bibliotek, ha utskriftskvote mm.
8. Eventuelt:
a) Kan rekvisisjonene ved trykking av avhandlinger gjøres mer effektivt? Kan ph.d.-konsulentene få fullmakt til å signere på vegne av administrativ leder? Kan denne saken tas i GIR-møtet? Cecilie følger opp. Kan rekvisisjonsskjemaet forenkles? Guro følger opp.