Saker:
1. FS-kvarter
Kari Henriksen orienterte om FS-saker:
a) Oppretting av nye emner går via FS-superbruker Kari
b) Ved oppretting av vurderingsenheter - hvem gjør hva? Det er hensiktsmessig å ta med faste/obligatoriske emner fra ph.d. sammen med emner på lavere grad, dersom Programstyret enes om felles frister i undervisningsplanleggingen.
c) Nettverket etterlyste regler for bruk av FS på ph.d.-nivå - i forhold til vurderingsformer, poenguttelling, krav til emner osv. Cecilie og Kari følger opp.
d) Nettverket ønsker at fakultetet tar ansvar for felles opplæringsmøter for nye ph.d.-kandidater: Hvordan bruke Studentweb og Fronter. Ønsket meldes videre til Studieleder/ forskningsdekan.
2. Arbeidsdeling fakultet - institutt:
Hvem gjør hva? Kan vi gjøre noe på en annen måte?
Tema vi diskuterte var:
a) kvalitetssikring av ph.d.-søkere
b) kvalitetssikring av kandidater (til NIFU/DBH-rapporteringene)
Eksterne ph.d.-søkere videresendes nå direkte til ph.d.-konsulentene fra arkiv. Ph.d.-konsulentene bør kvalitetssikre søknadene før de sendes videre til faglig vurdering.
Cecilie følger opp ønsket om at fakultetet oppretter kandidater i FS samtidig som de blir gitt opptak til program (endelig beskjed kommer når det er avklart).
Det bør innføres rutiner for kvalitetssikring av utenlandske grader/ vitnemål for stipendiater som tilsettes/ tilbys opptak på program. Liv Tone Måseidvåg ved SV-fakultetet er ressursperson i tilfeller hvor det er tvil om nivå og ekthet av dokumentene. Cecilie kan også kontaktes i denne typen saker. Cecilie diskuterer med personal om dette kan bli en del av de faste rutinene ved tilsetting.
Temaet om arbeidsdeling og IHR i ph.d.-feltet fortsetter fram mot Universitetsstyrets behandling av temaet i juni 2014. Nettverket fortsetter å diskutere rutiner og forenkling på fakultetet.
3. Årsplantiltak for ph.d. i 2014
Årsplanen skal vedtas i fakultetsstyret 12. desember 2013. Hva bør fakultetet ha fokus på neste år?
Nettverket diskuterte punktene fra utkast til årsplan for 2014-2016:
- Frister for undervisningsplanlegging: Ønskelig!
- Økt nasjonalt/internasjonalt samarbeid om emner
- Årsaker til frafall/forsinkelser: Er det forskjell på interne og eksterne? Skyldes noe av dette forsinkelser i søknad om permisjon osv?
- Oppfølging av kandidater som er forsinket/ i innspurt: Mulig med coaching? Er stressmestring/ selvledelse ønskelige tema for felles generiske kurs ved fakultetet? Kan det være lurt å utsette pliktarbeid for å få kandidater tidligere i gang med avhandlingsarbeidet?
- Evaluering av vitenskapsteori med tanke på kostnader
- Kandidatundersøkelsen: Hva ønsker vi å kartlegge? Hva vil resultatene brukes til?
- Oppfølging av veiledere (tips: Bjørn Høyland ISV) og generiske kurstilbud: F.eks velkommen til ph.d.-programmet (fronter, e-post, studentweb osv), stressmestring/selvledelse, formidlingskurs osv.
- Synliggjøre kandidatenes karriereveier både innenfor og utenfor akademia
UTSATT TIL DESEMBER: 4. Begynne arbeidet med årshjul for ph.d.-arbeidet (inkl. frister) i 2014
Hvem kan inngå i en arbeidsgruppe for å utvikle et årshjul for ph.d.-adm. nettverket?
5. Diverse saker:
a) Mal for arbeidsavtale for stipendiatstillinger: Mal er sendt ut på e-post. De enhetene hvor det er relevant sjekker når setningen "Godkjent plan for forskerutdanningen må foreligge innen ..." må beholdes - og sikrer at kandidatene som får en slik betingelse i arbeidskontrakten sin følges opp.
b) Hvordan følger vi opp betinget opptak av eksterne ph.d.-kandidater? Alle har rapportert inn.
c) Vurdering av utenlandsk utdanning - kvalitetssikring og fakultetets tilbud til enhetene: (se sak 2)
d) NOKUT-evalueringen: Har evalueringen kommet? Hvordan følger vi opp? VI VENTER!
e) Saker til programstyret for ph.d.-programmet 21. november 2013
- forslag om frister i undervisningsplanleggingen - diskuter dette med egen ph.d.-leder i forkant av møtet i Programstyret
- Forslag til felles rutiner for avslutning av programperiode følges opp av Tone og Cecilie
f) Status prosjekt programmaler for ph.d.-programmet: Bestilling til USIT/KA skal leveres innen utgangen av november 2013.
g) Diskusjon/innspill/planlegging av ph.d.-kurs i populærvitenskapelig formidling med HF våren 2014. Planleggingsmøte avholdes i desember/januar. Send gjerne innspill til bolker i kurset på e-post til Cecilie.
h) Forskerskoler/ nettverk relevante for ph.d.-kandidater ved SV-fakultetet: Synlighet?
i) Hvordan presenteres våre nye doktorander i forbindelse med kreeringen?
Tron Harald viste fram "Presentasjon av nye doctores"
Nettverket lurer på hvordan de vitenskapelige sammendragene benyttes - hvorfor skal de være på engelsk? Cecilie tar saken videre til FFF (sentralt nettverk).
Tips:
- Uniforum-sak: "Prestisjetap å forlate akademia"
Hva er institusjonens ansvar ifht å avklare ph.d.-kandidatenes karriere?
Om karrieresamtaler for ph.d.-kandidater: Aarhus Universitet, fakultet for helsefag: Karriereveileder og Mentorordning
og Vitae - Researcher Development Framework