Saker:
1. Karriereuka 2014: "Forskning som karrierevei"
Vera og Cecilie er ansvarlige for arrangementet i 2014. Vi kommer tilbake til nettverket for tips til kandidater som kan spørres om å bidra.
2. FS-saker:
a) Emner uten eksamen og emner med ulik vekting
Ved SV-fakultetet har Programstyret for ph.d.-programmet vedtatt at alle emner som gir studiepoeng normalt skal ha en dokumentasjon i form av:
- Forberedt skriftlig eller muntlig framlegg/innlegg
- Øvelser
- Medvirkning i faglig planlegging og gjennomføring av konferanse eller seminarrekke
- Skriftlig eksamen
- Muntlig eksamen
- Essay e.l.
- Skriftlig rapport (fra konferanse, seminar mv.)
se informasjon under Godkjenning av forskerutdanningskurs.
Til tross for disse retningslinjene har vi enkelte emner med vurderingsform X ved fakultetet.
Dette er emner med krav til forberedelse og deltakelse, men uten en dokumentasjon av kunnskaper.
Via FS-nettverket har vi fått beskjed om at:
- Alle emner skal ha en form for vurdering eller eksamensforekomst. Det
er ikke tilstrekkelig med bare oppmøte. Det skal også være karakter på
eksamen, og på ph.d. er den bestått/ikke bestått.
Kari Henriksen (FS-superbruker), Vera (tidligere FS-superbruker for ph.d.) og Cecilie vil se videre på hva vi bør gjøre i forhold til våre emner med vurderingsform X.
***
b) Et emne skal ikke ha to ulike varianter som vektes forskjellig. I slike tilfeller skal det opprettes to forskjellige emner.
c) Om registrering av konferansedeltakelse i FS: Kari Henriksen har laget en presentasjon av hvordan konferansedeltakelse registreres i FS.
(Vurderingsmelding - "spes.pensumtittel")
d) Tips til FS-rapporter som er nyttige i ph.d.-arbeidet:
- Rapport 916.001 - Avtale/arbeidsforhold
- Rapport 917.001 - Tidskonto
- Rapport 732.001 - Veilederforhold for student
e) Om krav til dokumentasjon ved registrering av permisjoner/ sykmeldinger for eksterne kandidater. Eksterne kandidater eller deres arbeidsgiver sender kopi av forlengelser til ph.d.-konsulenten ved enheten, som registrerer permisjoner og forlengelser i FS.
3. Om sensurfrist på ph.d.-emner
I forskriften for ph.d. ved UiO står det i §8 om Opplærningsdelen:
§ 8.1 Regelverk, formål, innhold og omfang
Enkelte bestemmelser om eksamener i lov om universiteter og høyskoler samt relevante bestemmelser i forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo regulerer elementer med eksamen som inngår i ph.d.-programmets opplæringsdel.
I UH-lovens §3-9, er det fastsatt at "(4) Sensuren skal foreligge innen tre uker hvis ikke særlige grunner gjør det nødvendig å bruke mer tid".
I nettverket kom det fram at vi i praksis ikke overholder dette ved fakultetet. Cecilie følger opp saken videre.
4. Nye anbefalte maler for bedømmelseskomitéer (avhandling/disputas)
UiO-sentralt har laget nye anbefalte oppdragsmaler. Nye maler medfører nye rutiner for bruk av artskode og lønnsart for komitémedlemmer på ph.d.
Utenlendinger som utfører arbeid i Norge må skatte av arbeid uført i Norge. På ph.d. har praksis vært at vi har utbetalt hele honoraret som om det var utført i utlandet til utenlandske komitémedlemmer. Ny praksis innebærer at honoraret splittes mellom arbeid utført ved utenlandsk bostedsland (30 timer/ art 5117) og arbeid i Norge/disputas (15-20 timer/ art 5111).
Konsekvensen er at alle utenlandske komitémedlemmer må skaffe skattekort og levere selvangivelse i Norge. Noe som vil medføre store administrative kostnader. Denne utfordringen har vi også for utenlandske gjesteforelesere (alle nivåer) og gjesteforskere.
Kommentarer/spørsmål som Cecilie har sendt fakultetsledelsen:
- En slik omlegging av praksis kan skape uro. Det er viktig med tydelig informasjon om HVORFOR vi nå gjør dette, og vi må være sikre på at det ikke finnes alternative måter å gjøre dette på (praksis har blant annet vært at beløp under 25.000,- har vært regnet som skattefrie og derfor ikke innrapportert - er denne muligheten nå helt borte?).
- Hvordan innarbeider vi (UiO) best mulig rutiner for dette? Hvilken informasjon kommer fra OPA/ØPA? Kommer det til å være sentral beredskap for å håndtere det praktiske arbeidet, eller må hvert fakultet/enhet sette av ressurser til dette? Kunne det f.eks være mulig å få et felles servicekontor for UiO/Skatt Øst ved UiO?
- Hvilken informasjon bør komme fra fakultetet - og i hvilke kanaler? I forhold til de nye malene - hvordan informerer vi komitémedlemmer/ forskningsledere om at dette er ny praksis. Per i dag faller dette mellom flere områder: administrative ledere/ økonomi/ ph.d.
Status per 31. oktober: Fakultetsdirektør Gudleik Grimstad følger opp saken og gir enhetene beskjed om hvordan dette skal praktiseres ved SV-fakultetet.
5. Arbeidsdeling fakultet - institutt (utsatt til møte 14. november):
Hvem gjør hva? Kan vi gjøre noe på en annen måte?
a) kvalitetssikring av ph.d.-søkere
b) kvalitetssikring av kandidater (til NIFU/DBH-rapporteringene)
c) andre praksiser vi bør gjennomgå?
6. Orientering om arbeidet med nye programsider for ph.d.-programmet
Presentasjon av organisering og fremdriftsplan. Arbeidsgruppen i Forum for forskerutdanning har frist til 1. desember med å levere en bestilling til UiOs nettredaktør og USIT.
Cecilie leder arbeidet ved UiO.
7. Credential evaluation - vurdering av utenlandsk utdanning
Anna rapporterte fra kurset 17. september som hun og Tone deltok på. Tina og Cecilie deltok på kurset 29. oktober. Deltakelse på kurset gir tilgang til SIS-wiki om utfordringer rundt vurdering av utenlandsk utdanning. Cecilie følger opp hvordan vi kan bedre våre rutiner.
8. Innspill til saksnotat til møte i Programstyret 21. november 2013?
Jeg har planer om å ta med to "administrative" saker til neste møte i Programstyret (21. november)
a) Innføring av felles frister for undervisningsplanleggingen på ph.d.-nivå
b) Felles rutiner for utskriving av program
Cecilie og Anna lager utkast til notat.
9. Rapport/Referat fra møte i Programstyret for ph.d. 10. oktober
Legg særlig merke til:
- endringene i studieplanene ved økonomi (forkunnskapskrav) og statsvitenskap (fire årlige opptaksfrister)
- at enhetene bes om å forberede ideer til hvordan veilederopplæringen kan organiseres ved fakultetet/enhetene
- absolutt frist for komiteenes innstilling av kandidater er 5 uker før disputas (iverksette når ny veiledning til komiteer foreligger i endelig form)
- kontakt mellom kandidat og komité: Verken kandidat eller komitémedlemmer skal ta initiativet til kontakt i forkant av, eller mens komitéen har avhandlingen til vurdering.
10. Digitale skjemaer for å søke opptak til program?
Arkivet ved fakultetet ønsker å innføre søknad til program vha nettskjema. Ph.d.-nettverket ønsker å avvente mulighetene for å benytte Søknadsweb i opptak til ph.d.-programmet. Cecilie melder til arkiv. Vi avventer UiOs arbeid med Søknadsweb.
11. Tips:
a) Hva skjer på forskerutdanningsfeltet i Europa? Ta en titt på EUA-CDE sine sider (The European University Assosiation - Council for doctoral education)
b) Nytt kurs i "credential evaluation" arrangert av SIS - Tirsdag 29. oktober. Tina og Cecilie deltok fra nettverket.
c) Erasmus+ informasjonsmøte tirsdag 15. oktober. Vera deltok fra nettverket.