Til stede: Gyro Anna Holene (SAI), Bente Blekestad (TIK), Stian Andreassen (PSI), Ragna Skøien (PSI), Ingvild Lunde (ISS), Tone Enger (ØI), Tina Næss (TIK), Malin Folgerø Stensland (ISV), Tron H. Torneby (SV) og Cecilie W. Lilleheil (SV)
Ikke til stede: Vera Østensen (PSI)
1. Arbeid med tiltak for å bedre gjennomstrømning/gjennomføring på ph.d.:
Tips og råd fra instituttene:
- Økonomisk institutt: Opptak én gang per år skaper kullfølelse. Oppholdsplikt første år/semester - kandidatene kommer i gang med kurs og blir kjent med instituttet. Seminaret i 3.semester/Midtveisevalueringsseminaret gjør at kandidatene vet at de må komme raskt i gang. Instituttet følger opp fremdriftsrapporter tett. Veiledere kalles inn til orienteringsmøte. Kandidatene arrangerer egne seminarer og har et sosialt fellesskap.
- TIK: Har i utgangspunktet et treårig ph.d.-løp, men gir pliktarbeid/forlengelser til de som har relevant undervisningskompetanse/egner seg for undervisning - dette forlenger opptaksperioden tilsvarende uttellingen i timeregnskapet (legges inn i FS når brev om forlengelse kommer fra personalkonsulenten). Årlig ph.d.-seminar på Isegran som skaper gruppefølelse. Ph.d.-forum som møtes ca hver 14 dag. Midtveisevaluering/sluttseminar. Administrasjonen deltar i første møte med stipendiater (både interne og eksterne) - og i første veiledningssamtale. Har hovedveileder ved enheten.
- Cecilie sjekker hva SV-fakultetet mener om pliktarbeid
2. Arbeidet med å kvalitetssikre informasjonen til ph.d.-komiteer, arbeidsgruppen
Anna og Ingvild orienterte og ba om innspill. Arbeidet fortsetter framover - nettverket får tilsendt forslag til diskusjon.
3. Forberedelser til seminaret 8. mars:
I seminaret skal vi jobbe med websidene som omtaler rutiner/arbeidsbeskrivelser for administrasjon av ph.d.-programmet. Sidene ligger på for-ansatte/forskerutdanning/administrasjon. Målet er at de nye websidene skal være enklere å finne fram i. Informasjonen skal kun ligge ett sted og vi skal samkjøre/forenkle rutiner der det er mulig. Presentasjonen av opplegget sendes ut på e-post. Arbeidsgruppen består av Tina, Malin og Cecilie.
4. Fremdriftsrapporter - nettskjema og lagring i ePhorte:
Cecilie har spurt hvordan andre fakulteter gjør dette - det er svært ulik praksis. Hvordan bør vi ved SV-fakultetet gjøre dette? Nettskjema egner seg dårlig for lagring av skjema. FS/Studentweb kan tas i bruk - og FA skal sende oss oppskrift på hvordan. For 2012 lagrer instituttene skjemaene som de har tradisjon for. Fra høsten 2013 samkjører vi prosessen og diskuterer videre hvordan skjema bør lagres (i FS/ ePhorte).
5. IHR og forskerutdanning - hva skjer ved UiO sentralt?
I møte i Universitetsstyre 12. mars 2013 skal forskerutdanning opp som sak. Rapporten "Akademinsk, attraktiv, allsidig", samt høringsuttalelser skal diskuteres. I tillegg skal det nedsettes en plangruppe (ledernivå) som skal jobbe med IHR-prosessen for forskerutdanningen. I tillegg til plangruppen vil det opprettes flere arbeidsgrupper, med blant annet ph.d.-konsulenter/rådgivere (hvis noen fra SV hentes inn i arbeidsgruppene bruker vi nettverket til å holde oss orientert). De foreløpige notatene fra FA som ble nevnt i møtet videresendes per e-post.
6. Saker til Programstyret for ph.d.-programmet 21. februar 2013
Innkallingen skal sendes ut torsdag 14. februar.
7. Invitasjoner til Veilederforum.
Alle enheter sender snarest ut varsel til egne veiledere slik at de kan holde av dagen. Det er valgfritt å benytte arrangementspresentasjonen på web. Nettskjema for påmelding lages av Cecilie før 15. mars. Ny invitasjon går fra enhetene til veilederne.
8. Diverse:
- H.M.Kongens gullmedalje er utlyst - frist for enhetene 12. mars 2013
- Nye honorarskjema til bedømmelseskomiteer
- Status medforfatterskjemaer; lenke til det som skal være siste versjon av skjemaene.
- Lenker til Forskerkursportalen: Har alle lagt portalen synlig på sine sider (på både norske og engelske sider?)
- Populærvitenskapelig formidling: HF/SV-kurs, status - programmet skal være klart og på web 15. mars.
- Arkivrutiner - påminnelse (innstillinger - sendes usignert, husk bekreftelse på medforfatterskap, ikke sende utskrift av dok. som allerede finnes i ePhorte)
- Utskriving av ph.d.-programmet: Felles rutiner?
- Husk frist for DBH-rapportering 14. februar: nye, aktive og kandidater som har sluttet foregående semester