Saker:
1. FS-kvarter v/ Kari Henriksen og regelverksspørsmål:
a) Nytt design for websiden FS-rutiner for ph.d. ved SV-fakultetet! Eventuelle spørsmål/behov for oppklaringer rettes til Kari.
b) Vi diskuterte bruken av 9090-emner på ph.d. I anledning DBH-rapporteringen har fakultetet fått beskjed om at disse emnene ikke skal benyttes lengre. Kari har nå registrert alle ph.d. 9090-emner ved fakultetet som utgåtte i FS. De er også fjernet fra ph.d.-kandidatenes utdanningsplaner.
c) Om "heisemner" mellom master og ph.d. - husk at det må være nivåforskjell i hvordan master- og ph.d.-kandidater skal være "prøvet" i emnet. Det forventes mer av ph.d.-kandidater enn master, og det kan være ulike vurderingsformer/karakterskalaer, tilleggspensum el.l. Faste heisemner skal ha to forskjellige emnekoder (for master og for ph.d.).
d) Om permisjoner/forlengelser: Cecilie og Toralf følger opp hvordan rutinen bør være og oppdaterer Arkivplanen for kandidatmapper i forhold til hvilken informasjon som skal inn i ePhorte.
e) Meld dere på kurs i vurderingskombinasjoner i FS fredag 14. mars kl. 9:30-11:30 (Prosjektrommet Gula, 2. etasje Lucy Smiths hus). Se egen mail fra Kari.
f) Når avhandlinger leveres for 2. gang bruk merknadsfeltet for å vise om avhandlingen er omarbeidet eller underkjent i første omgang (vis gjerne til ph.d.-forskriftens §14.2-omarbeiding eller §16-underkjent). Se for øvrig FS-veiledningen.
2. Tilgang til Studentweb for nye ph.d.-kandidater:
Mens vi venter på svar fra "studit" på om brukernavn og passord automatisk kan opprettes for alle nye ph.d.-kandidater foreslås følgende:
I svarbrevet som går ut til eksterne ph.d.-kandidater legger fakultetet inn følgende setning:
For å melde deg til ph.d.-emner ved fakultetet benytter du Studentweb. For informasjon og innlogging i Studentweb gå til: www.uio.no/studier/admin/studentweb/ Dersom du ikke allerede har brukernavn og passord ved UiO logger du deg inn ved å legge inn fødselsnummer og velge "Send pin-kode med e-post". Pinkode sendes automatisk til den e-postadressen du oppga du søkte opptak til programmet.
Ved oppretting av kandidater i FS legger Halvard automatisk inn e-postadressen kandidaten har oppgitt i søknadsskjemaet.
Når det gjelder tilsatte stipendiater sjekker Cecilie om vi kan få til en rutine hvor fakultetet (Halvard) registerer tilsatte stipendiater i FS samtidig med at arbeidsavtalen sendes ut.
3. Ph.d.-programmet på web
Forslag til tidsplan ble presentert i møtet. Saken tas opp igjen på møtene i februar. Cecilie henter inn webredaktør Marte Sollund i prosessen.
4. Saker fra enhetene:
a) Fra TIK: Timeregnskapet: er det noen som bruker bestemte nøkler for uttelling for veiledning i timeregnskapet? (Når vi sier at en kandidat har rett på 180 timer fra en veileder, hvor mye er det i faktiske møter, i og med at det skal inneholde veileders forberedelse også? Er det f.eks. regnet at 1 time møte = fem timer for veileder, inkludert forberedelse?). Enhetene praktiserer dette ulikt. Noen fordeler antallet timer flatt over tre år. Andre lar veiledere selv melde inn antallet veiledningstimer per semester.
b) Om obligatoriske emner i studieplaner - hvilke formuleringer kan åpne for fleksibilitet? Hvilken fleksibilitet er ønskelig?
I studieplanene omtales ofte emner som obligatoriske. Dersom en kandidat søker om fritak fra et obligatorisk emne må et eventuelt annet emne/studiepoeng legges inn som erstatning - gjennom en godkjenningssak. Lokalt bør dere tenke gjennom emner som gjøres obligatoriske: Når er det aktuelt å søke fritak? Hvilke emner/studiepoeng kan erstatte emnet?
c) Spørsmål fra ISV: Er det mulig å endre Avtale om opptak til program og Tilleggsavtalen om opptak til program slik at enhetene ikke behøver å inngå en egen avtale med kandidat og medveiledere ang. veiledning? Cecilie undersøker hvorvidt informasjon knyttet til evt. honorering av ekstern veileder kan inn i fakultetets skjema.
d) Når kandidater tas opp på programmet - med betingelser: Bruk merknadsfelt i Student samlebilde i FS for å holde oversikt over/ følge opp betingelser. Tilleggsavtale om opptak for de som tilsatt som stipendiater kan benyttes for å legge inn. For eksterne kandidater legges betingelser per i dag inn i svarbrevet om opptak. Kanskje bør dette også inn i Avtale om opptak på program?