Tilstede: Sarah (ISV), Tone (ØI), Katrine (SAI), Sverre (PSI), Katalin(ISS), Tron og Ingebjørg (fak)
Ikke tilstede: Sibel (TIK)
Saker fra fakultetet:
1. Utsendelse av ph.d.-avhandling
-Hva sender enhetene til bedømmelseskomité?
Runde rundt bordet hvor alle redgjorde for hva som ble sendt til bedømmelseskomiteen. Vi ivaretar regelverket her, men vi gjør det ikke likt. På sikt kan vi se på om vi skal standarisere her, men dette er ingen hastesak.
2. Fra papirskjema til nettskjema for søknad om opptak til ph.d.-programmet for søkere med ekstern finansiering
-Vi forsøker å ha nettskjemaet liggende på eksternweb. Hvis det genererer mange ikke-reelle søknader fjerner vi det.
-Sarah F.L. sjekker om det er mulig å lagre skjemaet underveis i utfyllingsprosessen
-Vi fjerner punktet hvor de skal liste opp emnene de ønsker å ta. Ingen benytter informasjonen til noe, og de må uansett ta emnene retningen krever.
3. Emnegodkjenning / oppretting
Vi hadde en runde rundt bordet hvor alle redgjorde for hvordan dette ble gjort. Det ble klart at vi her ikke har gode nok rutiner. Ingebjørg tar saken videre.
4. Retningenes websider.
-Hvordan kan vi få de likere? Kan vi lage en mal?
Ingebjørg kaller inn til et møte i januar. Vi forsøker da å bli enige om felles overskrifter på sidene som nå heter "fagområder", men som egentlig handler om opplæringsdelen. På møtet kan vi også diskutere om vi f.eks skal ha linker på høyre side til opptak osv.
Saker fra enhetene:
1. Fra PSI / ISV: Ønske om å benytte søknadsweb/lokalopptak ved opptak av kandidater tatt opp ved andre institusjoner ved UiO til enkeltemner ved SV
Ingebjørg melder videre at vi ønsker dette nå. Katrine og Sverre vil være med på eventuelle møter.
2. Fra PSI: Praksis rundt errata-lister.
Errata-lister må arkiveres i ePhorte
Ønske om en mal for erratalister.
3. Fra ISV: Kan vi ta inn et felt med fordeling av brøk mellom veiledere i "Avtale ved opptak til organisert forskerutdanning"
Sarah lager et utkast til hva hun ønsker å ha med inn i kontrakten, også ser vi på om det er mulig å ha med dette.
4. Fra ISS: Rutiner for opponent-kontrakter i HR-portalen
Vi forholder oss til denne oppskriften
5. Fra ISS: Offentliggjøring av avhandling før disputas
UB klarer ikke å ha avhandlingene offentlig tilgjengelig 2 uker før disputas, slik kravet er i forskriften. Så lenge avhandlingen er trykket og tilgjengelig hos enheten så regner vi den som offentlig tilgjengelig.