Tilstede:
Katalin(ISS), Sverre (PSI),
Ingrid (TIK), Sjur (ISV), Liv Christina (SAI)
Ida, Marta og Ingebjørg (fak)
Forfall: Malin, Tone
Runde rundt bordet - hva beveger seg på ph.d.-området på enhetene?
Saker fra fakultetet:
1. Teknisk støtte ved digitale disputaser
Marta Husa har kontakt frem til august.
2. FS-arbeidsstue
Erfaringer fra forrige FS arbeidsstue og plan for neste
Sist var det mange som ville jobbe alene i stedet for å delta. De som ønsker å jobbe alene gjør det, mens de som ønsker opplæring eller hjelp møter opp på FS arbeidsstua.
3. Nettskjema for fremdriftsrapport
Nettskjema for fremdriftsrapport sier følgende: Supervisors and candidates are to submit annual reports on the candidate's progress in the PhD programme. Deadline for submission is October 1st. The reports are treated confidentially by the PhD administrator and the PhD coordinator at the department. The reports are used to monitor the candidates' progress in the PhD programme. The departments submit an anonymous summary of the reports to the Faculty of Social Sciences.
-Bør den ha informasjon om at rapportene arkiveres?
-I tilfelle må alle oppdatere "sitt nettskjema"
Alle legger inn setningen: "The reports will be filed."
4. Arkivering av ph.d.-avhandlinger
Til nå har dere sendt en kopi av den trykkede avhandlingen til Sarah Younes / Ida Rudi Bellizia. Dette er en publikasjon og derfor ikke arkivverdig. Den arkiveres av nasjonalbiblioteket. Dette er klarert med Toralf. Dere kan derfor slutte å sende Ida/ fakultetet kopi av den trykkede avhandlingen.
5. PHD-SV pilot på digitale vitnemål
Det er straks mulig for fakultetene å produsere pdf-er av vitnemål og Diploma supplement (DS) med digital signatur. Studenten kan se og hente ut det digitalt signerte vitnemålet i Studentweb og kan (ventelig i løpet av våren) dele det via Vitnemålsportalen. PDF-løsningen er en første versjon, som på sikt vil få en mer heldigital form.
SADM ser for oss at det blir en for brå overgang å erstatte alle papirvitnemål på UiO med digitalt signerte vitnemål med én gang fra og med våren 2021. Vi lurer på om noen fakulteter vil være pilot for de digitale vitnemålene våren 2021? Det kan eksempelvis være på ett eller noen få studieprogram eller f.eks. på ett studienivå.
I første fase kan mange føle det tryggest å produsere både digitale vitnemål og papirvitnemål, altså ikke tidsbesparende i første omgang. Piloten vil da være en periode for vitnemålsskriverne til å gjøre seg kjent med metoden i FS, for studentene å gjøre seg kjent med den digitale utgaven, og for arbeidsgivere og andre i allmennheten å bli trygg på og kjent med den heldigitale løsningen.
- Løsningen er tenkt å erstatte papirvitnemål ved nye gradsoppnåelser, men det er ikke noe i veien for å supplere også tidligere utskrevede vitnemål og/eller DS som ligger i FS, med digitalt signerte utgaver.
- Løsningen inkluderer digitalt signerte Diploma supplement (DS). Det betyr at fakultetet kan velge å starte med DS, og vente litt med vitnemålene. Hva med å gå over til kun digitalt signerte DS fra og med våren 2021?
- Løsningen er ment å inkludere ph.d.-nivået.
- Forslag i tillegg til piloter: Kun digitalt signerte vitnemål for alle årsenhetene fra og med våren 2021.
- Løsningen inkluderer ikke noen endret tilgang til Studentweb eller Vitnemålsportalen for studenter som ikke lenger har Feide-tilgang og som er uten tilgang til ID-porten (dvs. personer uten norsk fødselsnummer eller D-nummer fra Folkeregisteret). Disse må fortsatt få vitnemål på papir eller så kan eventuelt det digitalt signerte vitnemålet hentes ut fra FS av saksbehandler, krypteres og sendes på e-post til den tidligere studenten.
- FS-veiledningen Produsere vitnemål og Diploma Supplement er oppdatert, og slik ser det ut, se under lamellen Vitnemål.
-
Den digitale signaturen er inntil videre fra Unit, da UiO ikke selv har en signeringsløsning i FS. SADM har godkjent Units signatur for å komme i gang med digitale vitnemål.
-
I denne første versjonen av digitalt signerte PDF-er av vitnemål, er det ingen dobbelt kontroll i prosessen av andre saksbehandlere enn den ene som oppdaterer gradsprotokollen. Håndskrevne signaturer har en slik funksjon på pairvitnemål. Fakultetene må kontrollere at antall grader harmonerer med det som er forventet.
- Saken ble også tatt opp i eksamensnettverket 3. mars og i studieledernettverket 5. mars. Da håper vi til sammen på gode spørsmål og innspill fra ulike synsvinkler, og at alle blir godt informert, og at vi har noen piloter i gang snart. (fra sak i FFF 18. mars 2021)
Konklusjon etter dagens møte: PHD-SV ønsker å være pilot for innføring av digitalt vitnemål
Saker fra enhetene:
1. Midtveisevaluering - antall forsøk, regelverk og praksis? (SAI)
2.
3.
4.