Rutinebeskrivelse for endring eller supplering av veileder
1) Initiativtakeren (kandidaten, veilederen) varsler per e-post phd-konsulenten om at det er ønskelig med et skifte eller en supplering av veileder. Her opplyses det om årsaken, og det bekreftes at gammel/ny veileder er informert og har akseptert.
2) Phd-konsulenten tar henvendelsen opp med faglig ansvarlig, og de sørger for akseptene over dersom de av rimelige grunner ikke er bekreftet.
3) Når endringene er akseptert av alle berørte parter, svarer phd-konsulenten på e-posten til kandidaten/veilederen ut fra malen under, og med kopi til de berørte partene.
Dersom det ikke er enighet om endringen, tas det opp med ledelsen ved instituttet, og med fakultetet dersom det klages skriftlig på instituttets vedtak.
4) Phd-konsulenten laster e-posten inn i ePhorte i kandidatens "mappe".
5) Phd.konsulenten tar initiativet til at de nødvendige, formelle avtaler med nye/tidligere avtaler blir gjennomført. Her har vi ingen mal på fakultetet, men det vil bli diskutert med det administrative phd-nettverket.
6) Sist, men ikke minst: Phd-konsulenten legger endringen av veileder inn i FS. Superbruker på FS ved fakultetet kan eventuelt kontaktes om du trenger hjelp.
Vi viser til e-posten under.
[Enheten] slutter seg til forslaget under om at [ny veileder, med tittel], [arbeidssted], går inn i stedet for oppnevnt medveileder ….. .
Fordelingen av/honoreringen for (gjenstående) veiledningstimer blir ...
Skiftet skjer i forståelse med [gammel veileder].
[ny veileder] er gjort kjent med veilederes plikter og rettigheter
På vegne av [enheten] og faglig leder av ph.d.-programmet ved instituttet,
Vennlig hilsen
[phd-konsulenten]